1. Aplicaciones Informáticas: Front Office y Back Office

En las agencias de viajes, los programas de Front Office y Back Office sirven para organizar, asesorar y actuar como intermediarios.

Front Office

El término Front Office se utiliza para identificar una serie de programas cuya función es gestionar las operaciones de venta que se llevan a cabo en la empresa. Algunas de sus funciones son:

• Apertura de expedientes y reservas
• Emisión de bonos, facturas, contratos
• Acceso a GDS y centrales de reserva
• Gestión de mailings
• Emisión de informes sobre las preferencias de viaje de los clientes

Back Office

El Back Office está ligado a la gestión administrativa y contable. Algunas de sus funciones son:

• Control de cobros pendientes
• Emisión de facturas de proveedores
• Liquidación de impuestos
• Control de bancos y caja
• Gestión de nóminas

Cada agencia utiliza programas que se adaptan a sus necesidades e incluso pueden crear programas de gestión específicos para ellas mismas.

2. Medios de Pago

Pago al contado: se refiere al pago que se hace al momento de contraer la deuda o de contratar el servicio. Las agencias de viajes son bastante flexibles y permiten elegir al cliente el modo de pago.

• Letra de cambio: es un contrato en el que el cliente se compromete a pagar el total de la deuda generada.
• El cheque: es un documento que contiene una orden de pago.

3. Gestión de Tesorería y Control de Cuentas

La tesorería es el departamento que se encarga de llevar todo el movimiento de dinero, cobros y pagos, tanto en efectivo como a través de cuentas bancarias.

En las agencias de viaje este departamento es importante ya que:

• La mayoría de los servicios se cobran en efectivo o tarjeta.
• En general, el cobro de servicios es inmediato, no existe el crédito a clientes.

Las agencias de viajes están obligadas a presentar las cuentas anuales en el Estado de flujo de efectivo, en el que debe constar cómo se ha obtenido el efectivo, en qué se ha empleado dicho efectivo y cómo ha evolucionado la Tesorería (aumentado o disminuido).

Cobros y Pagos

Cobros y pagos directos

• Estas operaciones deben reflejarse en un libro o diario de caja.

Cobros y pagos por instrumentos bancarios

• El banco puede cobrar recibos mediante documentos previamente aceptados por la empresa.

Sistema mixto

• Resulta de la unión de los dos sistemas anteriores y también se desarrolla en un libro de caja.
• Deben separarse los pagos en efectivo y los cheques.

Registro de Movimientos de Caja

Recuento de caja

• Recuento físico del dinero en efectivo que hay.
• Debe realizarse todos los días al inicio y al final de la jornada.
• En el libro de caja se anotan todos los movimientos.
• Se guardan temporalmente los cheques en la caja hasta que se ingresen en el banco.

Arqueo de caja

• Se verifica que el recuento de caja coincida con los datos registrados en el libro de caja.

Documentos Administrativos

Para hacer movimientos contables se utilizan una serie de documentos administrativos:

• Facturas: certifica la recepción de una cuantía de dinero a cambio de un servicio.
• Recibo de cambio de divisas.
• Recibos de cobros y abono: certifica la recepción de una cantidad parcial referente a algún servicio o devolución de alguna cantidad.
• Albaranes de prestación de servicios: acredita la recepción de algún servicio.
• Notas de abono: documento que emite el vendedor cuando ha tenido que devolver una cantidad de dinero a un cliente. También sirve para acreditar algún descuento que se haya hecho sobre la cantidad inicial que se iba a cobrar al cliente.

Recomendaciones para Evitar Desfases de Caja

• Designar un único responsable.
• Documentar todos los cobros y pagos mediante recibos.
• Planificar con tiempo los cobros y pagos.
• Realizar diariamente el recuento y arqueo.
• Separar los departamentos de tesorería y contabilidad.
• No tener grandes cantidades de dinero ni en caja ni en cuentas.

Errores y Desfases

Las equivocaciones pueden provocar desfases de caja:

• Equivocarse al cobrar o pagar.
• Equivocarse en la anotación en los libros de caja.
• Omisiones o pérdidas de recibos.

Desfases en cuentas bancarias

• El desfase en el libro de registro de caja de las cuentas bancarias y la cuenta bancaria en sí puede deberse a cheques o transferencias que aún no se hayan hecho efectivas.
• Para prevenir desfases en las cuentas:
  • No disponer cheques en blanco.
  • Disponer de fondos suficientes.
  • Ordenar los extractos bancarios.
  • Realizar conciliaciones bancarias periódicas.

Medidas de Seguridad

Medidas de seguridad con la documentación contable y el efectivo:

• Organización de los empleados.
• Asignación de tareas claras.
• Establecer autorizaciones ante los establecimientos bancarios.
• Establecer protocolos de actuación para minimizar errores.
• Establecer auditorías que ayuden a determinar que el ciclo contable se está haciendo bien (obligatorio para las agencias IATA).