BALANCE SOCIAL

Para hacer seguimiento a un plan de Desarrollo, las empresas utilizan diferentes herramientas administrativas y gerenciales como la Planeación Estratégica, Justo a Tiempo, Calidad Total, Técnicas de Mercadeo, Plan de Acción, Presupuesto, entre otros trabajando en diferentes mecanismos que refuercen su permanencia.

El informe sociales un instrumento en el que registra en términos cuantitativos o cualitativos el desempeño social de una empresa en un periodo dado.

Balance Social es un instrumento de gestión para planear, organizar, dirigir, registrar, controlar y evaluar en términos cuantitativos y cualitativos la gestión social de una empresa, en un periodo determinado y frente a metas preestablecidas.

Al igual que con el balance financiero; el balance social debe ser evaluado y presentado conjuntamente al final de cada periodo.

Es importante entonces diferenciar los conceptos,

Balance social hace parte de todo un proceso, el cual, al finalizar cada periodo y de acuerdo con los resultados de su análisis brindará la información necesaria para evaluar el cumplimiento de la responsabilidad social frente a metas establecidas al interior y al exterior de cada institución; mientras que el informe social solo describe el desempeño social en un periodo que por lo general se utiliza en el primer año en que se avalúa las acciones sociales.

OBJETIVOS

Los objetivos del balance social son:

**Realizar el diagnostico de la gestión empresarial en torno al cumplimiento de su responsabilidad social en un periodo determinado, lo cual le permite definir políticas, establecer programas y reacinalizar la efectividad de las inversiones sociales, con miras a la promoción de sus trabajadores y de la sociedad.

**Como herramienta de gestión empresarial el balance social le permite a la gerencia la planificación de acciones tendientes a aumentar la productividad y la eficiencia de sus trabajadores. Además le permite evaluar las acciones en términos de costo-beneficio.

**Dispones de la información que se refiere a los recursos humanos de la empresa y a los sectores con los cuales ella tiene relación, para poder informar adecuadamente a la opinión publica acerca de su desempeño social como empresa.

**Como instrumento de gestión le permite a la empresa actualizar políticas y programas relacionados con su responsabilidad social, ya que crea instrumentos mas efectivos para medir y controlar las consecuencias, los costos y los beneficios que se desprenden de sus acciones.

VENTAJAS

Según la O.I.T (organización internacional del trabajo) “el balance social por si solo no podrá conseguir transformar una empresa, pero si es aplicado en un ambiente favorable será un elemento de enorme utilidad. Su practica facilita el desarrollo de una política social voluntaria y no impositiva, ya que es una herramienta fundamental para la toma de decisiones relacionadas con la responsabilidad social libremente asumida”.

**Brinda información detallada a la alta dirección para la toma de decisiones en la fijación de políticas y estrategias sociales.

**Permite racionalizar los recursos con que cuenta la empresa evaluando la efectividad de los mismos.

**Brinda un mayor conocimiento de las características socio-laborales del personal y la contribución de la empresa al desarrollo integral del hombre.

El balance social es un instrumento que facilita la fijación de políticas sociales a nivel de la empresa y sectorial.

**Se constituye en un aporte valioso para las negociaciones colectivas.

**El balance social muestra la contribución de la empresa al desarrollo humano del pais.

MODELO DEL BALANCE SOCIAL

El modelo presentado en 1987 por la asociación nacional de industriales ( andi ), la organización internacional del trabajo (oit) y la cámara junior de Colombia (cjc), esta estructurado así:

1.- AREA INTERNA:

Se refiere a la respuestas y acciones de la empresa hacia sus trabajadores en tres campos:

***Características socio-laborales***Servicios sociales***Integración y desarrollo

2.- AREA EXTERNA:

Se refiere al cumplimiento de la responsabilidad social con los demás públicos con que se tiene relación, clasificándolos en tres campos.

***Relaciones primarias***Relaciones con la comunidad***Relaciones con otras instituciones

Para caso se definen las variables y los indicadores

“ las variables son aquellas actividades que en su contenido pueden variar y los indicadores reflejan esa variación “.

