Mapa de Procesos

El mapa de procesos proporciona una visión general de todos los procesos de una organización o de un área específica, mostrando cómo se relacionan entre sí. Incluye los procesos principales, los subprocesos y su secuencia general, pero no entra en detalles de tareas o decisiones específicas. Es una representación más general de los procesos clave, estratégicos y de soporte dentro de una organización. Sirve para identificar y clasificar los procesos, mostrando cómo se interrelacionan entre sí para cumplir con los objetivos estratégicos. En esta etapa, no se entra en detalles operativos; se trata de comprender el panorama general.

Factores a considerar al estructurar el mapa

• Objetivo del mapa: ¿Es para diagnóstico, mejora continua, auditoría, certificación (como ISO 9001)?
• Tamaño y complejidad de la organización: Las grandes organizaciones suelen beneficiarse más de la estructura estratégica operativa-apoyo.
• Audiencia: ¿El mapa está dirigido a líderes estratégicos, empleados operativos o consultores externos?
• Normativas o estándares específicos: Algunos sectores (ej., salud, manufactura) pueden requerir estructuras específicas para cumplir con regulaciones.

Diagrama de Flujo de Procesos

Un diagrama de flujo de procesos es una herramienta visual que representa las distintas etapas, actividades y decisiones que componen un proceso en una organización.

Los diagramas de flujo de procesos ayudan a los equipos a comprender cómo se desarrolla un proceso, identificar cuellos de botella, áreas de mejora y optimizar el flujo de trabajo. Los diagramas de procesos ayudan a visualizar la secuencia y estructura de actividades, facilitando la identificación de riesgos y oportunidades de mejora en la gestión.

Por ejemplo: En el contexto de un proceso de gestión de riesgos operacionales, un diagrama podría ilustrar el flujo desde la identificación de un riesgo hasta su evaluación, tratamiento, y monitoreo. Este diagrama no solo mapea las actividades, sino también especifica los roles de cada área, como el equipo de auditoría interna o los responsables de cumplimiento.

Normas de Diagramación

Los símbolos de diagramación empleados internacionalmente son elaborados por las siguientes instituciones:

• American National Standard Institute (ANSI)
• American Society of Mechanical Engineers (ASME)
• Business Process Model and Notation (BPMN)
• International Organization for Standarization (ISO)
• Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institut fur Normung (DIN)

Diagrama de flujo de procesos American National Standard Institute (ANSI)

Óvalos: Inicio y fin – Rectángulos: Actividades – Rombos: Decisiones dentro del proceso – Flechas: Conexiones de flujo

Diagrama de flujo de procesos American Society of Mechanical Engineers (ASME)

Desarrolla normas más técnicas y orientadas al ámbito industrial y de ingeniería mecánica. Los diagramas de ASME incluyen símbolos específicos para tuberías, válvulas, equipos y otros componentes industriales, y se centran en asegurar la precisión técnica de estos elementos.

Diagrama de flujo de procesos Business Process Model and Notation (BPMN)

Es una norma aceptada internacionalmente y se destaca por ser visualmente intuitiva, lo cual facilita la comunicación entre técnicos y personal no técnico en la gestión de procesos empresariales.

• Eventos (círculos): Indican el inicio, fin o eventos intermedios en un proceso (por ejemplo, inicio de un proceso o recepción de un mensaje).
• Actividades (rectángulos con bordes redondeados): Representan tareas o subprocesos dentro del flujo de trabajo.
• Compuertas (rombos): Indican decisiones o puntos de control, permitiendo el flujo condicional en el proceso.
• Flujos de secuencia (flechas): Conectan los elementos en el orden en que deben ejecutarse.
• Piscinas y carriles (pools y lanes): Usados para organizar las actividades por roles o departamentos, ilustrando qué parte del proceso corresponde a cada actor.

Diagrama de flujo de procesos International Organization for Standardization (ISO)

No tiene una simbología única para diagramas de flujo de procesos, pero sus estándares sí establecen pautas sobre cómo deben documentarse y gestionarse los procesos. Algunos de sus documentos como ISO 9001 (gestión de calidad) y la serie ISO 5807 (representación gráfica) definen símbolos comunes que pueden emplearse en flujos de procesos.

• Rectángulos: Para actividades o tareas.
• Óvalos o círculos: Para inicio y fin del proceso.
• Rombos: Para decisiones dentro del proceso.
• Flechas: Para indicar el flujo o secuencia.

Diagrama de flujo de procesos Deutsches Institut für Normung (DIN)

El Instituto Alemán de Estandarización, o DIN, establece normas para diagramas de flujo de procesos que se asemejan a los estándares de ISO, pero con algunas particularidades en su simbología en ámbitos industriales y técnicos.

• Símbolos de procesos básicos: Similares a los de ISO, como rectángulos para actividades y rombos para decisiones.
• Símbolos específicos para procesos industriales: Como los que representan maquinaria, equipos o estaciones de trabajo.
• Flujos de trabajo organizacionales o de procesos de manufactura: En los que se detallan roles y equipos involucrados en cada etapa.