Clases y Sistemas de Ordenación de Archivos

Existen diversos criterios para clasificar los archivos que podemos encontrar. La clasificación puede basarse en:

• La frecuencia de uso
• El lugar de almacenamiento
• El tipo de documentos
• Las personas que tengan acceso
• La importancia de la información
• La procedencia de los datos
• El volumen de los documentos

Si bien todos son relevantes, los más importantes suelen ser la frecuencia de uso y el lugar.

Clasificación por Frecuencia de Uso

• Archivos activos: Contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance de los trabajadores, idealmente sin necesidad de que se levanten de su lugar de trabajo.
• Archivos semiactivos: Contienen la información no activa que utilizamos de manera circunstancial y que debe estar próxima al archivo activo.
• Archivos pasivos: Contienen aquella información que no se utiliza casi nunca, ya sea porque corresponde a acciones pasadas o porque simplemente se guarda por una cuestión legal o de valor histórico.

Clasificación por Lugar de Almacenamiento

• Archivos centralizados: Toda la documentación se almacena en un único lugar.
• Archivos descentralizados: La documentación se distribuye en diferentes ubicaciones o departamentos.

Procedimientos y Equipamiento de Archivo

Es importante proceder del mismo modo con todos los documentos que ingresan al archivo para garantizar que toda la documentación sea guardada y ordenada siguiendo el mismo criterio. Un procedimiento estándar a seguir para archivar la documentación podría ser:

1. Revisar los documentos.
2. Clasificar los documentos.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles.
4. Archivar los documentos previamente ordenados.

Derechos de los Interesados (LOPD)

Los derechos que poseemos las personas físicas a las que los datos cedidos hacen referencia, y que aparecen recogidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y normativas posteriores como el RGPD, son:

• Derecho de oposición: El que disponemos como afectados para oponernos al tratamiento de nuestros datos personales o a su transmisión.
• Derecho de impugnación (Decisiones automatizadas): No estamos obligados a soportar decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluidas la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre nosotros o nos afecten significativamente de modo similar.
• Derecho de información (anteriormente consulta): Es el derecho que tenemos a ser informados sobre el tratamiento de nuestros datos, incluyendo la identidad del responsable, las finalidades, etc.
• Derecho de acceso: Saber si nuestros propios datos están siendo objeto de tratamiento y, en caso afirmativo, acceder a ellos y obtener información sobre dicho tratamiento.
• Derecho de rectificación: Como afectados, podemos solicitar la corrección de los datos inexactos.
• Derecho de supresión (o «al olvido», anteriormente cancelación): Podemos solicitar la eliminación de nuestros datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.
• Derecho a la limitación del tratamiento: Permite solicitar la suspensión del tratamiento de datos en determinadas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de los datos: Recibir los datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable.
• Derecho de indemnización: Podremos solicitar indemnización por los daños y perjuicios que nos puedan haber ocasionado como consecuencia del incumplimiento de la normativa de protección de datos.

Firma Digital y Firma Electrónica

La firma digital es un mecanismo criptográfico que sirve para demostrar la autenticidad e integridad de un mensaje digital o de un documento electrónico.

La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Tiene un valor legal equivalente a la firma manuscrita bajo ciertas condiciones establecidas por la ley (como en el reglamento eIDAS en Europa).

Funciones de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)

La AEPD tiene diversas funciones:

En relación con las personas a que se refieren los datos:

• Atender a sus peticiones y reclamaciones.
• Informar de los derechos reconocidos en la ley.
• Promover campañas de difusión a través de los medios.

En relación con quienes tratan datos:

• Emitir las autorizaciones previstas en la ley.
• Autorizar las transferencias internacionales de datos.
• Requerir medidas de corrección.
• Ejercer la potestad sancionadora.

En la elaboración de normas:

• Asesorar al Parlamento y al Gobierno sobre los proyectos de normas de desarrollo de la LOPD y otras que incidan en materia de protección de datos.

En materia de telecomunicaciones:

• Tutelar los derechos y garantías de los abonados y usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas (en coordinación con otros organismos).

Otras funciones:

• Cooperación internacional en materia de protección de datos.
• Publicar datos agregados para permitir la realización de estadísticas públicas sobre protección de datos.

DNI Electrónico (DNIe)

El Documento Nacional de Identidad (DNI) tradicional tiene el valor suficiente para acreditar, por sí solo, la identidad física de las personas. Con la aparición del DNI electrónico (DNIe), se le han sumado nuevas utilidades como son:

• Acreditar electrónicamente y de forma fehaciente la identidad de la persona.
• Firmar digitalmente documentos electrónicos, otorgándoles una validez jurídica equivalente a la que les proporciona la firma manuscrita.

Sus principales ventajas hacen referencia a la seguridad y a la comodidad.

Gracias a estas ventajas, el DNI electrónico (DNIe) tiene una variedad de aplicaciones cada vez mayor. Así, se están desarrollando sistemas que permiten su utilización para:

• Realizar compras firmadas a través de Internet.
• Hacer trámites completos con las Administraciones Públicas a cualquier hora y sin tener que desplazarse ni hacer colas.
• Realizar transacciones seguras con entidades bancarias.
• Acceder al edificio donde trabajamos.
• Utilizar de forma segura nuestro ordenador personal.
• Participar en una conversación por Internet con la certeza de que nuestro interlocutor es quien dice ser.

Funciones y Finalidades del Archivo

El archivo debe funcionar como la memoria colectiva de una empresa y su importancia es vital para el buen funcionamiento de ella. Este debe cumplir al menos las siguientes funciones:

• Almacenar: Guardar la documentación de forma organizada.
• Conservar: Asegurar la perdurabilidad física y la integridad de los documentos.
• Recuperar: Facilitar el acceso y la consulta rápida de la información archivada.

Principios de la LOPD (y RGPD)

La ley establece una serie de principios sobre los que se desarrolla la protección de datos personales. Algunos de los más importantes son:

• Calidad de los datos (Exactitud): Los datos deben ser exactos y, si fuera necesario, actualizados.
• Deber de información (Transparencia): Informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos.
• Deber de secreto (Confidencialidad): Quienes traten datos personales están obligados a guardar secreto profesional.
• Consentimiento del afectado (Base legitimadora): El tratamiento suele requerir el consentimiento del interesado, salvo excepciones legales.
• Limitación de la finalidad: Los datos deben ser recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no ser tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines.
• Minimización de datos: Los datos deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.
• Limitación del plazo de conservación: Los datos deben ser mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento.
• Seguridad de los datos (Integridad y Confidencialidad): Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales.
• Responsabilidad proactiva (Accountability): El responsable del tratamiento debe ser capaz de demostrar el cumplimiento de los principios.