“ los indicadores son un medio y no un fin para llevar a cabo un control de la gestión “, ya que no constituyen un dato, si no que agregan valor a los resultados.

CAMPO VARIABLE INDICADOR

Características socio demografía estado civil

Laborales

En esta medida, las empresas deben definir indicadores que le aporten información para controlar su gestión en términos de eficiencia, eficacia, efectividad e impacto y eliminar aquellos que no aporten información.

EFICIENCIA:

Grado de aprovechamiento de los recursos. Hacer las cosas correctamente.

EFICACIA:

Grado de satisfacción del cliente ( interno y externo ) a través del producto o servicio ( proyectos, programas ) . hacer lo correcto.

EFECTIVIDAD:

Satisfacción del cliente con la optima utilización de los recursos. Hacer lo correcto, correctamente.

IMPACTO:

Evaluar el costo beneficio generado de acuerdo con los objetivos de cada programa, proyecto actividad.

Para cada indicador se debe definir un rango de gestión para el control y evaluación y diseñar su mediación haciendo los ajustes que sean necesarios de forma que brinden información oportuna y valida para la toma de decisiones ejemplo:

Campo: características socio-laborales

Variable

: ausentismo

Indicador:

accidente de trabajo

Rango de gestión:

0-3 (cero a tres) accidentes por millón hora Trabajadas

Resultado

: 5 accidentes por cada millón de horas acciones: como resultado esta por encima del rango de gestión, es necesario tomar acciones inmediatas para reducir o eliminar de ser posible las causas.

Un indicador debe dar valor agregado a la información, en consecuencia, a la hora de definirlo se debe tener en cuenta por lo menos:

**Que la información que se recoge sea útil, suficiente y real.

**Que las fuentes sean confiables.

**Que la información se recoja oportunamente para tomar decisiones de control o evaluación.

La información para facilitar su proceso se debe sistematizar y definir si se presenta cualitativa o cuantitativamente. Hoy en día, más del 80% de la información esta sistematizada .

Finalmente se trata de presentar resultados, sino analizar los mismos en el marco de una política social y unos objetivos sociales .

El balance social definido en los párrafos anteriores implica:

definir los públicos con los cuales se tiene relación y los cuales “esperan” acciones de la empresa en cumplimiento de la responsabilidad social.

definir los campos de actividad relacionada con estos públicos que se van a controlar y evaluar durante el periodo , lo cual conduce a definir las variables e indicadores para su control.

LA AUDITORIA EN RECURSOS HUMANOS

CONCEPTOS, OBJETIVOS E IMPORTANCIA

Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es correcto, pues puede cometer errores. Las políticas asumidas en un período dado puede que se tornen obsoletas y al evaluarse así mismo el departamento detecta los problemas antes que éstos se conviertan en algo serio para la organización.

El término auditoría proviene del latín » audio «, oír y es como resultado de la separación entre la propiedad y la administración de la empresa surge la obligación de las mismas de rendir cuentas de forma periódica, en general anualmente, a los accionistas sobre la situación que presentan y los resultados obtenidos.

El concepto de auditoría procede del mundo económico y es un proceso de investigación y evaluación independiente, sobre la información contenida en los estados financieros de una entidad, esta se concretiza con los caracteres siguientes:

**Es la expresión de una opinión.

**Es la aplicación de unas normas y procedimientos establecidos.

**Es llevada a cabo por personal especializado: auditor.

Contiene: Objetivos, Programas, Ejecución y Organización.

La finalidad es triple :

**Determinar lo que se ha hecho,

**Apreciar lo que se esta haciendo y

**Recomendar las posibles acciones futuras.

Hay dos características de la auditoría que conviene examinar:

Auditorías voluntarias y obligatorias:

la evolución de la auditoría como sistema fidedigno de apreciación de la realidad, conllevó la obligatoriedad de su aplicación como sistema de control de la rentabilidad, elaborando un sistema minucioso de aplicación, para homogeneizar su validez.

