Retos de los Sistemas de Información (SI)

Reto estratégico de los negocios:

• Los negocios deben usar la tecnología actual para diseñar organizaciones más competitivas y eficaces, con el objetivo de ser competitivas en términos de productividad. El potencial de la tecnología de la información ofrece muchas oportunidades, como las que ofrece internet, por lo que las organizaciones necesitan realizar una reingeniería en la forma en que diseñan, producen, entregan y mantienen los bienes y servicios.

Reto de la globalización:

• El rápido crecimiento del comercio internacional y el surgimiento de una economía global exigen sistemas de información capaces de apoyar tanto la producción como la venta de bienes en muchos países distintos.
• Es importante desarrollar sistemas de información multinacionales integrados, así como desarrollar hardware, software y nuevos medios de comunicación globales. A la vez, existe la necesidad de crear estructuras de contabilidad e informes multiculturales.

Reto de la arquitectura de información:

• Es la forma específica en que la tecnología de información adopta una organización para lograr metas o realizar funciones selectas. Se trata de un diseño para los sistemas de aplicación de negocios que sirve a cada especialidad funcional y nivel de la organización. Estos sistemas nuevos requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitectura de información.
• La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina *infraestructura de tecnología de información* y consiste en el hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo.

Reto de la inversión en sistemas de información:

• Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con la esperanza de posicionar estratégicamente a una compañía es complicado y costoso, pero las organizaciones reciben a cambio una inversión rentable en el tiempo.

Reto de la responsabilidad y control:

• Los sistemas de información son tan indispensables que las organizaciones deben tomar medidas especiales para asegurar que sean exactos, confiables y seguros.

La relación bidireccional: Sistemas de información y organizaciones

Los sistemas de información y las organizaciones tienen una influencia mutua. Por una parte, los sistemas de información deben estar alineados con la organización para proporcionar la información que necesitan importantes grupos dentro de ellas. Por otra parte, la organización debe ser consciente y debe abrirse a las influencias de los sistemas de información, si es que quiere beneficiarse de las nuevas tecnologías.

Valor de la información

El valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:

Calidad

Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad

Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad

Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia

La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Sistemas de Información Gerencial (SIG)

SIG = MIS (Management Information Systems)

Raíz de los SIG

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

Los SIG son el resultado de…

• Procedimientos
• Tecnologías
• Personas
• Interacción colaborativa entre los anteriores.

Definición

Sistema basado en un conjunto de subsistemas que proporciona información confiable y oportuna facilitando los procesos de planeación, toma de decisiones y control de las operaciones en la organización.

El SIG es…

Uno de los 5 subsistemas de los CBIS (Computer-Based Information Systems).

Objetivo

• Proporcionar información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente.
• Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, se espera que el SIG apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.

Impacto de los SIG

Todas las funciones gerenciales (Planificación, Organización, Dirección y Control) son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control.

La información en los SIG

La información se presenta en forma de:

• Informes periódicos
• Informes especiales
• Salidas de simulaciones matemáticas

La información es utilizada para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compañía.

Necesidad de los SIG

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción.

Los SIG actualmente son conocidos como *Business Intelligence* (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen en la toma de decisiones.

Nuevo rol de los SIG

Administración

Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información, porque estos desempeñan un rol crucial en las organizaciones contemporáneas. La tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y en muchos casos hasta qué bienes y servicios se producen.

Alcance amplio de los SIG

Existe una interdependencia entre: Estrategia, reglas y procedimientos de negocios y el software, y hardware, bases de datos y las telecomunicaciones de los sistemas de información.

Tecnología de computación

Las organizaciones pueden usarla para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y el tiempo.

Redes

Están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocios, e incluso de la sociedad.

Internet

La red más grande y más usada del mundo es Internet, que es una red internacional de redes de propiedad tanto pública como privada.

Componentes de un SIG

Un modelo de SIG

Software para redacción de informes

Tipos de informe

Un informe periódico se produce con una frecuencia pre-establecida. Ej.: Análisis de venta mensual por cliente.

