Modelo de Diagnóstico Organizacional: Seis Cajas de Weisbord

Este modelo proporciona un marco para analizar el funcionamiento interno de una empresa, identificando áreas problemáticas y oportunidades de mejora. Se centra en seis variables clave:

1. Propósito: ¿Cuál es la misión y visión de la empresa? ¿Están claramente definidas y comunicadas?
2. Estructura: ¿Cómo se organiza el trabajo? ¿La estructura es adecuada para los objetivos de la empresa?
3. Relaciones: ¿Cómo se gestionan los conflictos? ¿Existe una comunicación efectiva entre los diferentes niveles y departamentos?
4. Recompensas: ¿Existen incentivos para motivar a los empleados? ¿El sistema de recompensas es justo y equitativo?
5. Liderazgo: ¿Los líderes mantienen el equilibrio y la dirección? ¿Qué estilo de liderazgo predomina?
6. Mecanismos Útiles: ¿Se cuenta con la tecnología y los procesos adecuados para facilitar la coordinación y la eficiencia?

Niveles de Diseño Organizacional

El diseño organizacional se puede abordar en tres niveles interrelacionados:

• Nivel Empresa General: Diseño de la estrategia organizacional, su estructura y procesos globales.
• Nivel Grupo o Departamento: Diseño de la estructura de cada grupo y herramientas para gestionar las relaciones entre empleados (horarios, normas, etc.).
• Nivel Puesto de Trabajo Individual: Diseño de cada puesto para asegurar la correcta ejecución de las tareas requeridas.

Áreas de Diagnóstico e Intervención en la Organización

A continuación, se presentan diversas áreas clave para el diagnóstico organizacional, junto con las variables a considerar y posibles estrategias de intervención:

Comunicación Interna

• Problema: Falta de comunicación efectiva en la empresa (identificar el tipo de comunicación a fomentar: ascendente, descendente o lateral).
• Fundamentación:
  • Difusión clara de los objetivos.
  • Fomento de la participación entre pares y departamentos.
  • Consenso en la metodología de trabajo.
  • Establecimiento de flujos de trabajo claros.
  • Implementación de nuevas políticas.
• Intervención:
  • Plan de comunicación integral.
  • Reuniones periódicas y escucha activa.
  • Canales de comunicación: correo directo, tablón de anuncios, revista interna, intranet.
  • Wiki o blog corporativo.
  • Programa de sugerencias y buzones de ideas.
  • Equipos de trabajo multidisciplinarios.

Formación y Desarrollo de Carrera

• Problema: Falta de formación de los trabajadores o equipos.
• Fundamentación:
  • Adaptación a nuevos roles.
  • Adquisición de conocimientos actualizados.
  • Mejora de competencias profesionales.
  • Desarrollo de especialización.
  • Mejora en la atención a usuarios/clientes.
  • Optimización de resultados.
• Intervención:
  • Plan de formación continua.
  • Cursos de postgrado y especialización.
  • Presentación de propuestas de mejora.
  • Cursos online y plataformas de e-learning.
  • Talleres, jornadas y conferencias.

Dotación de Recursos Humanos

• Problema: Personal sobrecargado de trabajo (limitaciones presupuestarias para nuevas contrataciones).
• Fundamentación:
  • Aumento de la capacidad de gestión.
  • Mejora en la calidad del servicio.
  • Atención a nuevas demandas.
  • Interacción con otros servicios y departamentos.
  • Creación de equipos de trabajo específicos.
  • Cumplimiento de objetivos estratégicos.
  • Flexibilidad horaria y de tareas (beneficio para usuarios/clientes).
• Intervención:
  • Convocatorias públicas de empleo.
  • Listas de distribución, oficinas de empleo y portales virtuales.
  • Outsourcing (externalización) de servicios.
  • Redistribución de tareas entre los trabajadores existentes.
  • Concursos internos de promoción.
  • Desarrollo de planes de carrera.

Grupos Organizacionales

• Problema: Incertidumbre sobre el futuro laboral, bajos niveles de motivación, falta de sinergia en los equipos.
• Fundamentación:
  • Mejora de la eficiencia operativa.
  • Optimización de recursos y servicios.
  • Consenso en las líneas de actuación.
  • Fomento de la seguridad, estatus, autoestima, pertenencia y poder en los trabajadores.
  • Flexibilidad y funcionalidad en los roles interpersonales.
  • Orientación de la energía del grupo hacia la tarea.
• Intervención:
  • Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
  • Benchmarking (comparación con las mejores prácticas).
  • Planes de actuación para problemas concretos.
  • Establecimiento de un clima de confianza (metas específicas).
  • Consultoría en procesos.

