Tema 6:

1.La circulación de la correspondencia en entidades privadas y públicas

Es importante que la correspondencia y el resto de la documentación cualquiera que sea su soporte (Papel o archivo electrónico) se traten de manera que luego su consulta resulte sencilla y ágil.Suele haber una persona o departamento que se encarga con la gestión de la correspondencia y la paquetería.La correspondencia se clasifica en tres tipos:

Correspondencia de entrada

Es la que recibe la organización. Hay que recepcionarla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los diferentes departamentos o personas de la empresa u organismo público de modo que garantice su puntual recepción y circulación interna.

Correspondencia de salida

Es la que se envía. Su gestión supone que hay que recogerla de los diferentes departamentos de la empresa o personas, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridos.

Correspondencia interna

Es la que circula dentro de la organización. Tiene que ser distribuida entre los diferentes departamentos o personas que componen la entidad. Esta labor de realiza normalmente de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y la recogida de la correspondencia de salida. Cuando el mensaje que se transmite es importante, suelen hacerse copias y una de ellas se devuelve firmada por el destinatario 1.1Tratamiento de la correspondencia de entrada.
Puede proceder de distintos medios(Correos, empresas privadas de mensajería, fax, de correo electrónico…)Pasa por cuatro etapas:

A) Recepción

Los documentos suelen llegar a la empresa. Debemos verificar que la correspondencia a llegado en buen estado e informar en su caso de posibles daños para reclamaciones. Los pasos que hay que seguir en la recepción de la correspondencia son:

1

.Firmar el albarán y/o acuse de recibo que pueda acompañar a la correspondencia.

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Abrir el correo ordinario

Antes de abrir el correo debe tenerse en cuenta el carácter privado. Esta vendrá señalada en el sobre con las indicaciones,“confidencial”,“personal”,“reservado”. Este debe entregarse sin abrir a la persona que va dirigida.

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Si falta la fecha podremos poner en el borde derecho la que venga en el matasellos.

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Revisar que aparezca la dirección del remitente

Si no aparece debemos grapar a los documentos el sobre con la dirección del remitente

.
5.Comprobar el contenido del sobre o paquete

Hay que verificar que este toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan documentos, suele indicarse al pie del escrito. Los documentos adjuntos deben sujetarse al escrito para evitar su perdida.

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Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro.

B)Registros

Los documentos publicitarios, comerciales o informativos no requiere ser apuntados.
La correspondencia (personal, confidencial o reservada) y que solo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida tampoco será registrada.Los correos electrónicos de los que la organización quiere guardar constancia y que se imprimen para ello, así como los fax suelen registrarse en el registro correspondiente.
El correo se debe registrar conforme a las normas internas a través de los medios convencionales (libro) o informáticos.El primer paso del registro es estampar un sello en la parte superior del documento asignando un número correlativo y apuntando la fecha y hora de la recepción.

Segundo paso:

se apunta en el registro de entrada consignándose los siguientes datos: Número de registro, fecha, remitente, tipo de envío asunto y destinatario.

C)Clasificación

la correspondencia se suele clasificar empleando bandejas . En una segunda clasificación diferenciamos entre: Correo urgente, correo ordinario, correo certificado y documentación confidencial (permite repartir las cartas con identificación personal, los impresos y publicidad a los departamentos y secciones que correspondan)
Con el resto de la correspondencia procederemos de la siguiente forma:

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Si viene dirigido a nombre de una persona o de un departamento concreto se debe colocar en los casilleros correspondientes para ser distinguido.

+

Si afecta  a más de un departamento se deben hacer fotocopias para cada uno de ellos y entregar el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.

+

Si viene dirigido a la empresa sin especificar personas o departamento de destino se debe apartar para ser abierto y revisado por el departamento de administración.

+

Si no está identificada correctamente,se debe apartar para aclarar su posible identificación.

+

Si se recibe por error correo que no va dirigido a la empresa se ha de apartar para remitirlo de nuevo a la oficina de correo.

