Tratamiento y Clasificación de la Correspondencia

Entrada de Documentos

La entrada de cualquier documento del exterior requiere un tratamiento que pasa por diferentes etapas:

a) Recepción

La correspondencia llega por medio del servicio de correos, empresas de mensajería, etc., o por la persona encargada de recogerla en el apartado de correos. Una vez recogida, se clasificará según el tipo de envío: si es urgente, certificado, personal o si hay que devolverlo porque no tenga datos del destinatario.

b) Apertura y Comprobación

El administrativo deberá abrir los sobres comprobando si existen anexos y cerciorándose de que no queda nada dentro del sobre. Si el sobre es el único lugar donde consta el remitente, lo adjuntaremos con la documentación.

c) Registro

Consiste en anotar en un libro los datos más relevantes del envío, pero previamente se numeran correlativamente los documentos y se estampa un sello con la fecha de entrada.

d) Distribución

La correspondencia ya registrada se envía a los distintos departamentos bien mediante:

1. Un recorrido por los despachos.
2. A través de las bandejas de entrada y de salida de correspondencia.

Salida de Documentos

Tiene varias etapas:

a) Elaboración y Recogida

Normalmente, la correspondencia la elabora la persona que conoce el asunto o es entregada al administrativo para que la elabore. Después, se presenta para su firma a la persona responsable en una carpeta denominada portafirma. Se preparan e incluyen los anexos necesarios y se archiva una copia en el expediente o carpeta asignada.

b) Registro de Salida

Se enumera cada documento y se estampa un sello en la parte superior poniendo la fecha de salida.

c) Plegado y Ensobrado

Después de registrar, doblaremos los documentos con el contenido hacia dentro y el nombre hacia afuera, plegándola en tres partes.

d) Franqueo y Envío

Consiste en pesar y pagar el servicio de transporte y reparto de la correspondencia, ya sea mediante sello postal, sobres, etc.

Clases de Archivos

Según su Frecuencia de Uso

Archivo Activo o de Gestión

Contiene los documentos de consulta diaria y que son necesarios para el desarrollo de las tareas del puesto de trabajo. Debe ser de fácil acceso y suele contener información del año fiscal.

Archivo Semiactivo o Intermedio

Se conservan los documentos retirados del archivo activo finalizado el año fiscal y que, por razones legales, fiscales o administrativas, siguen vigentes aunque se consultan con menor frecuencia.

Archivo Inactivo o Histórico

En él se conservan los documentos, libros y registros que tengan valor documental o histórico o que indiquen títulos de propiedad como escrituras, títulos, etc.

Según su Localización

Archivos Centralizados

Toda la documentación se concentra en un solo lugar y, desde ahí, se atiende a los distintos departamentos de la empresa que deben solicitar la información por escrito al archivo central.

Archivos Descentralizados

La documentación se reparte en diversos departamentos y, pasado cierto tiempo, se lleva a un depósito común.

Archivos Mixtos

Se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de los departamentos.

Firma Electrónica

Es un conjunto de datos electrónicos que identifican al firmante como si se tratara de una firma manuscrita y permite firmar el documento sin que nadie pueda falsificarla. Para poder usar la firma electrónica es necesario obtener previamente el certificado digital.

Certificado Digital

Es un certificado electrónico otorgado por FNMT que vincula la identidad de cada usuario con su firma electrónica mediante unas claves criptográficas, dándole a conocer como firmante en la red. Para poder solicitar el certificado digital podemos acudir a organismos como Ceres, Guardia Civil, etc.

Reconocimiento de las Necesidades del Cliente

Concepto de Cliente

Es la persona física o jurídica que compra un producto o recibe un servicio, bien para utilizarlo en un proceso posterior de venta o bien como usuario o consumidor final. Se dividen en dos grupos:

Clientes Externos

Persona física o jurídica que compra un producto o servicio y que no pertenece a la empresa que lo fabrica.

Cliente Interno

Es el cliente que trabaja para esa empresa y está en permanente relación con el cliente externo, por lo que su insatisfacción conlleva una mala atención al cliente externo y su posible pérdida.

Necesidades de los Clientes

La necesidad es la sensación de carencia que va unida al deseo de hacerla desaparecer y que se traduce en la compra de un producto. Las empresas, en su afán de vender, crean en nosotros el deseo de comprar productos que no necesitamos.

Maslow: 5 Niveles que Explican el Comportamiento del Consumidor

1º Necesidades Básicas o Fisiológicas

Son imprescindibles para la supervivencia.

2º Necesidades de Seguridad y Protección

Están relacionadas con la integridad física y la estabilidad económica.

3º Necesidades Sociales

Necesidad de amar, afecto o pertenencia a un grupo y ser aceptado.

4º Necesidades de Reconocimiento

Son las necesidades propias del ego.

5º Necesidades de Autorrealización

Hacen referencia al deseo que sienten las personas por superarse y llegar a ser todo lo que cada uno puede basándose en su sistema de valores.

Motivación en la Compra

Para un cliente, la motivación es aquello que le lleva a comprar un producto o a solicitar un servicio.

Moda

Por la necesidad de cambiar y conseguir lo último del mercado.

Interés

Se tiene interés por lo material, por el ahorro y por el deseo de obtener beneficio.

Comodidad

Las razones son la facilidad de uso, el bienestar que proporciona o la tranquilidad que nos genera.

Afecto

Por apego a la marca, por hacer un obsequio, por el trato recibido.

Seguridad

Debido a la garantía de un producto, servicio postventa o durabilidad.

Orgullo

Son compras que a menudo hacemos por vanidad o, a veces, innecesarias y sólo por deseo, prestigio o aparentar.