Auditorías internas y externas:

teniendo en cuenta el agente de la auditoría y el foco/ origen de la aplicación se establecieron dos formas diferentes pero complementarias de apreciación: la interna, como sistema continuo de cambio y la externa, como sistema garante de independencia en la apreciación.

El concepto de auditoría evoluciona desde la auditoría contable en primer lugar seguida por la auditoría de gestión y culmina con la auditoría de funcional (Comercial, Técnica, Financiera, Gestión empresarial, Sistema y Recursos Humanos).

¿Por qué es necesaria una auditoría?

Estas nos indican que, en general, una organización no puede cambiar tan de prisa como exige el mercado;las empresas deben estar ajustando su estrategia y reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría un recurso auxiliar vital.

Los objetivos de una auditoría de recursos humanos son tan amplios como el propio campo de la gestión de estos. La auditoría es una reunión y clasificación de los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad necesaria para los fines de análisis, estudios y previsiones.

Entre los objetivos de la misma tenemos:

**Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.

**Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.

**Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.

**Administración de salarios y planes de incentivos.

**Estadísticas de accidentes y bajas laborales.

**Índice de rotación de personal y coste del mismo.

**Control de presencia e índice de ausentismo.

**Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.

**Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

La función de control se integra dentro de la filosofía de la auditoría como instrumento básico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.

Por lo tanto el procedimiento a seguir sería:

**Observar prácticas de recursos humanos.

**Comparar acciones con patrones.

**Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas

La auditoría de Recursos Humanos puede ser definida como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, seguidos de sugerencias para su mejoramiento. El propósito principal de la auditoria de RH es mostrar como funciona el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales a la organización o que no están compensando su costo o aun prácticas y condiciones que deben ser aumentadas.

La función de la auditoría es, por tanto, doble pues no sólo consiste en indicar fallos y formular problemas, sino en anotar sugerencias y soluciones. Como se aprecia existen cambios desde una concepción de control externo, donde lo importante es conocer los fallos pero proponiendo vías de soluciones.

Al realizar una auditoría de GRH se obtienen varios beneficios entre los que figuran:

**Se identifica el aporte que hace el departamento de recursos humanos a la organización.

**Se mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos.

**Se alienta al personal de recursos humanos a asumir mayor responsabilidad y actuar en un nivel más alto de profesionalismo.

**Se esclarecen las responsabilidades, los deberes del departamento de recursos humanos.

**Se facilita la uniformidad de las prácticas y políticas de los recursos humanos.

**Se destacan problemas latentes, potencialmente explosivos.

**Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales

**Se reducen los costos de recursos humanos mediante prácticas mejoradas.

**Se promueven los cambios necesarios en la organización.

MÉTODOS PARA LA REALIZACION DE AUDITORIAS

Harper and Lynch consideran una serie de indicadores que permiten medir las acciones realizadas en gestión de personal, los cuales pueden variar de una empresa a otra y de uno a otros sectores, entre los indicadores mas significativos se encuentran:

**El análisis y la descripción de puesto.

**Estudio de la estructura humana.

**Selección/ Reclutamiento.

**Formación.

**Análisis de clima laboral.

**Sistemas de comunicación.

**Salud y seguridad.

Cantera (1995), plantea que antes de examinar una auditoría de recursos humanos se debe reflexionar sobre tres ámbitos de actuación:

Análisis de la cultura de la empresa.

**Análisis de la estrategia de la empresa.

**Análisis de la coherencia de la cultura con la estrategia.

Este concepto implica reconocer la aportación de los recursos humanos al desarrollo estratégico. Además plantea que las competencias en la empresa son la combinación de tres vectores de análisis:

**Saber: Conjunto de conocimientos técnicos y de gestión.

**Saber estar o ser: Conjunto de actitudes fruto de la sinergia del trabajo grupal.

**Saber hacer: Conjunto de habilidades fruto de la experiencia y del aprendizaje.

Con esta triada básica podemos estructurar todos los sistemas de gestión y desarrollo de recursos humanos.

