TEMA X.- LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

1. – Concepto de organización y su necesidad: la eficiencia
2. – Antecedentes y evolución de la organización empresarial
2.1 La organización científica: Taylor
2.2 La función administrativa: Fayol
2.3 Las experiencias psicológicas: Elton Mayo
2.4 Otras teorías
3. – Los principios organizativos
3.1 Principio de jerarquía y autoridad
3.2 Principio de especialización y de división del trabajo
3.3 Principios de motivación y participación
4. – El proceso organizativo
4.1 Elementos de la estructura organizativa: en línea y el staff
4.2 Los organigramas: sus clases
4.3 La departamentalización
5. – La comunicación: medios, clases y barreras
5.1 Medios convencionales
5.2 Flujos de comunicación
5.3 Barreras y fallos de comunicación
6. – Organización formal e informal
7. – Nuevas tendencias de organización

1. – CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: LA EFICIENCIA

Existen muchos tipos de organizaciones públicas y privadas: religiosas, deportivas, empresas etc., las cuales poseen un patrimonio, persiguen unos fines y se forman por individuos y grupos que desempeñan unas funciones ya establecidas para conseguir sus objetivos.
La Empresa como organización, se diferencia por sus objetivos propios: obtención de beneficios, aumento y consolidación de su puesto en el mercado etc.
Toda organización debe planificar su actividad de manera eficiente, es decir, alcanzar sus objetivos con la mayor economía de medios. Este criterio es sobre todo vital para las empresas, así que “ mediante la organización las empresas ponen sus medios naturales y humanos para alcanzar las metas propuestas bajo criterios de eficiencia.”
También organización es “la rama del saber que estudia los principios y las leyes que permiten distribuir los recursos empresariales de forma eficiente para conseguir los objetivos de la empresa”.

2. – ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.-

El estudio de la organización de las empresas comienza ya en los primeros años del S. XX.
Al principio se partía de conceptos mecanicistas del trabajo, imponiendo criterios de producción, después se puso de relieve la importancia de la psicología y la sociología en la motivación del trabajador.
Hoy en día se tiene una visión global de la Empresa considerando sus diversos aspectos y funciones.
LA ESCUELA CLÁSICA: Taylor y Fayol
2.1 La organización científica: F. W Taylor
F.W Taylor: norteamericano. Publicó en 1911 “Principios de dirección científica”. Su teoría supuso un cambio radical de la forma de trabajar hasta entonces basada en la rutina y en las costumbres de cada individuo. El taylorismo se basa en los siguientes principios:

Teoría:

– Aplicación del método científico a la Organización: se desmenuza el trabajo para ver cada una de las tareas y determinar cuál es la forma más eficiente para realizarlas
-Separación entre la programación del trabajo y su ejecución: existirá una oficina técnica que dirá cómo se deben hacer las tareas.
-Medición del tiempo medio necesario para realizar cada tarea: tiempo que se le comunicará al obrero.
-Remuneración que incentive el cumplimiento de la gnormah y penalice a quien se aparte de ella ( sistema diferencial)
-Selección del personal más idóneo para hacer el trabajo eficientemente.
-Control del rendimiento: se evalúa al trabajador para ver si ha conseguido los resultados establecidos.
Organización: Cada obrero debe depender de tantos jefes especialistas como facetas tengan su tarea.
Objetivo: Incrementar la productividad mediante la racionalización del trabajo y así aumentar la riqueza para patronos y obreros superando conflictos de clase.

2.2 La función administrativa: Fayol

H. Fayol: francés. Publicó en 1916 gAdministración general e industrialh.
Teoría:
–De todas las funciones de la empresa: administrativa, técnica, comercial, financiera, contable, de seguridad, la más importante es la administrativa (directiva), porque se encarga de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar el resto de funciones.
-Principio de unidad de mando: gcada trabajador sólo debe recibir órdenes de un jefeh
-División del trabajo: Lo que produce un incremento de la eficacia y por tanto de la productividad.
-Subordinación del interés particular al general.-Benevolencia en el trato y remuneración justa

2.3 Las experiencias sicológicas: Elton Mayo

Ante las críticas que trabajadores y sindicatos hacían del taylorismo y sumadas a ellas, el avance de la psicología en los años 30, se realizaron en la industria norteamericana entre 1915 y 1930, experimentos para acabar con la monotonía en el trabajo.
Entre 1924 y 1932, Elton Mayo, tras sus trabajos en la Western Electric Co., Sacó unas conclusiones en las que se decía que la atención y consideración de la empresa hacia los trabajadores era fundamental para mejorar la productividad.
Comienza así el enfoque psicológico de la organización de la empresa basada en la satisfacción y motivación de los trabajadores. Es la psicología industrial quien estudia el factor humano de la empresa: conflicto de intereses, espíritu de colaboración, formación de grupos etc. Y la sociología industrial, que pondrá el énfasis en el comportamiento de los grupos.

