Organización y Gestión de Eventos Corporativos

Protocolo de Visitas

• Los grupos de visita no podrán superar el número de 10 personas.
• Se recomienda que la visita no dure más de una hora.
• Al finalizar la visita se podrá ofrecer un refrigerio.

Eventos Varios

1. Comunicación con la Prensa

Información que podría ser de interés para la opinión pública, que sea creíble y noticia que sea susceptible de ser recogida, elaborada o incluso difundida por un medio de comunicación. El punto principal de la información es la noticia que se dará y esta podrá recogerse por medio de:

• Rueda de prensa: aquí un personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas.
• Conferencia de prensa: aquí un personaje es quien reúne a los periodistas y expone un tema sometiéndose a las preguntas de los otros.

Organización y Planificación:

• Elegir el día y hora para la conferencia.
• Elegir un local adecuado y, a poder ser, pequeño para que nunca parezca vacío.
• Hacer un listado que contenga el nombre de los medios de comunicación y de los posibles asistentes y así enviar un correo al medio y periodista correspondiente con el lugar, fecha y hora.
• El día de la rueda de prensa o conferencia hay que tener en cuenta unos detalles como pueden ser:
  • Preparación de la mesa presidencial con carteles identificadores de los componentes.
  • Cuidar el fondo de la mesa si va prensa gráfica.
  • Es conveniente ofrecer un vino de honor o bebida apropiada a la hora y algo para picar.
  • Verificar que los micrófonos funcionen.
  • A los periodistas se les dará un dossier gratuito.

2. Comidas de Empresas

• Comidas de trabajo: se deben celebrar en el propio horario de la vida privada. Se celebran a causa del moderno e irracional ritmo de trabajo de algunos dirigentes y ejecutivos.
• Otras comidas: El secretario puede ser el encargado de organizar una serie de eventos para los que tendrá que seguir los siguientes aspectos:
  • Visitar dónde se hará el evento y elegir la fecha.
  • Enviar las invitaciones correspondientes.
  • Colocar correctamente a los invitados.

5.2 Recursos en los Eventos Corporativos

A. Recursos Técnicos

• Retroproyector: es de fácil utilización. Lo que necesita es un conjunto de transparencias para proyectar y así, la superposición de estas es lo que permite la composición de imágenes.
• Proyector de diapositivas: es de gran utilidad para presentar imágenes fotografiadas. Si se llegase a utilizar, se deben tener colocadas las diapositivas que se quieren mostrar antes del comienzo del evento.
• Vídeo: ingenioso para reuniones con poca gente. Requiere poca luz en la sala, lo que puede llevar dificultades para la toma de notas a los asistentes.
• Rotafolio: es un portafolios sujetado en un caballete y se suele utilizar en eventos donde hay poca gente y se puede escribir sobre él.
• Pizarra: método tradicional. Hay que tener presente no darle la espalda al personal.
• Cinta magnetofónica: permite grabar sonidos.
• Proyector de vídeo o Vídeo proyector: aparato el cual recibe señales de vídeo y que así proyecta la imagen en una pantalla usando un sistema de lentes y se pueden ver imágenes fijas o en movimiento. Todos estos proyectores usan una luz muy brillante y los que son más modernos pueden corregir curvas y otras incorrecciones a través de los ajustes manuales. Son usados más que nada en las salas de presentaciones o conferencias.
• Pizarra interactiva o pizarra digital interactiva: es un ordenador que está conectado a un videoproyector que muestra la señal del ordenador sobre una superficie lisa y rígida. Su principal función es controlar el ordenador mediante esta superficie con un bolígrafo o con el dedo.

B. Recursos Económicos

Algunas preparaciones de eventos requieren un elevado presupuesto. Para la preparación de un evento se necesita una estimación real de los medios que se necesitan y de las posibilidades económicas que se encuentran disponibles.

C. Otros Recursos

En muchas ocasiones, las reuniones necesitan unas simples fotocopias. Pero hay que asegurarse de que estén bien fotocopiadas. Se deben fotocopiar en el momento oportuno, como por ejemplo, si se necesitan justo para el día del evento, lo normal sería que estuviesen preparadas antes del inicio del evento. Todo evento requiere de un conjunto de RRHH para su preparación y, por último, un dato muy importante es elegir el local adecuado para cada tipo de reunión. Los de gran aforo en un lugar amplio y los seminarios, talleres, etc. en un lugar más pequeño.

5.3 La Documentación en los Eventos

A. La Convocatoria del Evento

Algunas formas de convocar un acto empresarial son las siguientes:

1. El Saluda

Es un documento externo a la empresa con el cual se comunica una serie de informaciones breves. Los directores lo suelen utilizar de forma habitual, al igual que por abogados y personas que desempeñen cargos públicos. Sus características son:

• Transmite información breve.
• Se escribe en tercera persona.
• Documento muy formal.
• No se firma.
• Está en un papel tamaño cuartilla.

Está formado por tres partes claramente identificables, que son: el encabezamiento con el cargo de quien lo envía, el cuerpo del escrito que va detrás de la palabra SALUDA y contiene el nombre a quien va dirigido, y el cierre que comprende una frase de cortesía usada para la despedida, el nombre de quien lo envía y la fecha.

2. El Programa

Documento que sirve para convocar a un evento de cierta duración. Es frecuente en los congresos o seminarios y cursos. El programa debe contener la siguiente información:

• Tema del que se tratará.
• Identificación de los organizadores.
• Ponentes que asistirán para cada tema.
• Lugar de la celebración.
• La fecha de comienzo y finalización.