Un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario. Este tipo de informe puede describir algo que todavía está sucediendo o que acaba de suceder y puede abordar un tema de interés especial para el usuario en ese momento. Ej.: respuesta a una consulta no frecuente a una BD.

Software para redacción de informes: Administración por excepción

El contenido de información de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de administración por excepción: el procesador de información compara el desempeño real contra los estándares y avisar al gerente cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable.

Puede incorporarse en los informes de 4 maneras:

1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones
2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones
3. Agrupar las excepciones
4. Mostrar la variación respecto a la norma

Modelado matemático

Un modelo es una abstracción de algo y representa algún fenómeno: objeto o actividad.

El fenómeno se denomina entidad.

Los modelos matemáticos se pueden clasificar en términos de 3 dimensiones:

1. Influencia del tiempo
2. Grado de incertidumbre
3. Capacidad para lograr una optimización

Modelo estático

• No incluye el tiempo como variable
• Se refiere al escenario en un momento dado
• Podríamos compararlo con una foto instantánea

Modelo dinámico

• Incluye el tiempo como variable
• Representa el comportamiento de la entidad a lo largo del tiempo
• Podríamos compararlo como una película de cine

Modelado matemático: Grado de certidumbre

Modelo Probabilístico

• Incluye probabilidades

Modelo Determinista

• No incluye probabilidades

Modelo matemático: Logro de optimización

Modelo optimizador

• El modelo selecciona la mejor solución entre las alternativas

Modelo suboptimizador o satisfactor

• El modelo no identifica las decisiones que producen el mejor resultado sino la que es satisfactoria y suficiente

Modelado matemático: Ventajas

• El proceso de modelado puede ser una experiencia de aprendizaje
• La rapidez del proceso de simulación permite considerar un mayor número de alternativas porque confiere la capacidad de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto. Por ej.: en minutos podemos simular varios meses, trimestres o años de operación
• Los modelos proporcionan una capacidad de predicción que no ofrece ningún otro método de producción de información
• Los modelos son menos costosos que el método de ensayo y error

Modelado matemático: Desventajas

• La dificultad para modelar un sistema de negocios produce un modelo que no captura todas las influencias sobre la entidad
• Se requiere un alto grado de habilidad matemática para crear personalmente modelos más complejos. También se requieren habilidades para interpretar correctamente las salidas

Pasos para analizar un SIG

1. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
3. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

Pasos para analizar un SIG

1. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
2. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
3. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

Pasos para analizar un SIG

1. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
2. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
3. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

El SIG y las consideraciones de factores humanos

• Las influencias que pueden afectar el desempeño de los empleados durante el desempeño de sus tareas relacionadas con la computadora son consideraciones de factores humanos
• Los diseñadores de SI deben ser conscientes de la forma en que el temor por parte tanto de los empleados como de los gerentes puede afectar el éxito o fracaso de los proyectos de desarrollo y de los sistemas operacionales

El SIG y las consideraciones de factores humanos

La gerencia de la compañía ayudada por los especialistas en información puede minimizar el temor y sus efectos perjudiciales tomando las siguientes 4 medidas:

1. Usar la computadora como mecanismos para mejorar el trabajo
2. Usar comunicaciones formales para mantener a los empleados enterados de las intenciones de la compañía
3. Forjar una relación de confianza entre los empleados, los especialistas en información y la gerencia
4. Hacer que las necesidades de los empleados y los objetivos de la compañía sean congruentes

SIG y la resolución de problemas

El SIG y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la resolución de problemas de 2 formas básicas:

• Recursos de información que abarcan toda la organización, el SIG es un esfuerzo que abarca toda la organización y busca proporcionar información para resolver problemas. El SIG prepara el terreno para obtener logros en las otras áreas: DSS, la oficina virtual y los sistemas basados en conocimientos.
• Identificación y compresión de problemas, la idea principal en que se basa el SIG es mantener un flujo continuo de información hacia el gerente. Éste usa el SIG primordialmente para detectar problemas actuales o inminentes y luego para entenderlos determinando sus causas y su ubicación.

Beneficios de usar SIG

• Acceso rápido a la información.
• Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.
• Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
• Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
• Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

Beneficios de usar SIG

• Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.
• Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.
• Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.