2.4 Otras teorías.-

Teoría neoclásica (mediados del s. XX):
-conjuga Taylor y Fayol.
-Se considera el liderazgo como algo trascendente aportando a la línea de mando tradicional, el staff.
Teoría de la burocracia: de Max Weber. :
Estructura una organización altamente formalizada con niveles de autoridad totalmente delimitados. La división del trabajo está perfectamente organizada. Los niveles de autoridad fuertemente jerarquizados. Escasa flexibilidad.

3. – LOS PRINCIPIOS ORGANIZATIVOS.-

Son pautas de funcionamiento que permiten incrementar la eficacia de empresas y de otras entidades, y que dependen de las corrientes de pensamiento que los hayan formulado.

3.1 – Principio de jerarquía y autoridad

gAutoridad es el poder legítimo que da derecho a mandar o a actuar sobre un grupo de personash. En las empresas este poder deriva de la posesión del capital y se ejerce a través de administradores o en quien se delegue.
La autoridad va unida a la responsabilidad ya que son responsables ante sus superiores o propietarios del capital. La forma de ejercer la autoridad depende del estilo de dirección existente (autoritario, participativo).
Los principios derivados de este principio básico son:
– unidad de mando, es decir, cada persona sólo debe depender de un solo jefe, para evitar interferencias y disfunciones.
– ámbito de control; hace referencia al nº máximo de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión para un control eficaz.
– delegación de autoridad: algunas tareas pueden ser asignadas a un subordinado dándole libertad y autoridad para desempeñarla.

3.2 Principio de especialización y de división del trabajo.-

A medida que las organizaciones crecen, se multiplican sus funciones y se necesita la especialización. Mediante ella, se disminuye el esfuerzo de quienes realizan las actividades, aumenta su eficacia y la productividad. Las empresas, por ello, suelen dividirse en diferentes departamentos especializados. Hoy en día sin embargo, se siguen demandando personal polivalente para mejorar la flexibilidad interna de las empresas. Así que en principio, los puestos de complejidad deben ser desempeñados por especialistas y lo de carácter más general por personal polivalente.
Los principios derivados son: organización funcional y departamentalización y coordinación.

3.3 Principio de motivación y participación.-

La motivación se considera hoy en día como algo fundamental. Se encuentran integrados los aspectos sicológicos y sociológicos dentro del Dpto. De Recursos humanos.
Principios derivados: información, dirección por objetivos y trabajo en equipo

4. – EL PROCESO ORGANIZATIVO.-

Definición gProceso es el método que establece un curso de actuaciones, dividido en fases sucesivas, que tienden a conseguir un determinado finh
Fases del proceso organizativo:
-Identificación y clasificación de las actividades precisas para conseguir los objetivos y planes previamente establecidos.
-Agrupación y distribución de competencias y responsabilidades entre los distintos departamentos.
-Delegación de autoridad en una persona/as que responderán de la ejecución de las tareas encomendadas.
-Coordinación de las relaciones y comunicación entre los distintos puestos de la organización, es decir, que cada persona debe saber a quién tienen que rendir cuentas.
Todo este proceso refleja el clima y el ambiente de la empresa, es decir gla cultura empresarial

4.1 Elementos de la estructura organizativa

La estructura organizativa es el conjunto de elementos que integran la empresa, junto con las atribuciones que tienen asignadas así como las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los mismos.
Se puede distinguir:
-puestos de trabajo, personas que los ocupan y atribuciones asignadas
-Departamentos o agrupaciones de personas
-Niveles de jerarquía (Director, subdirector, jefe de sección)
–Canales de comunicación entre trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos.
La empresa debe organizarse de la manera más eficaz y adaptándose a sus circunstancias. Así se distingue:
-la organización en línea, respeta el principio de unidad de mando, de forma que cada jefe/a manda, dirige y controla a una serie de subordinados y estos reciben órdenes de una sola persona.
-El staff está formado por personas o departamentos que no mandan directamente, sino que asesoran y/o realizan determinadas funciones especializadas.
*Ventajas del Staff:
-mejor aprovechamiento de la especialización
-Homogeneizar actividades que pueden ser desempeñadas de forma común y para toda la empresa por estos departamentos.
-Posibilidad de segregar ciertas tareas especializadas que realizan los departamentos staff encargándoselos a otras empresas (out sourcing)
*Inconvenientes: Recelos y desconfianza entre los departamentos en línea y el staff por planes elaborados por otros y ejecutados por ellos.
-Estructura en comité, es aquella en la cual l autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola.
Inconvenientes: tienden a ser lentos y conservadores y a veces no se busca la mejor alternativa sino la que no suponga conflictos.
-Estructura funcional: Se fundamenta en las diferentes funciones que realiza la empresa (producción, finanzas etc.). Descentraliza las funciones ya que cada una está al mando de un especialista. Es propio de Pymes.