D)Distribución

Finalmente reparte la correspondencia teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

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Pensar en el recorrido especificando los despachos y dependencias que se deben visitar en cada entrega.

+

En algunas empresas la entrega se hace en bandejas especiales para dejar la correspondencia. Cada punto del recorrido tendrá al menos dos bandejas, una bandeja de entrada y otra para la de salida.

1.2

Tratamiento de la correspondencia de salida

etapas: elaboración, recogida, registro y envío.

A)Elaboración

La correspondencia se elabora en el departamento que origina la comunicación. La persona que conoce el asunto redacta ella misma el documento o un borrador que entrega a la persona que se encargará de la redacción.Después se presentará para que la firme a la persona responsable en una carpeta con separaciones internas denominadas portafirmas.
Después se incluyen los anexos que sean necesarios. Es costumbre archivar una copia del documento.

B)Recogida

Dependerá de conserjería o secretaría. Al menos se hará diariamente un recorrido por los departamentos en busca de la correspondencia pendiente de envío. En algunas empresas se deposita en bandejas para que sea recogida.

C)Registro

Se realizará siguiendo las normas internas de la entidad y utilizando los medios convencionales o informáticos.
El primer paso consiste en estampar un sello en la parte superior del documento asignando un número correlativo y la fecha de salida.El registro puede contener los siguientes datos: Número de registro, fecha, destinatario, clase de envío, anexos, asunto y observaciones.

D)Expedición

Los departamentos hacen llegar sus envíos a la persona encargada de la correspondencia que comprobará que aparezcan todos los datos del destinatario y apunta los anexos necesarios. Después se hace:

Plegado, ensobrado y franqueo

+
Las cartas se deben plegar con el contenido hacia dentro y el membrete hacia fuera. El formato A4 se suele plegar en tres.

+

Los datos del destinatario deben aparecer en el sobre. Para ello se pueden escribir a mano imprimir en el sobre, imprimir etiquetas adhesivas o utilizar sobres con ventanilla.

+

El franqueo consiste en pesar y pagar el servicio de transporte y reparto de la correspondencia.
Por último se trasladan a las oficinas postales, a las agencias de mensajería y paquetería o se avisa para que procedan a su recogida.

1.3.Procedimientos en registros públicos

En la administración cumple la función de suministrar una prueba fehaciente de la presentación de documentación y de dar salida a la documentación generada por la administración.
Un registro público es una unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los particulares y de los que llegan a organismos administrativos y sus dependencias. Los documentos pueden llegar por las siguientes vías:

+

A través del mostrador.+Por correo.+Desde otra dependencia administrativa.+Por correo interno.+Telemáticamente.El interesado tiene derecho a recibir un justificante de la presentación de la documentación.(Que indique fecha y  administración en que se ha presentado).La ley permite que una fotocopia sellado y fechada por el funcionario que lo haya recibido sirva de justificante.
Las tareas que se realizan en los registros públicos son similares a las del registro de la correspondencia.

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1

Normas de seguridad y confidencialidad de la correspondencia

La ley orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal nos indica que debemos mantener en secreto la información recibida y también que debemos destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios. Esta ley garantiza y protege a todos los ciudadanos en lo que concierne al tratamiento de sus datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales, especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.
Cuando una empresa solicita datos de una persona física se le informa sobre la política de la privacidad que sigue la empresa.

