Circulación interna del correo: sistemas de reparto

Pequeñas y medianas empresas

En una pequeña o mediana empresa, la persona que se encarga de recibir el correo sería la responsable de:

• Abrir la correspondencia.
• Registrarla.
• Hacer las copias necesarias.
• Entregarla en mano a su destinatario.
• Realizar el franqueo o envío de la correspondencia.
• Recibir en mano el correo generado en los distintos departamentos.
• Revisarlo, registrarlo y proceder a su envío.

Grandes empresas

En grandes empresas, una o varias personas se encargan del despacho del correo. Cuentan con sistemas/medios mecánicos de transporte que llevan los escritos a través de circuitos de comunicaciones, como cintas transportadoras. Los departamentos disponen de bandejas para que el responsable del reparto deposite en ellos los documentos recibidos o recoja el correo a expedir.

Servicios prestados a las empresas en los circuitos de mensajería

Las empresas utilizan diferentes servicios de mensajería para enviar la documentación que emiten/tramitan, como facturas, letras de cambio o contratos impresos. Estos servicios pueden ser públicos o privados.

Empresas de mensajería privada

Algunos ejemplos de empresas de mensajería privada son: Nacex, Seur, DHL, MRW, ASM.

Existen empresas que trabajan como buscadores, comparadores y ofrecen servicios especiales de aquellos transportistas o empresas de mensajería que ofrecen el mejor precio. Algunos ejemplos son: Shipius, Genei, Packlink, Low Cost, Bidobido, Infoenvia.

Servicios del sector público

El sector público presta los siguientes servicios y productos a través de Correos y Telégrafos, Sociedad Estatal Correos y Telégrafos S.A., empresa de capital 100% público, propiedad del Estado español, a través de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI).

Envío de documentos

Servicio integrado por envíos de carácter personal. Su función es cubrir las necesidades básicas de comunicación a los ciudadanos. La prioridad en el tratamiento postal y la regularidad en el plazo de entrega son sus características más importantes. Se realiza siempre en el domicilio del destinatario.

Destacan:

• Carta/tarjeta postal
• Valija: saco de cuero cerrado con llave que se transporta el correo. También se nombra maleta/carpeta y se usa para enviar documentación de una empresa a otra.
• Diplomática: cartera cerrada/precintada que contiene correspondencia oficial que un gobierno envía a sus agentes en el extranjero.
• Carta: para enviar documentos/mercancías con un máximo de 2 kg. Son envíos cerrados, de ámbito nacional e internacional. Su entrega se efectúa en la dirección que figura en la cubierta.

Tipos de envíos

• Normal/ordinaria: servicio más utilizado entre particulares. El contenido de la caja/paquete no supera los 2 kg y no se requiere su entrega inmediata.
• Certificada con aviso de recibo: permite probar su entrega mediante la devolución al remitente de un impreso firmado por el destinatario.
• Certificada con valor declarado: permite asegurar el envío de objetos de valor.
• Contra reembolso certificada: el destinatario, al recibir la carta, abonará una cantidad de dinero que se entrega mediante giro postal.
• Tarjeta postal: para enviar un mensaje breve y no confidencial. Circula al descubierto, su peso no es superior a 20 g y se entrega en el domicilio del destinatario.
• Correspondencia urgente: calidad y tratamiento preferente para los envíos de correspondencia, documentos/mercancías, para satisfacer necesidades de comunicación/transporte.

Tipos de correspondencia urgente

• Correo urgente internacional
• Carta urgente
• Servicio de valijas
• Postal exprés nacional
• Exprés internacional EMS
• Paquetería certificada: para enviar paquetes que no sobrepasen los 20 kg.
• Paquetería azul: envía paquetes/documentos voluminosos en territorio nacional/Andorra, con entrega a domicilio y bajo firma.
• Aviso de recibo: entrega confirmada. Ofrece información/constancia de entrega por escrito al remitente, con constancia de cuándo y quién recibió el envío remitido.

