Sistemas Administrativos

Un sistema administrativo es una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado para el logro de fines.

Los sistemas administrativos son los que permiten llevar a cabo los procedimientos para lograr los fines de la organización.

Subsistemas Administrativos

Dentro de los sistemas administrativos encontramos otros subsistemas que especifican las operaciones que deben llevar a cabo una organización para desarrollar su actividad.

Cada uno de estos subsistemas lleva a cabo tareas específicas que los empleados deben desarrollar en tiempo y forma, y de acuerdo a pautas previamente establecidas. Considerando las funciones que tienen los sistemas administrativos podemos decir que los subsistemas deben, también, cumplir con dichas funciones, ya que si las partes (subsistema) del todo sistema no cumplen con estas funciones el todo no podrá ser útil a la organización. Entonces cada subsistema debe ser eficiente (cumplir con sus tareas en tiempo y forma) y eficaz (utilizar la menor cantidad de recursos posibles, economizando así el proceso). Así mismo, debe permitir el control interno y brindar información para la toma de decisiones.

Normas Específicas de Control Interno

• Separación de funciones: La función de compras debe estar separada del manejo físico de los bienes y de la registración de los mismos. Por lo tanto, compras debe estar separada de los sectores de almacenes, recepción, cuentas a pagar y contabilidad.
• Iniciación del trámite de compras: La operación del trámite de compras debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario responsable. Es conveniente que los materiales se adquieran en virtud de especificaciones o muestras. En las especificaciones se describe el material y las propiedades que ayudan a la persona a confeccionar las compras y la inspección efectiva.
• Obtención de un número determinado de cotizaciones: Para todas las compras grandes superiores a un determinado monto deben pedirse varias cotizaciones (usualmente se piden al menos 3).
• Autorización de la compra: La decisión de cerrar contrato se debe tomar en función de las ofertas recibidas, la decisión tomada por el funcionario responsable. Quien la tomó debe intervenir con su firma, la cotización del proveedor o la orden de compra.
• Punto de pedido y lote de compra: Las empresas suelen fijar puntos de pedido, esto es la cantidad de en existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo. Se establece un stock mínimo más un margen de seguridad.
• Control de la mercadería recibida: Control de calidad y cantidad de los productos recibidos y la confección de los reportes escritos con esta información. Si el control de calidad requiere de conocimientos técnicos, la función suele estar separada de almacenes, que sale de conformidad por la cantidad en el momento de la recepción.
• Constitución de seguros sobre la mercadería de tránsito: Se recomienda la contratación de seguros para cubrir el riesgo de traslado de los productos que viajan por cuenta y el riesgo de la empresa.
• Enumeración de los formularios: Todos los formularios externos como internos deben ser numerados correlativamente y en forma pre impresa.

Departamentalización

Consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización. Se realiza con un determinado criterio, surgiendo así los distintos sectores en el que se divide la estructura organizacional de una empresa.

Tipos de Departamentalización

Mediante Números Simples

Se logra mediante la selección de personas que van a desarrollar las mismas tareas y colocar a las mismas bajo la supervisión de un gerente.

Este tipo de departamentalización es obsoleto en la actualidad debido a los avances tecnológicos que desplazan la labor de tantos miembros dentro de una organización. Solo se tiene en cuenta en los niveles más bajos de la estructura organizacional.

Por Tiempo

Consiste en agrupar las actividades basadas en el tiempo. Ej: hospital, fábrica, servicios de emergencias de salud o de incendios.

Ventajas:

• Se pueden prestar servicios más allá de la jornada laboral de 8 horas, en la mayoría de los casos se extiende hasta las 24 horas.
• Es posible usar procesos que no se pueden interrumpir, que requieren de un ciclo continuo.
• Los bienes de capital importantes e imprescindibles para llevar a cabo el proceso productivo o la prestación del servicio, puede utilizar más de 8 horas al día, cuando los trabajadores de los diversos turnos usan las mismas máquinas.

Desventajas:

• Puede faltar o fallar el control durante el turno de la noche.
• Puede producir agotamiento o fatiga en los trabajadores que tienen que realizar rotación de turnos.
• El hecho de existir varios turnos, puede provocar inconvenientes en las comunicaciones o en la coordinación.

Por Función de la Empresa

Abarca un agrupamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de la misma. Ej: producción, finanzas, comercialización, personal.

La coordinación de las distintas actividades se puede lograr mediante reglas y procedimientos, previamente y que figuran en manuales, presupuestos, etc.

Ventajas:

• Es un método lógico y probado a través del tiempo.
• Es la mejor forma de asegurar que cada gerente defienda el poder y el prestigio de las actividades básicas realizadas en su dependencia.
• Sigue el principio de la especialización ocupacional.
• Facilita la eficiencia en las tareas del personal.

Desventajas:

• Tiende a disminuir el interés en los objetivos globales de la empresa.
• Desarrolla actitudes de conducta que muestran lealtad a un departamento funcional y no a la empresa en general.

Territorial o Geográfica

Es común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. Puede ser importante que las actividades en una determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.

Ventajas:

• Asigna responsabilidades a niveles inferiores.
• Estimula la participación local en la toma de decisiones.
• Mejora la coordinación de las actividades.
• La producción se puede organizar también sobre una base territorial estableciendo plantas en una región en particular.
• Tiende a reducir costos de transporte y tiempos de entrega.
• Mejora la comunicación cara a cara con las personas de cada comunidad donde opera.

Desventajas:

• Requiere de más personas con capacidades administrativas generales.
• Tiende a duplicar los servicios.
• Puede aumentar el problema del control por parte de los altos gerentes desde las oficinas centrales.

Por Clientes

Agrupar las actividades de modo que reflejen un interés principal en los clientes. Los gerentes de negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base para atender los requisitos de grupos de clientes claramente definidos. Ej: mayoristas, minoristas, consumidores finales, etc.

Ventajas:

• Se puede atender las necesidades específicas de los clientes de servicios claramente definidos.
• El fabricante que vende con frecuencia tanto a mayoristas, minoristas o consumidores finales, puede atender sus necesidades especiales estableciendo departamentos por separado.

Desventajas:

• La dificultad de coordinación entre este tipo de departamentos y aquellos organizados sobre otras bases, existiendo una presión constante de los gerentes de los departamentos de clientes para recibir un tratamiento especial.
• La especialización que debe brindarse a los trabajadores para que tomen conocimiento de los diferentes grupos de clientes.

Por Productos

Se agrupan las actividades en base a productos o líneas de productos que lleve a cabo la organización. Este tipo de estructura permite a la alta dirección delegar, en un ejecutivo de división, amplia autoridad sobre las funciones de producción, ventas, servicios e ingeniería que se relacionen con un determinado producto o línea de productos y exigir un alto grado de responsabilidad por las utilidades a cada uno de estos gerentes.

Ventajas:

• Facilita el uso de capital especializado.
• Fomenta un cierto tipo de coordinación y permite el uso máximo de las habilidades personales y del conocimiento especializado.
• Permite el crecimiento y la diversidad de los productos y servicios que puede proporcionar la empresa.
• Se puede exigir a los gerentes del departamento del producto responsabilidad por las utilidades.

Desventajas:

• Se necesita más personal con capacidades administrativas generales.
• Requiere tener suficientes decisiones y control a nivel de las oficinas centrales para asegurar que no se desintegre toda la empresa.

Por Proceso o Equipo

Ocurre cuando las empresas industriales agrupan sus actividades alrededor de un proceso o de un tipo de equipo.

Se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. Ej: empresas manufactureras o industriales.

Por Proyectos o Matricial