Esta política de privacidad requiere determinadas actuaciones:

1

Solo se podrán recoger para su tratamiento, datos de carácter personales, cuando sean necesarios.
2.Siempre que se soliciten datos de carácter personal debe informarse al interesado de que van a formar parte de un fichero con una finalidad concreta.
3.No podrán usarse para otros fines distintos a los que motivaron su solicitud.
4.No serán conservados de forma que permitan la identificación del interesado un periodo superior al necesario. Serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios.
5.Quien solicita los datos de carácter personal es responsable de conservación y buen uso de los mismos y garantiza que solo accederán a ellos las personas autorizadas.
6.Se garantizará el ejercicio del derecho de acceso, rectificación, oposición y cancelación por parte de la persona a la que se refiere.7.Su tratamiento requerirá el consentimiento del afectado.
8.No pueden utilizarse para el envío de comunicaciones electrónicas o comerciales no solicitadas, ya sean a través de correos electrónicos o de otros medios de comunicación electrónicas.
La agencia estatal de protección de datos es un organismo público que vela por el cumplimiento de la ley orgánica de la protección de datos y tiene potestad para sancionar los incumplimientos. Las sanciones son clasificadas en tres tipos: Leves, Graves o Muy Graves y pueden contemplar multas de 600 a 600.000 €.

El real decreto 1829/199

9 que regula la prestación de los servicios postales, establece el secreto y la inviolabilidad de los envíos postales.

1.2 Los medios telemáticos: funciones y procedimientos. 1.2.1 Servicios de envío Online

Oficina virtual de Correos

.Existe la opción de presentar documentos de forma telemática accediendo mediante un usuario y una clave a la oficina virtual de su web. Los servicios que ofrece son:

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Correo digital

Permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador. Correos se encarga de su impresión ensobrado y admisión en la oficina postal.

+

Franqueo electrónico

Permite pagar a través de Internet una relación de envíos.

+

Identificación de certificados y notificaciones

Permite confeccionar una relación de envíos certificados a través de Internet. Como resultado se obtiene un listado con la relación de envíos y unas etiquetas para adherirlas a las cartas o imprimirlas directamente en los sobres.+Telegrama.+Tu sello:
Es posible encargar sellos personalizados con nuestra propias imágenesA)Registro electrónico.
El registro telemático de la administración cumple la misma función que el registro clásico de entrada y salida de documentos:

+

Suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la presentación de documentación.

+

Dar salida a la documentación generada por la administración.

+

Tiene la misma validez que el registro tradicional.

La tramitación electrónica garantiza:

la autenticación de ambas partes, la integridad y confidencialidad de la información y el sellado y fechado de la documentación digital.El ciudadano puede acceder a toda la información a través de Internet con el número de entrada asignado en el momento de la presentación y ver en qué fase de tramitación se encuentra su escrito.
La eficacia del registro electrónico necesita que los registros de los distintos organismos públicos estén interconectados.

B)Portafirmas electrónico

Facilita el uso de la firma electrónica con agilización de la actividad administrativa.Incluye un código seguro de verificación que permite contratar su identidad y autenticidad al acceder por medios telemáticos al documento firmado.
Las ventajas son:
1.El impulso de la práctica de la firma electrónica por los empleados públicos.
2.Desaparición progresiva del soporte físico de los documentos y del movimiento de los mismos a través de los organismos.
3.La agilización de los trámites administrativos.
4.La posibilidad de firmar documentos en cualquier lugar incluso fuera del puesto de trabajo.El portafirmas electrónico facilita tanto la firma de un documento por un único firmante como la firma múltiple en cascada (firma de un documento por varios firmantes).

C)Ventajas e inconvenientes de la administración electrónica

Ventajas.
+

No tener que desplazarse a la ventanilla de los organismos públicos.

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El servicio está disponible permanentemente siendo accesible a la web.

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Al operar con documentos digitalizados se reducen costes y se mejora el medio ambiente.

Inconvenientes

+
Fallos en el funcionamiento de la firma digital.

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Falta de adaptación de algunos organismo públicos.

D)Certificado o firma digital

es un documento electrónico que establece que a un ciudadano (nombre y NIF le corresponde una clave pública determinada). Es la identificación digital de la persona es decir, es el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario. Una entidad de certificación es la que garantiza que esta asociación, clave pública e identidad de ciudadanos es válida. En España existen varias autoridades certificadoras como la fábrica nacional de moneda y timbre o la agencia de certificación electrónica.

Equivale a todos los efectos a la firma autografiada