Inconvenientes:

Falta de comunicación horizontal y coordinación entre departamentos
Estructura divisional: En las empresas grandes se tiende a la descentralización por ser difícil el control. Las divisiones pueden ser por criterios geográficos, productos, clientes etc.

Inconvenientes:

Comunicación lenta y falta de comunicación horizontal

4.2 El organigrama

g Es la representación gráfica del conjunto de interrelaciones funcionales entre los diferentes departamentos de la Empresa y entre los propios componentes de estosh. Es decir, representa la estructura empresarial.
Carácterísticas:
-Resalta el grado de dependencia, así como su importancia jerárquica
-Establece de manera clara y sencilla la cadena de mando y las delegaciones de autoridad establecidas.
-Sirve para que, terceras personas ajenas a la Empresa, conozcan la organización, ya que indica a veces, no sólo la denominación específica de los departamentos sino también el nombre del responsable
-Debe ser exacto, claro y sencillo
-Puede tener distintas formas o clasificaciones.
Clasificaciones:
a)Según el fin:
-Informativos. Proporcionan una visión general de la estructura
organizativa de la empresa, pero sin demasiados detalles
-Analíticos: Comprenden la totalidad de la estructura
organizativa incluyendo la totalidad de las relaciones
existentes. Son muy detallados y técnicos
b)Por la extensión:
-Organigramas generales: representan la estructura global de
la empresa, toda la organización.
-Organigramas parciales o departamentales: Se refieren a
la estructura de un departamento o área de la empresa,
concreto
c)Por el contenido:
-Estructurales: Representan únicamente las diversas unidades
que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas
-Funcionales :Añaden a los anteriores las funciones qu
realiza cada una de ellas
-De personal: Indican nombre, rango y denominación de la
persona que dirige la unidad o departamento.
c)Por su forma:
-Verticales: estructura piramidal, con relación de poder, de
arriba a abajo
-Horizontales: las unidades de mayor autoridad se sitúan a la
izda. Y las subordinadas a la dcha.
-Céntricas o radiales; la línea jerárquica se representa del
centro a la periferia, situando las de mayor jerarquía en el
centro.
4.3 La departamentalización.-
Los departamentos son gagrupaciones de trabajadores y actividades que gozan de mayor o menor grado de autonomía en el desempeño de una o varias funciones de la empresah.
Al frente de cada departamento se encuentra una persona responsable que recibe órdenes de estamentos superiores y que a su vez dirige un número limitado de empleados creándose una estructura jerárquica.
Cada Dpto. Se encarga de una función específica (finanzas, comercial etc.) algunos se consideran staff y su actividad se dirige al resto de la organización.
La departamentalización puede ser:
-geográfica: Propia de empresas comerciales y de servicios con sucursales en distintas áreas geográficas. Existen uno o unos Dpto. Centrales que dirigen cada sucursal en materias que le son propias.
-Funcionales, cada empresa se organiza agrupando las actividades según las funciones básicas de la empresa (producción, marketing, financiación etc.). Es la más utilizada y la más frecuente a nivel de Alta Dirección.
-Por productos o servicios: propio de empresas que elaboran líneas de producción con carácterísticas muy diferentes (informática, electrodomésticos etc.)
-Por clientes y canales de distribución: Entidades comerciales y de servicios que trabajan con grupos de clientes muy diversos y con demandas diferenciadas (mayoristas, minoristas etc.)
-Por procesos: los departamentos están integrados por las actividades derivadas de las etapas de proceso productivo.
En muchas empresas se da la departamentalización combinada que agrupa distintos criterios.

5. – LA COMUNICACIÓN: MEDIOS, CLASES Y BARRERAS

La comunicación es uno de los elementos materiales que más influencia tiene en la eficacia de toda organización. Una comunicación eficaz:
-favorece el logro de objetivos empresariale
-mejora el clima laboral
-permite la adopción de decisiones correctas
-fomenta la motivación etc.
5.1 Medios convenciones de comunicación.-

Comunicación verbal:

Ventajas: Rapidez, buen sistema de respuesta inmediata, comunicación gestual (subrayan o mienten)
Inconvenientes: No queda constancia escrita, menos compromiso, reuniones estériles (personas que gse lucenh, gmarean la perdizh etc.)

