Tipos de Viaje

3. Viaje directo sin paradas

4. Viaje con paradas

5. Viajes con paradas y estancia programadas para continuar el trayecto al día siguiente

6. Viaje con transbordo

6.4 El Equipaje

Características del Equipaje:

1. Ropa y objetos personales para el viaje
2. Efectos personales necesarios
3. No necesita ser facturado ya que su transporte va dentro del billete
4. Peso limitado a un número de kg.
5. Volumen limitado al espacio que ocupan una o dos maletas
6. Si el bulto es pequeño se puede poner en los estantes, si es grande irá en las bodegas. Si se pasa del kg o cantidad, el pasajero deberá pagar un suplemento y no tendrá derecho a viajar con los bultos. Si quiere transportar animales deberá pagar una tarifa especial y con las debidas protecciones.

Se pueden firmar pólizas de seguros que cubran indemnización por un importe proporcional al recibido del seguro en caso de rotura etc. y por demora en la entrega del equipaje.

6.5 Modificaciones y Anulaciones del Viaje

A. Derechos y Obligaciones del Cliente

1. El cliente dispondrá de la información necesaria, debiendo poner las agencias a disposición del público el programa y oferta pertinente completa donde aparecerá información acerca de destinos, calendarios y duración del viaje, relación de establecimientos de alojamientos y categorías, medios de transporte, precio exacto del paquete, cláusulas de responsabilidades y condiciones de las cancelaciones.
2. Los paquetes que sufran modificaciones en las tarifas o precios, estas agencias podrán cargar al cliente los incrementos de los precios. Pero en todo momento el cliente puede desistir de los servicios solicitados o contratados teniendo derecho a la devolución de lo abonado. Pero deberá indemnizar a la agencia en las cantidades siguientes:
   • En caso de servicios sueltos: abonará los servicios de gestión y anulación.
   • En caso de los paquetes turísticos: abonará gastos de gestión y anulación si los hay. Penalización: de no presentarse a la hora no tendrá derecho a devolución alguna de la cantidad abonada.
3. En el caso de que alguno de los servicios sueltos o paquete turístico estuviera sujeto a condiciones económicas especiales, los gastos de anulación por desistimiento se establecerán de acuerdo con las condiciones acordadas entre las partes.

B. Derechos y Obligaciones de la Agencia

1. Cancelación o Sustitución

Si por cualquier cosa fuera imposible prestar alguno de los servicios en las condiciones pactadas, la agencia le dará la posibilidad al cliente de recibir el reembolso total de lo que abonó o la sustitución por otro de similares características en cuanto a categoría y calidad, abonando la diferencia si disminuye.

6.6 Organización de Viajes

La secretaria se tiene que ocupar del viaje tanto de ida como de vuelta, de las estancias en el lugar de destino, del programa a efectuar de trabajo y de la recopilación y archivo de las conclusiones después del regreso.

A. Preparación del Viaje

Primeramente hará un borrador acorde con el jefe viendo los objetivos, tareas, medios de transporte etc.

1. Objetivo del viaje
2. Destino
3. Itinerario
4. Medio de transporte
5. Duración del viaje
6. Fecha salida y actividades que se realizarán como la agenda mínima de reuniones, expediente de trabajo como informes, contratos etc.
7. La logística necesaria como el teléfono móvil, portátil, tarjetas, cheques, divisas… documentación necesaria como pasaporte etc.
8. Fecha regreso
9. Servicios complementarios en destino como los medios de locomoción para desplazamientos cortos, o alternativas de ocio cultural y deportivo. Con todo esto la secretaria empezaría a planear el viaje.

* En colaboración con la agencia de viajes

Si la elaboración del viaje es sencilla simplemente lo hará la propia secretaria, sino acudirá a una agencia de viajes ya conocida por experiencias pasadas y así consultará las tarifas, itinerarios, alternativas de transporte. Siempre tendrá en cuenta la categoría de su jefe preservando así también la imagen de la empresa. Si la secretaria decidiese después de tener el itinerario, que la agencia prepare el transporte, deberá darle con un tiempo suficiente los datos necesarios del DNI o pasaporte con el nombre y apellidos, edad etc., el lugar de destino, la fecha y hora más o menos de salida y de regreso, el medio de transporte para la ida y el regreso, asiento fumador o no, medio de transporte en destino, menús, presupuesto aproximado. Con todos estos datos la agencia preparará una opción de viaje idónea a lo solicitado.

* Preparar la orden de viaje con el anticipo económico necesario

La secretaria pasará a administración un justificante con la valía del viaje para así obtener la financiación en cuenta y al acabar el viaje hará otro para la liquidación.

B. Estancia en el Lugar de Destino

Hay que preparar toda la información posible del lugar a donde se viaja, el idioma por si se necesitan intérpretes, las costumbres, renta per cápita para saber más o menos lo que se gastará, régimen político, callejero de la zona, guía turística, alternativas de ocio cultural, deportivo etc., posibilidades de transporte urbano ya sea taxi, bus o un alquiler de un coche, moneda del lugar y tarjetas.

C. Programa de Trabajo

La secretaria junto con el jefe hará una agenda de trabajo donde se tendrán preparados los expedientes de trabajo como informes, contratos etc. Se tendrá que llevar la logística básica como teléfono móvil de cobertura internacional, portátil etc. No es conveniente llevar mucho material y si se necesitase más se alquilaría en el destino. También es conveniente llevar folletos propagandísticos de la empresa y tarjetas de presentación.

D. Recopilación y Archivo de las Conclusiones Después del Regreso

Una vez llegado de vuelta la secretaria deberá ordenar todos los expedientes y archivará los contratos y documentación que se utilizaron para los trabajos del jefe. También hay que rellenar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, de estancia, dietas etc. y junto con este impreso se debe entregar los justificantes de los gastos ocasionados como facturas o billetes.