Concepto y Fines de las Relaciones Públicas

Las relaciones públicas son una herramienta fundamental que sirve de vínculo entre la propia compañía y sus trabajadores, clientes y proveedores. Se dirigen tanto al público interno como al externo. Su finalidad es crear, mantener, modificar o rectificar la imagen de la empresa mediante el uso de distintos instrumentos comunicativos. Forman parte de la estrategia de comunicación global de la compañía y están al servicio de crear una imagen favorable. Las acciones deberán ser constantes y permanentes, partiendo de una programación y no limitarse a una acción que se utilice en momentos de urgencia o crisis para solventar problemas. Su objetivo será planteado a largo plazo, y los resultados serán difíciles de medir.

Los mensajes que se transmiten a través de las relaciones públicas son más creíbles que los de la publicidad.

Público Interno

En el público interno encontramos a los directivos, empleados, accionistas y socios. Sirve para crear un ambiente de colaboración, bienestar e identificación con el proyecto, con el objetivo de generar un clima de confianza y satisfacción respecto a la labor de la compañía. El empleado estará motivado e involucrado con la empresa, los mensajes serán positivos y crearán confianza en su entorno más cercano.

Público Externo

El público externo se compone de clientes reales, potenciales, proveedores, organismos públicos y privados, medios de comunicación y la sociedad en general. Quieren crear una imagen positiva de la empresa. Los responsables de la comunicación deben conocer los distintos públicos a los que se dirigen para adoptar el mensaje. En el ámbito de las relaciones públicas existe una segmentación, y el grupo más relevante son los clientes reales.

El objetivo consiste en crear y establecer una relación en la que el público, tanto interno como externo, conozca verdadera y positivamente la entidad. Cuanto más se conoce una empresa y sus productos o servicios, mejorará la imagen y ayudará de manera positiva en las acciones comunicativas.

Objetivos de Comunicación en las Relaciones Públicas

• Crear una buena imagen de marca.
• Ayudar en las ventas.
• Generar noticias sobre la empresa con el objetivo de suscitar interés por el producto, servicio o marca.

Las relaciones públicas han evolucionado al ritmo de las transformaciones que se producen en la sociedad. Por este motivo, tienen en cuenta los cambios surgidos en la comunicación a consecuencia del uso de los blogs y redes sociales. Los objetivos que se deben perseguir en este nuevo modelo de comunicación son saber escuchar, adecuar los contenidos según la red social y promover la interrelación con los usuarios de la red social.

Técnicas de Relaciones Públicas

Se ponen en marcha dependiendo de los objetivos que la empresa marque y el presupuesto.

Técnicas para el Público Interno

• Convenciones
• Revistas
• Tablones
• Intranet
• Eventos para familiares

Técnicas para el Público Externo

• Prensa
• Comunicados
• Premios/Becas
• Dosieres
• Fiestas
• Ferias
• Patrocinios
• Fundaciones
• Mecenazgos
• Otras

Nota de Prensa

Es una noticia que la empresa elabora sobre ella, sus productos o servicios, con el fin de generar interés en el público y los medios de comunicación.

Estructura de una Nota de Prensa

• Titular
• Entradilla: párrafo donde se resume el texto de la nota de prensa y debe contestar a: qué, quién, dónde, cuándo y por qué.
• Cuerpo del texto: informa más detenidamente del asunto en cuestión.

Rueda de Prensa

Se convoca a los medios de comunicación en un lugar y momento determinado para dar alguna noticia sobre la compañía. Los periodistas hacen preguntas al representante y se les suele hacer entrega de un dosier de prensa con toda la información detallada.

Los convocados suelen ser medios audiovisuales (TV o radio) y prensa.

Aspectos a tener en cuenta en una Rueda de Prensa

• Noticia relevante que despierte el interés del público.
• Los representantes estarán preparados para contestar las preguntas que les hagan.
• El día y la hora deben ser adecuados.
• El lugar donde se realice es muy importante.
• Posteriormente, se envía una carta de agradecimiento por la asistencia.

Dosier de Prensa

Material informativo más amplio que la nota de prensa mediante el cual se envía información, solo escrita, acompañada de imágenes a los medios de comunicación. Incluye la misma información que aparece en la nota de prensa, pero más desarrollada.

Newsletter

Hoja informativa, folleto o revista digital que contiene información específica para un determinado público objetivo.

Es importante seleccionar la información, elegir los receptores y realizar un seguimiento de la repercusión. Actualmente, se pueden enviar por correo electrónico por el menor coste y la mayor rapidez.

Ferias

Acciones de relaciones públicas de corta duración cuya finalidad es proporcionar información sobre el producto o servicio de la propia empresa. Se utilizan:

• Folletos
• Promoción de compra con un determinado descuento para cerrar la venta
• Demostración del producto
• Asistencia de personas relevantes
• Entrega de pequeños obsequios
• Organización de reuniones profesionales y foros aprovechando para realizar la presentación de algún producto

Fiestas

Eventos que organiza la empresa para dar a conocer un nuevo producto o servicio, o para reforzar la imagen de uno ya existente.

Patrocinio

Consiste en la contribución económica por parte de la empresa para el desarrollo de una manifestación (persona, producto o servicio) con el fin de impulsarlas y apoyarlas. Como contraprestación, se le puede dar publicidad a la empresa en la actividad que vaya a desarrollar.

Razones para el patrocinio: es una acción comunicativa más aceptada, los medios de comunicación tienen un claro interés en cubrir ese tipo de eventos, constituye una fuente de ingresos relevante en el deporte y en el espectáculo, y mejora la imagen de la empresa.

Mecenazgo

Consiste en el apoyo económico que una empresa da para el desarrollo, la difusión, la conservación y el enriquecimiento de un proyecto sin esperar ninguna contraprestación por parte del beneficiario. Los acontecimientos culturales son menos masivos y tienen menos repercusión que el resto de las acciones de relaciones públicas. La compañía suele invertir en el presupuesto para dar a conocer su mecenazgo.

Fundaciones

Entidad privada que cumple una función social de interés público, cuya finalidad es investigadora, cultural o docente.

Otras Técnicas de Relaciones Públicas

• Visitas a empresas: se recibe a grupos de estudiantes o asociaciones y se les muestran las instalaciones de la empresa.
• Club VIP de clientes: clientes relevantes para la empresa a los que se les da un trato especial y se les ofrecen condiciones especiales de pago o promociones. Disponen de una tarjeta identificativa.
• Cartas de felicitación y pases de modelos.

Programación de Relaciones Públicas: Fases

1. Investigación previa: conocer los distintos públicos a través de encuestas y entrevistas.
2. Definición del público objetivo o target: definir a quién se le va a dirigir y establecer qué y cómo se quiere comunicar.
3. Selección y planificación de los medios: elegir los medios y técnicas más adecuados a los objetivos marcados.
4. Puesta en marcha y evaluación de los resultados.