Planificación

La planificación es un proceso fundamental en la administración que implica la definición de objetivos, la selección de estrategias y la asignación de recursos para alcanzarlos. Diversos autores han definido la planificación, entre ellos:

Definiciones de Planificación

• Charlet Better: Un conjunto de disposiciones tomadas con vista a la ejecución de un proyecto.
• Gerge: La selección cuidadosa de fines de cualquier naturaleza y los medios apropiados para alcanzarlos.
• Castro: El proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinadas políticas y logros de un objetivo.
• Terry: Escoger y relacionar hechos para proveer y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados y necesidades.

Principios de la Planificación Operativa

• Racionalidad: Establecer objetivos precisos y enmarcados dentro de la realidad social.
• Previsión: Fijar plazos definidos para ejecutar las acciones planificadas.
• Unidad: Los planes deben tener una integración orgánica, armónica y coherente.
• Flexibilidad: Los planes deben ser adaptables a los cambios.
• Simplificación y Estandarización: Las metas deben ser simples y los productos y procedimientos deben estandarizarse.
• Injerencia o Inmoralidad: La planificación es necesaria para alcanzar fines, objetivos y metas.
• Continuidad: La planificación debe ser un proceso continuo.

Proceso de Planificación

1. Formulación: Preparación del plan, incluyendo diagnóstico, pronóstico y selección de técnicas adecuadas.
2. Discusión y Aprobación: Participación de las unidades de dirección, asesoramiento y sectores externos.
3. Ejecución: Las unidades ejecutivas llevan a cabo los programas y subprogramas.
4. Control y Valorización: Control del cumplimiento de las metas y evaluación del progreso.

Coordinación

La coordinación es esencial para asegurar que las diferentes partes de una organización trabajen juntas de manera armoniosa y eficiente. Algunos autores definen la coordinación como:

• Jiménez Castro: El proceso integrado por medio del cual se ajustan las partes entre ellos, de suerte que funciones armónicamente y sin fricciones y duplicaciones.
• Charles Terry: La sincronización ordenada de los esfuerzos para adecuarlos en cuanto a monto, tiempo y dirección.

Control y Valorización

El control y la valorización son procesos que permiten evaluar el desempeño de una organización y tomar medidas correctivas si es necesario. Algunas definiciones incluyen:

• Henry Fayol: Verificar si todo se realiza conforme al programa, las órdenes impartidas y los principios administrativos.
• George Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y aplicando medidas correctivas.
• Jiménez Castro: Requiere conocimiento de los objetivos sociales y una unidad corporativa de todos los esfuerzos.

Condiciones para el Control

• Preperita y Naturaleza: Basado en objetivos, eficiencia, directriz y proyección.
• De Acuerdo a su Estructura Organizativa y Planes: El control debe estar basado en planes.
• De Acuerdo con su Proceso: Requiere técnicas, métodos y experiencia.

Valorización

La valorización es el proceso de medir el grado de efectividad, eficiencia y logro de objetivos de una organización. Existen dos tipos de valorización:

• Formal: Se realiza con técnicas e instrumentos de evaluación.
• Informal: La realiza el propio personal, valorando sus propias actividades y las de los niveles superiores.

Comunicación

La comunicación es vital para el intercambio de información y la coordinación dentro de una organización. Algunas definiciones incluyen:

• Jiménez Castro: El proceso de intercambio verbal, escrito y visual para transmitir y conocer criterios, informaciones, pensamientos y aspiraciones.
• Melinkoff: El proceso mediante el cual un agente comunicador transmite o intercambia información, ideas, etc., a un agente receptor.

Elementos Básicos de la Comunicación

1. Un comunicador o transmisor.
2. Lo que se transmite (órdenes, ideas, políticas, datos).
3. La esencia de lo que se transmite.
4. Un receptor.
5. La reacción que produce la comunicación recibida.