Clasificación de Sistemas

Los sistemas empresariales se pueden clasificar en diferentes categorías según su función principal dentro de la organización:

A. Sistemas de Producción

Manejan y controlan todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de prestación de servicios en una empresa de servicios. El sistema de producción debe tener las siguientes funciones principales:

• Planificación de la producción
• Planificación de la materia prima y otros costos
• Control de la producción

B. Sistemas de Ventas

Se basan en la actividad de un negocio y cubren las funciones de:

• Facturación y cobranza
• Control de los canales de distribución y mercadeo

C. Sistemas de Administración y Finanzas

Representados por todos aquellos que se derivan de las dos funciones anteriores (facturación y cobranza). Algunos de los sistemas de una empresa que podemos identificar como de administración y finanzas son:

• Manejo de inversión
• Cuentas por pagar
• Compras
• Activos fijos
• Bancos
• Recursos humanos
• Contabilidad
• Entre otros

Análisis de los Sistemas / Componentes de los Sistemas

Se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de información en cada uno de sus elementos. Uno de los principales objetivos del análisis de un sistema es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos, es decir, nos referimos a toda la filosofía que la empresa refleja en manuales o instructivos.

Ciclo de Vida de los Sistemas

El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de actividades del analista y del usuario. Un sistema de información engloba la infraestructura, la organización, el personal y todos los componentes necesarios para la recopilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión, visualización, diseminación y organización de la información. Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida. Su ciclo de vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:

• Análisis previo: Corresponde a averiguar qué es exactamente lo que tiene que hacer el sistema, así como también este se realiza por el requerimiento de algún usuario de la empresa por el surgimiento de un problema.
• Fijación de requerimientos: Mediante el cual se determina qué es lo que realmente se necesita y se llega a una comprensión adecuada de los requerimientos del sistema.
• Diseño y desarrollo del sistema: Se han de estudiar posibles alternativas de implementación para el sistema que hemos de construir y se ha de decidir la estructura general que tendrá el sistema y de qué manera se relacionará entre sus distintos componentes. El diseño de un sistema es complejo y el proceso de diseño ha de realizarse de forma iterativa.
• Implantación del sistema: La implantación es el proceso de verificar e instalar el equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios.
• Mantenimiento del sistema: Son las modificaciones que se realizan para mantener el sistema en funcionamiento.
• Eliminar los defectos que se detecten durante su vida útil.
• Añadirle nueva funcionalidad, cuando se proponen características deseables que supondrían una mejora del sistema ya existente.

Análisis de los Sistemas de Información

El análisis de sistemas utiliza métodos cuantitativos, cuando son aplicables, además de factores cualitativos, como el juicio, la creatividad, la heurística, el sentido común y la experiencia. Cuándo y dónde se debe empezar un análisis de sistemas es hasta cierto punto arbitrario. Se pueden requerir un gran número de sesiones de discusión y varios estudios y experiencias empíricos antes de efectuar el análisis de sistemas.