Comunicación escrita

Soportes: cartas, fax, e-mail, notas internas etc.
Ventajas: Fuerza probatoria del contenido escrito, refuerzo del compromiso etc.
Inconvenientes: lentitud, acumulación de papeles etc.

Comunicación gestual

A través de los gestos, las personas refuerzan o contradicen sus palabras. Muchas empresas tienen muy en cuenta esto para verificar la certeza o falsedad de lo que se afirma oralmente.
5.2 Flujos de comunicación.-
Los canales de comunicación entre los distintos puestos tienen en cuenta los niveles de mando. Así desde de punto de vista jerárquico se distinguen:

Comunicación descendente:

La Dirección transmite la información que estima oportuna y conveniente. Se suela dar a través de la línea jerárquica mediante reuniones de los directores con los mandos intermedios y de estos a los subordinados suyos, Ho mediante circulares con carácter general.

Comunicación ascendente

Permite a la empresa conocer la opinión y posición de los niveles subordinados… Se suelen utilizar: buzones de sugerencias, reuniones con enlaces sindicales, con empleados etc.
5.3 Barreras y fallos de comunicación.-
–Escucha defectuosa: Personas que tratan de imponer sus opiniones y no escuchan a los demás
-Recelos en la comunicación: Si no hay un buen clima de trabajo pueden surgir recelos y desconfianza
-Exceso de información: un exceso de información impide asumir los datos recibidos y contestar de manera adecuada.
-Percepción selectiva: las personas tienden a escuchar lo que quieren oír
-Actitud predeterminada: A pesar de las consultas desde abajo la decisión ya está tomada por lo que la comunicación resulta estéril t frustrante.
-Mala selección del momento para establecer la comunicación: Conviene seleccionar el momento y el contexto así como el interlocutor válido para tener éxito.
6. – ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL.-
Organización formal gse denomina así a la establecida de forma oficial por la Empresa, reflejada en el organigrama. En ella están definidos los departamentos, grupos de trabajo, autoridad de los responsables, comunicación entre los miembros etc. Es por tanto oficial y conocida por todos sus miembros, los cuales están obligados a acatarla
Organización informal: ges una estructura alternativa que se forma al margen de la Empresa, por relaciones de amistad, existencia de líderes naturales, mal funcionamiento de los canales de información etc.H. Estos intereses y relaciones espontáneas no son establecidos por la organización de la Empresa, sino que surgen de manera natural, creándose normas de grupo que asumen ciertos roles y creándose canales informales de comunicación.
La organización informal no puede ser planificada ni estructurada por la empresa, lo único que puede hacer es conocerla y en la medida de lo posible tratar de que funciones a favor de los objetivos de la empresa. Para ello conviene conocer las normas del grupo, sus líderes etc. En la comunicación descendente suele ser utilizada de forma consciente para obtener datos, observar reacciones y adoptar estrategias etc. En la comunicación ascendente se puede utilizar para saber lo que realmente piensa la gente sobre política de la empresa, sus jefes, otros departamentos etc.
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. – NUEVAS TENDENCIAS DE ORGANIZACIÓN.-

-Organización matricial
Es una forma de departamentalización donde se combina una estructura de mando doble que recae sobre las mismas personas o departamentosh.
Se suele utilizar en actividades técnicas en las que intervienen de manera simultánea departamentos funcionales y proyectos. Al frente de cada proyecto se encuentra un director y en cada Dpto. Funcional otro, ambos mantienen cierto nivel de responsabilidad mutua.
Inconvenientes: Doble mando de cada Dpto. Que puede dar lugar a un conflicto de intereses y atribuciones.
-Estructura multidivisional
Propia de grandes empresas cuyo crecimiento se ha orientado a muchos productos, distintas plantas de producción y multimercados. Existen una serie de unidades organizativas (divisiones) coordinadas por la dirección general. Estas divisiones o unidades estratégicas de negocio son independientes, dotadas de sus propios recursos y su propio responsable El conjunto de las divisiones es coordinado y apoyado por la unidad de decisión central o Alta dirección.
-Organización en trébol:Considerada la organización del futuro ya que tiene en cuenta la evolución del empleo y el trabajo. Consta de tres partes:
-Núcleo de trabajadores estables que forman la estructura permanente de la empresa
-Fuerza de trabajo flexible: trabajadores con contrato a tiempo parcial o por temporadas
-Conexiones externas (subcontratas): formado por procesos y actividades que a la Empresa no le interesa realizar y las subcontrata. Se les exige calidad y se puede ir cambiando.