Envío de dinero: Giro

Forma rápida, sencilla y segura de enviar dinero a empresas o domicilios particulares. Amplia red de oficinas postales y extenso número de países con los que Correos y Telégrafos tiene acuerdos, lo que posibilita la llegada a lugares diversos y distantes del mundo. Para España/Andorra, el plazo es de 3/5 días, con un máximo de 2.499,00 € y un mínimo de 0,10 €. En metálico para cantidades inferiores a 500 €.

Giro Nacional

Entrega de dinero a cualquier persona/entidad en distinta localidad, dentro del territorio nacional. Entrega domiciliaria en España/Andorra, con disponibilidad inmediata. Máximo de 2.499,00 € y mínimo de 0,10 €.

Tipos:

• Giro
• Giro inmediato

Giro Internacional

Permite ordenar pagos a personas/entidades en localidades con las que Correos tenga establecido un acuerdo. El importe girado es abonado en la moneda del país de destino. Modalidad de abono en metálico/cheque con un importe máximo de 2.499,99 €. Coste adicional por envío de comunicación privada de 140 caracteres.

Modalidades:

• Giro Electrónico Zona 1/Eurogiro: 4/6 días hábiles. Países de la UE y otros con los que se tenga acuerdo, como Brasil/Filipinas.
• Giro Internacional urgente: en 15 minutos, dependiendo de la diferencia horaria. Acuerdo de Correos con países como Chile/Uruguay/Marruecos.
• € en minutos: firmado un acuerdo entre Correos y Western Union para enviar dinero en minutos mediante transferencia electrónica a 190 países. Puede recogerse en diferentes tipos de establecimientos según el país de destino (Correos, agencias de viajes, comisarías).

Envío de telecomunicaciones

• Fax: sistema de telecomunicación que consiste en la transmisión vía telefónica de material escaneado (texto e imágenes) a otro dispositivo de salida que imprime una copia exacta.
• Telegrama: envío urgente de mensajes, con entrega registrada (bajo firma del destinatario). Posibilidad de certificar su entrega y su contenido. Transmisión segura e inmediata, con valor de prueba ante jueces/tribunales. Se puede solicitar copia certificada como prueba legal frente a terceros. Se puede acceder a este servicio acudiendo a una oficina de Correos o en línea.
• Burofax: se utiliza para enviar de manera urgente y segura documentos que requieran de una entrega fehaciente, sirviendo de prueba a terceros. Siempre se entrega bajo la firma del destinatario. Se puede acceder a este servicio acudiendo a cualquier oficina de Correos o en línea.

Servicios del sector privado

El sector privado presta sus servicios por medio de agencias/compañías de mensajería/paquetería. Los servicios de envío de documentación que realizan las agencias de mensajería como Nacex, MRW, DHL, Seur se dividen en 3 grupos:

• Servicio nacional
• Servicio internacional
• Servicios complementarios

Servicio nacional

Todas las agencias de mensajería/paquetería ofertan servicios/productos dentro del territorio nacional, especificando su forma de llevarlo a cabo: entregas urgentes, preferentes, hora límite de entrega.

Servicios ofertados:

• Urgente
• Diario

Servicios ultramarinos/insulares

Plazo de entrega de 1/10 días, dependiendo del transporte.

Servicio internacional

Las agencias agrupan los países por zonas, clasificándolas de la A a la Z (Zona A, Zona B) o numéricamente (Zona 1, Zona 2), para establecer la información para el cliente respecto a las tarifas a cobrar y el plazo de entrega. Ejemplo: Seur.

Principales servicios ofertados:

• Courrier internacional
• Multi mail
• Supercity
• Euro.net

Servicios complementarios

• Reembolso
• Comprobante/confirmación de entrega
• Servicio de trámite/gestión
• Valor declarado
• Mailing
• Mercancías delicadas