El Procesos de Seguimiento y Control
1. Incluye los procesos para observar la ejecución del proyecto
2.Observar y medir el rendimiento del proyecto 3·Controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas.
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos
❑Supervisar y controlar el trabajo del proyecto ❑Control integrado de cambios ❑Verificación del Alcance ❑Control del Alcance ❑Control del Cronograma ❑Control de Costos ❑Realizar el control de Calidad ❑Gestionar el equipo del Proyecto ❑Informe del rendimiento ❑Gestionar a los interesados ❑Seguimiento y Control de Riesgos
La gestión moderna de la calidad complementa la dirección de proyectos.
1. La satisfacción del cliente. 2. La prevención antes que la inspección. 3. La mejora continua.
Actividades de control de calidad
1. Prevención (evitar que haya errores en el proceso)
2. Muestreo por atributos (el resultado cumple o no con los requisitos) 3. Tolerancias (rango especificado de resultados aceptables)
Interesados del proyecto
Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.
Los directores de proyectos es la persona responsable de dirigir el proyecto.
Cliente / usuario: en el caso de viviendas o locales sería el usuario final
Influyentes: personas o grupos de personas que no estando directamente relacionadas con la adquisición o el uso del proyecto
stakeholders es el proceso que tiene como objetivo la identificación de todas las personas u organizaciones que se verán impactadas por el proyecto
Planificar la Gestión de los Interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto
El nivel de participación de los interesados
✓Desconocedor. Del proyecto y de sus impactos potenciales. ✓Reticente. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y reticente al cambio.
(desconfianza) ✓Neutral. Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente. ✓Partidario. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya el cambio. ✓Líder. Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.
Entradas: 1. Plan de gestión de proyectos 2. Registro de incidencias 3. Datos del desempeño del trabajo 4. Documentación del proyecto
Herramientas 1. Sistema de gestión de la información 2. Evaluación de los expertos 3. Reuniones
Salidas 1. Información del rendimiento 2. Petición de cambios 3. Actuaizacion de la planificación del proyecto 4.Actuaizacion de la documentación del proyecto 5. Actiaizacion de las OPAs
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:
• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público) • Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos) • Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas) •Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales) • Escrita y oral • Verbal y no verbal (lenguaje corporal)
Habilidades de comunicación son: • escuchar de manera activa y eficaz • formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión • educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz • investigar para identificar o confirmar información • identificar y gestionar expectativas • persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción • negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables • resolver conflictos para prevenir impactos negativos • resumir, recapitular e identificar las próximas etapas
Planificar la Gestión de las Comunicaciones: permite determinar las necesidades de información de los interesados en el Proyecto y así poder determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.
Una comunicación efectiva significa que la comunicación tendrá el formato adecuado Una comunicación eficiente significa que sólo se comunicará la información que se necesita.
Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Documento que traduce los planes de dinero. Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar tu trabajo.
gasto: dinero que necesita hastarse para conseguir las actividades planificacdas
ingresos: dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo
PORQUE ES NECESARIO UN PRESUPUSTO 1. Inica cuanto dindero necesitas para tus actividades 2. Obliga a pensar rigurosamente en las consecuencias de la plannificacion de actividades 3. Permite controlar tus ingresos gastados 4. Una nuena practica para contabilidad y transferencia fincaciera
gastos previstos 1. Personal: 2. Inversiones: inventario Costos operacionales: Administración: subcontratos
Ingresos royectados: •Subvenciones de donantes institucionales (por donante) •Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales •Donaciones de particulares •Suscripciones o cuotas de los miembros •Ganancias provenientes de la venta de artículos e ingresos de otras actividades •Otros ingresos
El control de Costes del Proyecto incluye: • Influir sobre los factores que producen cambios en la Línea Base de Coste. • Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas. • Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan. • Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la financiación autorizadas para el Proyecto, tanto total como por periodos.
Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la Línea Base de Coste. • Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de los recursos.