Distribución Racional de las Tareas a lo Largo de la Jornada

A) Horas de Alto y Bajo Rendimiento

Se deben identificar las horas de respuesta activa y aquellas con un rendimiento menor.

B) Clasificación y Asignación de las Tareas en Función de la Curva de Rendimiento

Es necesario clasificar las tareas y determinar cuáles se deben realizar. Luego, se valoran según:

• La variable de urgencia: Determina si una tarea puede esperar o no.
• La variable de importancia: Se refiere a las tareas que definen el puesto de trabajo.

Dos puntos de vista:

• Desde el punto de vista de quien demanda un servicio.
• Desde el punto de vista de quien tiene que realizar el servicio.

Aprender a decir NO:

• Tener iniciativa en el trabajo: No dejarse manipular por una frase bonita o de halago.
• No aceptar que le prioricen tareas.

Variable de dificultad: Conocerla permite distribuir las tareas en horas altas o bajas, ya que según la dificultad se necesita más concentración y esfuerzo.

Dominio del Tiempo

A) Planificación de la Jornada

1. Media hora para «Ordenar material, pensar en las tareas más urgentes y difíciles, tomar control del trabajo».
2. Tareas urgentes y sencillas pendientes del día anterior.
3. La tarea más difícil de la mañana.
4. A media mañana es cuando hay más interrupciones (afrontarlas adecuadamente).
5. Por la tarde, repetir el esquema de la mañana.

B) Afrontar Interrupciones

Rompen el ritmo de trabajo y, si son continuadas, provocan errores y estrés.

Características:

• El que interrumpe cree que está solo y no causa problema.
• Dejar la tarea que se está haciendo.
• Cuando se retoma la tarea, puede haber otra interrupción.
• Las interrupciones suelen acumularse.
• Las interrupciones suelen provocar errores que generan nuevas tareas para solucionarlos.

Soluciones:

• Priorizar tareas.
• Utilizar la centralita o el buzón de voz para que no entren llamadas.
• Fijar un día o un horario de visitas.
• Hacer ver a los demás que no se puede interrumpir.
• No perder la calma ni la iniciativa.
• Expresar emociones sin emitir juicios de valor sobre otros.

C) Atender a una Sola Tarea

Realizar las tareas de una en una. Planificar las tareas por partes «si no se puede paralizar, tarde o temprano».

D) Cuidado con los Papeles

No mezclar ni traspapelar documentos, sobre todo debido a las interrupciones.

E) Origen del Estrés

Cuando no tenemos claras las prioridades, somos incapaces de decir que no a una interrupción. Eso supone que vamos relegando la realización de nuestras tareas y pondremos como excusa las interrupciones de los demás. Ayudar siempre en las tareas de los demás hará que no seamos capaces de hacer las nuestras. No cumplir con las nuestras generará estrés.

F) Romper el Círculo Estresante

Surge poco a poco, su resultado es una acumulación de tareas e incremento del cansancio. Para salir de este círculo, hay que planificar, unirlo con voluntad y completar un trabajo efectivo.

Si no priorizamos tareas, nos sucederá lo siguiente:

1. Sensación de estar todo el día ocupado.
2. No acabar tarea alguna.
3. Sentimiento de culpa por no concretar tareas.
4. Baja la autoestima.

Organización de la Agenda

A) Organización de la Agenda

Para llevar una agenda, hay que colocar adecuadamente la información y consultarla para recuperarla.

Tipos de Agenda:

• Normal o estándar: Una agenda sencilla con partes imprescindibles.
• Agenda personal: Contiene una gran cantidad de información, pero de fácil acceso.
• Agenda electrónica: Muy útil por la gran cantidad de información que puede almacenar.
• Agenda del ordenador: Gran cantidad y variedad de software en agendas.

Partes Mínimas:

• Listín telefónico y direcciones: Registrado alfabéticamente.
• Calendarios: Del presente año, el pasado y el siguiente.
• Planning: Mensuales, trimestrales y anuales.
• Diario: Día a día, semana a semana.

B) Agendas Profesionales de Secretariado

• Agenda del secretario: En ella, el secretario planificará las tareas anotándolas en el día y en la hora determinada.
• Agenda del jefe: Se anotarán actividades que sean del jefe «reuniones, visitas…».

C) Gestión de la Agenda del Jefe

• El Familiar: Relacionado con la vida privada y familiar, no podremos invadirla, no podremos planificar nada en ella, salvo en casos muy excepcionales si él nos da permiso.
• Tiempo de Ocio: No se debe interrumpir, excepcionalmente se podría si da permiso. Un ejemplo serían actividades deportivas.
• Tiempo empresarial: Conocer las costumbres y horas que dedica. Planificar las tareas en este espacio. Tareas programadas con el suficiente espacio para poder realizarlas. Considerar las horas altas y bajas. Tener en cuenta que actividades como reuniones no tienen una hora exacta de finalización. Es confidencial, debe estar guardada.

D) Planificación Diaria, Mensual y Anual

Realizar un plan temporal siguiendo las normas:

1. Objetivos concretos y asequibles.
2. El objetivo debe tener un plazo temporal (diario, semanal, mensual).
3. Conocer el ritmo biológico personal.

Materialización: Para que el plan de trabajo diario sea un éxito, primero elaboraremos un borrador de tareas y, después de depurarse, se concretará una distribución de tareas plasmadas según nos dicte el planning.