Servicios de información en archivos
a) Servicio de referencia
Nexo necesario entre la organización de los documentos que forman el archivo y la consulta de los mismos con fines de gestión o de investigación (Navarro Bonilla).
Las actividades realizadas en este servicio son las siguientes: se acoge al usuario, se le identifica, se le suministra información, se le orienta en sus búsquedas de información a través de los instrumentos de descripción y se observa su comportamiento y la posibilidad de crear instrumentos de acceso temático unidos a las tradicionales herramientas de recuperación. Con respecto a los instrumentos enumera:

• Quick reference file:

se anotan temas e indicaciones que aparecen en el transcurso del planteamiento y respuesta a las preguntas de referencia. Permitiría el mantenimiento de un fichero de faq’s sobre los servicios, modos de acceso, etc., proporciona información útil al usuario y libera tiempo en el mostrador de referencia.

• Circulares y boletines:

se incluyen referencias a documentos con temática de interés específico para alguna investigación, explicación de conceptos archivísticos, elaboración de inventarios de series archivísticas relacionadas con materias de interés para los usuarios y puesta a su disposición vía web.

• Visitar archivos de forma anónima:

el profesional referencista puede perfilar y adaptar el conocimiento del propio centro con las actividades llevadas a cabo en otros archivos y el grado de eficacia en la atención al usuario a través de la elaboración de informes internos sobre las visitas a otros archivos.

• Creación de servicios de alerta bibliográfica y difusión selectiva:

facilitar información al usuario regularmente sobre las novedades susceptibles de ser incorporadas al trabajo de investigación y apropiadas para su trabajo. El resultado: se fomenta el uso, se accede con mayor interés, se favorece un clima muy propicio para la investigación y el usuario encuentra en el servicio de referencia una oferta de información documental.

B) Servicio de información y consulta

El servicio de información y petición de información (consulta y búsqueda de información) es uno de los más ofrecidos y demandados en los archivos.

C) Servicio de acceso: consulta y préstamo

El servicio de acceso a la información está formado por el servicio de consulta y préstamo. La consulta es el examen directo de la documentación por parte de los usuarios, sin que implique la autorización para que éstos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos.
El préstamo de documentos es un servicio que ayuda al conocimiento de los fondos que custodia el archivo. Es un servicio para usuarios internos y externos, estos últimos tienen restricciones de acceso, y se les suministra acceso a los fondos para exposiciones y actividades similares. Para llevar a cabo el proceso de préstamo se bebe contar con todos los modelos necesarios: solicitud de préstamo (refleja la petición de información por parte del usuario), modelo de control o testigo de préstamo, y será el documento que permita tener localizada la documentación.
Normalmente, este servicio de acceso forma parte del servicio de referencia.
2.2.2. Servicios de información en centros de documentación
Introducción a los centros de documentación
Definición:

Unidad de información que se dedica al análisis o descripción del contenido de los documentos y a la difusión de la información (Guinchat y Menou). Es el elemento intermedio necesario para reunir toda la información disponible en el tema de su interés, organizarla, tratarla y suministrarla a sus usuarios en forma utilizable.

Objetivos:

Ofrecer información al usuario/cliente incluso antes de ser solicitada, adelantarse a las demandas y ofrecer rápidamente aquello que se solicita.

Denominación:

–
Centro de Documentación
-Centro de Información
-Centro de Información y Documentación
-Centro de Referencia
-Centro de Orientación
-Centro de Intercambio de Información
-Centro de Datos
-Centro Mediador de Información
-Departamento de Documentación
-Servicio de Información

Funciones:

–
Recoger información
-Procesar información
-Almacenar información
-Difundir información
Tipos:
-Según su situación geográfica:

Municipales, Regionales, Nacionales, Internacionales

-Según su especialización:

Materias o Cobertura geográfica
Servicios de Información en Centros de Documentación
a) Servicio de búsqueda y recuperación de información:
se dedica a la resolución de consultas concretas planteadas por el usuario.

B) Servicio de alerta:

su objetivo es mantener informados a los usuarios, adelantándose a sus demandas, llamando su atención sobre temas de su interés y llevando hasta ellos toda la información que les pueda resultar útil. Difusión selectiva de información (DSI): difusión de información mediante medios automáticos que hacen coincidir el perfil del usuario con las palabras clave de los índices.

C) Servicio de orientación:

indica al usuario los documentos o las informaciones que respondan a su pregunta, sino las fuentes: publicaciones secundarias, unidades de información, especialistas, donde puedan encontrarlos.

D) Servicio de acceso al documento primario:

a partir de la lista de referencias suministrada, deben procurarse los documentos originales para tener acceso a la información.

E) Difusión mediante contacto personal o Servicio de extensión:

consiste en adaptar la “salida” de la información a las necesidades de los diferentes segmentos de usuarios. Las Empresas requieren la intermediación de un agente de extensión que diagnostique el problema, busque la información, la acondicione a sus necesidades y se la suministre utilizable; los Científicos son más autosuficientes y normalmente requieren tan solo el listado de referencias bibliográficas.

F) Servicio de traducciones:

una vez que se dispone del documento original se procede a su traducción. El centro de documentación puede recurrir a traductores profesionales externos o tener su propio servicio. Pueden ser totales, parciales o estar asistidas por ordenador. Antes de realizarla es preciso comprobar si ya está realizada.

G) Servicio de biblioteca:

servicio de biblioteca auxiliar con una colección acorde a las necesidades del centro.