1- Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una institución, en la que se muestran las unidades administrativas que las integran.

Clasificación de los Organigramas

Naturales

• Micro
• Macro
• Meso

Ámbito

• Generales
• Específicos

Contenido

• Integrales: Representaciones gráficas de todas las unidades administrativas.
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas las gerencias.
• Puestos, plazas y unidades: Indica las necesidades de puestos.

Presentación

• Verticales
• Horizontales
• Mixtos

2- Criterios Fundamentales para la Preparación de Organigramas

• Precisión: Todas las unidades administrativas.
• Sencillez: Debe ser simple y fácil de conversión.
• Uniformidad: Homogenizar las líneas y figuras.
• Presentación: Su funcionalidad depende de su formato y estructura.
• Vigencia: El organigrama debe mantenerse actualizado, en el margen debe indicarse la unidad responsable de elaborarlo y la fecha de actualización.

3- Metodología para el Análisis, Diseño y Control de Formas

Factibilidad para:

1. Analizar el procedimiento: Puesto que afecta y número de operaciones y actividades.
2. Recursos humanos: Asignar a personal capacitado para el diseño de formas.
3. Recursos materiales: Considerar el volumen de formas para enviar a imprenta y considerar el presupuesto.
4. Requisitos mínimos: Verificar requisitos mínimos indispensables en cantidad y calidad de las formas.

4- Concepto de Diagrama de Flujo

Es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos por medio de símbolos que clarifican la interrelación de factores.

5- Símbolos Utilizados en el Diagrama de Flujo

a) Abstractos: Figuras geométricas a las que se les atribuye un significado

• 1: ASME: Símbolo utilizado en el área de producción.
• 3 ISO: Simbología para apoyar la garantía de calidad de consumidores y clientes de acuerdo a la norma ISO-9000:2000.

b) Figurativas: Fotografía, dibujos o caricaturas que presentan alguna operación que ejecuta una persona, máquina o documento.

6- Concepto de Diagrama de Flujo

Es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos por medio de símbolos que clarifican la interrelación de factores.

7- Tipos de Diagrama de Flujo (Clasificación)

• Formato
• Naturaleza
• Contenido

Formatos

• Vertical: Arriba hacia abajo.
• Horizontal: Izquierda-derecha.
• Panorámico: Vertical-horizontal.
• Arquitectónico

8- Clasificación de los Manuales

Por su Naturaleza:

• Macro administrativos: Son los manuales que pertenecen a todas las organizaciones (2 o más organizaciones).
• Micro administrativos: Son documentos que pertenecen a una sola organización.
• Meso administrativos: Franquicias.

Por su Contenido:

• De organización: Contienen información detallada sobre los antecedentes, estructura orgánica, organigramas, misión, visión, funciones del puesto, etc. Gestión de calidad: certificación, políticas, puestos, contenido múltiple.

Por su Ámbito:

• Generales: Son documentos que contienen información de operación y personal.
• Específicos: Manuales que se concentran en información de una unidad administrativa, una sola área.
• Enfoque: Incluye el manual de organización, procedimientos y sistemas de gestión de calidad.

9- Contenido del Manual de Organización

Documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. Asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de la organización.

10- Aspectos Intrínsecos y Extrínsecos del Análisis de Puestos

Los Aspectos Intrínsecos se refieren a la descripción del cargo tales como:

• El nombre del Cargo.
• Posición del cargo en el organigrama.
• Contenido del cargo (tareas o funciones).

Los Aspectos Extrínsecos se refieren al análisis del cargo, en este caso se refiere al perfil del analista que anteriormente se explicó.

• Requisitos intelectuales: Instrucción básica necesaria, experiencia necesaria, iniciativa necesaria, aptitudes necesarias.
• Requisitos Físicos: Esfuerzo físico necesario, concentración necesaria, constitución física necesaria.
• Condiciones de trabajo: Este se refiere a las condiciones en que el trabajador se desempeña (ambiente de trabajo – riesgos).

11- Perfil y Alto Desempeño

Análisis de información de puesto, identificar y aislar tareas de cada puesto, examinar cómo se desempeñan las tareas, identificar áreas de oportunidad.

Antecedentes del perfil, necesidad, enfoque proactivo, mejora constante, creatividad, compromiso de sus miembros.

12- Elementos que Integran el Perfil de Alto Desempeño

• Misión: Justificar la existencia del puesto, estándares, normas de calidad (tiempo, precisión).
• Acciones clave: Trabajo en equipo y aportación de ideas.
• Redes de trabajo: Asociación con otros puestos.
• Medio ambiente y condiciones de trabajo: Cultura de la organización, riesgos de trabajo.
• Competencias: Resolver problemas, actividades complejas.

13- Los Pasos para el Perfil

• Racional: Formar un comité integrado por jefes de área.
• Definir la misión del puesto.
• Determinar los comportamientos de alto desempeño.
• Deductiva: Determinar cuáles empleados se consideran sobresalientes.
• Analizar sus comportamientos.
• Aplicar pruebas de habilidades y personales.

14- Principios del Diseño Organizacional

Es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones.

15- Tipos de Departamentos

1. El Dpto. Comercial/Ventas: Consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.
2. El Dpto. de Producción: Fabrica la producción más el stock objetivo que luego será comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.
3. El Dpto. de Compras: Adquiere buenas materias primas a buen precio siempre cuando es necesario, sin roturas de stock.
4. El Dpto. de Administración: Contabiliza las facturas emitidas y recibidas, cobra a los clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en las fechas correspondientes.

16- Concepto de Análisis y Descripción de Puestos

Análisis: Se define como la determinación de tareas que componen un puesto.

Descripción de puestos: Resulta del análisis de puesto, es la relación detallada de atribuciones o tareas del puesto.

Departamentalización

• Por función
• Producto
• Territorio
• Cliente
• Proceso o equipo