Fases en el Proceso de Compra

Para conocer el mercado, es fundamental analizar la información relativa a la producción, distribución y venta de un determinado material. Esto permite definir la política de compras más adecuada para la empresa. Las fuentes de información incluyen internet, organismos oficiales, revistas especializadas y bases de datos.

Posteriormente, se deben valorar las necesidades analizando la información referida a qué comprar, cuándo solicitar el pedido, la cantidad requerida, etc. Las empresas centralizan las compras a través del departamento de compras, que recibe las solicitudes mediante un documento interno denominado boletín de compras, donde se detalla el tipo de material o producto necesario. El personal de compras revisa y clasifica estos boletines para ejecutar sus funciones.

A continuación, se realiza la petición de ofertas y se valoran. Se solicita información sobre los productos o materiales que la empresa desea comprar y se evalúan factores como el precio, la calidad, los plazos de entrega, la fiabilidad en las entregas, la continuidad y la flexibilidad, el nivel tecnológico, la ubicación y las políticas de la empresa proveedora. La petición de ofertas es obligatoria en los siguientes casos:

• Cuando se adquiere un producto por primera vez.
• Cuando la compra es de alto coste.
• Cuando se desea ampliar la cartera de proveedores o no se está contento con los actuales.

El siguiente paso es la búsqueda y selección de proveedores. Se establece una lista de empresas que ofrecen los productos o materiales requeridos para posteriormente solicitar la petición de productos según los factores de interés. Para seleccionar proveedores, se consideran factores como la calidad de sus productos, el cumplimiento en los plazos de entrega, el precio, la excelencia del servicio, la garantía de devolución en caso de productos defectuosos o confusión, instalaciones, tecnología, reputación, etc.

La negociación y ejecución de la compra es la fase donde se aclaran los puntos no especificados en la oferta, estableciendo relaciones comerciales duraderas. Finalmente, se realiza la comprobación y el seguimiento de la compra para verificar que se ha recibido todo el material solicitado y que el proveedor ha cumplido con los acuerdos. Si la compra ha sido satisfactoria, la relación comercial entre ambas partes se fortalece, y para los siguientes pedidos no será necesario realizar el proceso de compra completo.

Departamento de Compras

El departamento de compras se encarga de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para alcanzar los objetivos establecidos. Sus funciones incluyen:

• Responsabilidad en las operaciones de compras: Iniciar, administrar y controlar todas las peticiones al exterior, actuando como enlace entre proveedores y los demás departamentos. Las peticiones de compra deben hacerse por escrito y ser aprobadas por el jefe de compras.
• Regulación de las relaciones con los proveedores: Mantener un trato equitativo y cortés con los vendedores, asegurando que todos los ofertantes reciban el mismo trato.
• Regulación con los propios empleados de la empresa: Si bien es positivo que los empleados puedan utilizar los servicios de compras o los precios de la empresa para sus compras personales, es importante establecer políticas claras al respecto.

Políticas de Compras (Tipos de Compras)

• Por contrato: Consiste en cerrar un pedido fijando las condiciones definitivas de adquisición de los materiales, productos o servicios para satisfacer necesidades futuras.
• Según la situación del mercado:
  • Mercados estables: Productos y servicios industriales con poca variación de precios a corto plazo.
  • Mercados inestables: Materias primas con grandes variaciones de precio a corto plazo, influenciados por factores políticos, meteorológicos, económicos y especulativos (compras anticipadas, especulativas, precarias).
• Según el origen de nuestras necesidades:
  • Cíclicas: Compras rutinarias.
  • Especiales: Inversión generalmente grande.
  • Estacionales: Productos de temporada.
  • Inmediatas: Necesidades diarias.
  • Oportunidades: Precios bajos.

Comakership

El Comakership es una forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el proveedor, como socios que defienden objetivos comunes.

Niveles de Proveedores

• Nivel III: Proveedor Convencional

  Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el precio. Suministros basados en pedidos únicos a corto plazo. Evaluación regular de los suministros al 100%. Evitar faltas en el almacén.

• Nivel II: Proveedor Asociado (Cooperación Operativa)

  Relación a largo plazo. Calidad garantizada. Responsabilidad total sobre los suministros. Aceptación sin test. Suministros directos al proceso de producción (sin stock). Suministros frecuentes en pequeños lotes. Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio. Consultas y formación a proveedores.

• Nivel I: Proveedor Socio (Cooperación Global)

  Cooperación en el diseño. Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos. Intercambio constante de información.

Normativa

• Normativa ISO 9000

  Sistemas de gestión de la calidad. Establece lineamientos generales para los sistemas de gestión de calidad.

• Normativa ISO 9001

  Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos mínimos que debe cumplir un sistema de gestión de calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales.

• Normativa ISO 9004

  Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño. Proporciona orientación para ir más allá de los requisitos de la ISO 9001, persiguiendo la mejora continua del sistema de gestión de calidad.

El E-Procurement

Es la compra y venta de trabajos, suministros y servicios. Los sitios web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen compradores y vendedores de bienes y servicios.

Outsourcing

Proceso económico en el cual una empresa mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas a una empresa externa por medio de un contrato. Se subcontratan empresas especializadas, ya sea solo el personal (en cuyo caso los recursos los aporta el cliente: instalaciones, software, hardware) o tanto el personal como los recursos.