Estas competencias deben analizarse desde tres perspectivas de gestión:

Adquisición:

Cómo se facilita o proporciona a las empresas las competencias necesarias.

Desarrollo:

Cómo evolucionan las competencias para adecuarse a los cambios estratégicos.

Estimulación:

Cómo se movilizan y se motivan las competencias preexistentes para alcanzar los objetivos.

De modo general podemos decir que la auditoría de recursos humanos puede realizarse de dos formas diferentes:

Cuando la comparación entre el modelo y la variable es hecha después de finalizada la operación. Presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una operación ya acabada. Es decir, no proporciona los resultados finales de esa acción.

Cuando la comparación entre el modelo y la variable se hace paralelamente a la acción o ejecución de la operación. Este sistema de auditar los recursos humanos proporciona un feed back para que los aspectos positivos puedan ser mejorados y los negativos corregidos.

ETAPA # 1. DETERMINACION DE INDICADORES PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

OBJETIVOS:

Diseñar de forma colectiva los indicadores para la realización de la auditoría

El número de expertos a participar durante todo el proceso obedece a la siguiente expresión matemática:

M: Número de expertos.

P: Proporción estimada de error.

i: Nivel de precisión.

K: Valor asociado según el nivel de confianza.

La selección de los expertos se encuentra avalada además de ser gestor de los RH en las siguientes características:

**Experiencia en el trabajo.**Confiabilidad.**Responsabilidad.**Compromiso.

Para la búsqueda de los indicadores se recurrirá al método Delphi, auxiliado con técnicas de dinámica grupal, como la tormenta de ideas donde cada uno de los expertos puede expresar libremente sus criterios acerca de la problemática analizada. Completando este análisis es necesario recurrir además a las siguientes técnicas: entrevistas, encuestas de opinión, información externa, análisis de registros.

Primera Ronda

La pregunta clave, esta dirigida a conocer ¿cuáles son los indicadores que son factibles utilizar en el proceso de auditoría?

Segunda Ronda

La pregunta clave sería: ¿está usted de acuerdo con que son verdaderamente estos indicadores los que miden la actuación de los Recursos Humanos en la empresa?

Si no está de acuerdo con algunas, márquelas con un (N).

En este paso se determinara la concordancia que tuvieron los criterios a través de la expresión siguiente:

C = (1 – Vn / Vt ) x 100

Donde:

C: concordancia expresada en porcentaje.

Vn: cantidad de expertos en contra del criterio predominante.

Vt: cantidad total de expertos.

ETAPA # 2. DEFINICIÓN DE PATRONES

deciden proponer los patrones de evaluación que serán asumidos como patrones estándares en el análisis de la competencia con otras organizaciones del entorno.

La pregunta clave estuvo dirigida a conocer:

¿En que nivel se encuentran y a que nivel usted desearía que se reflejarán el comportamiento de cada uno de los indicadores en el Instituto?

Es el momento oportuno para reconocer internamente la organización

Este momento permite conocer como los propios empleados conciben a la empresa u organización, a partir de los atributos más significativos y cómo desean su comportamiento, de esta forma se conoce los puntos débiles y fuertes de la misma.

ETAPA # 3. POSICIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN EN SU ENTORNO COMPETITIVO

OBJETIVOS:

Determinar el posicionamiento relativo de la organización en la actividad de los recursos humanos en comparación con los centros que desarrollan su actividad en el entorno de las mismas.

La empresa como organización ocupa una posición en relación con las demás empresas con quienes concurre, esta posición esta configurada por una serie de atributos característicos dependiendo de la actividad que realizan, que la hacen proyectar una imagen que se produce en los individuos a través de impresiones, valoraciones, percepciones sobre la empresa.

ETAPA # 4 PROYECCIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS

Después de conocido el lugar que ocupa la organización en el entorno y tomando como base los resultados del comportamiento de los indicadores en la empresa y los resultados del diagnóstico y la planeación estratégica realizada, se establecen las acciones encaminadas a la búsquedas de nuevas prácticas de los recursos humanos y la proyección de nuevas políticas.