Relaciones Laborales

• Problema: Falta de alianzas estratégicas.
• Fundamentación:
  • Trabajo conjunto con otros departamentos.
  • Coliderazgo de proyectos.
  • Fomento de la innovación y la creatividad.
  • Alineación de todos los *stakeholders* (grupos de interés).
• Intervención:
  • Grupos de trabajo interdisciplinarios (informáticos, profesores, estudiantes, etc.).
  • Grupos de expertos en áreas específicas.
  • Proyectos comunes entre departamentos.

Motivación y Reconocimiento

• Problema: Trabajadores desmotivados, falta de reconocimiento, aversión al trabajo.
• Fundamentación:
  • Mayor implicación y compromiso.
  • Asunción de responsabilidades.
  • Estímulo a la iniciativa.
  • Fomento del sentido de pertenencia.
• Intervención:
  • Reconocimiento público de logros.
  • Beneficios sociales (seguro médico, etc.).
  • Pago por rendimiento extraordinario.
  • Compensación y reconocimiento (evaluación de desempeño 360°).
  • Programa de incentivos (especialización).

Clima Laboral

• Problema: Clima laboral negativo (identificar si es autoritario o participativo).
• Fundamentación: El clima laboral (percepción del ambiente de trabajo) impacta en el comportamiento, la motivación, la productividad, la satisfacción, la rotación y la adaptación de los trabajadores.
• Intervención:
  • Encuesta de clima laboral (para determinar el grado de intervención).
  • Consultoría en procesos.
  • Intervención de terceros (mediación).
  • Intervención grupal (dinámicas de grupo).

Salario

• Problema: Desigualdad salarial.
• Fundamentación: Evitar el menoscabo en las relaciones laborales y la discriminación (género, etc.).
• Intervención:
  • Fomentar la equidad salarial por cargo.
  • Salario directo e indirecto (beneficios).
  • Plan de compensación transparente.

Estructura Organizacional

• Problema: Estructura organizacional mal definida.
• Fundamentación: La estructura controla la coordinación, la motivación y el comportamiento de las personas. Es un sistema formal de tareas y relaciones de autoridad. Debe proporcionar una visión estratégica compartida y basada en valores.
• Intervención:
  • Intervención de terceros (consultoría externa).
  • Comunicación de los valores y la visión organizacional.
  • Revisión periódica de la estructura (adaptación a cambios internos y externos).

Comportamiento Organizacional

• Problema: Incongruencia entre los valores organizacionales y los valores individuales o departamentales.
• Fundamentación: El comportamiento de los individuos, grupos y la estructura afecta la efectividad de la organización.
• Intervención:
  • Consultoría en procesos.
  • Comunicación interna efectiva.

Satisfacción Laboral

• Problema: Insatisfacción laboral (estrés, salario, promoción, seguridad, etc.).
• Fundamentación: La satisfacción laboral genera sentimientos positivos, aumenta la productividad, reduce el ausentismo y la rotación.
• Intervención:
  • Medición de la satisfacción laboral (encuestas).
  • Paquete de prestaciones atractivo.
  • Planes de carrera definidos.
  • Flexibilidad de horario (conciliación vida laboral y personal).

Equidad y Justicia Organizacional

• Problema: Percepción de inequidad o injusticia.
• Fundamentación: Si el trabajador percibe una relación justa entre desempeño y recompensa, y entre recompensas y metas personales, se sentirá más motivado e involucrado.
• Intervención:
  • Bonos por alcance de objetivos.
  • Participación en el proceso de asignación de aumentos (transparencia).
  • Comunicación amable y gentil por parte de las jefaturas.

Liderazgo

• Problema: Liderazgo ineficaz (identificar el estilo de liderazgo).
• Fundamentación: Un líder eficaz define y soluciona problemas, orienta a las personas, restablece el orden y mantiene las normas. Un líder positivo fomenta la creatividad.
• Intervención:
  • Evaluación del líder (identificar estilo, confianza, influencia).
  • Capacitación en liderazgo efectivo (firmeza y cercanía).
  • Desarrollo de inteligencia emocional en los líderes.
  • Coaching o cursos de comunicación efectiva.

Poder

• Problema: Uso inadecuado del poder (recompensas y sanciones, negar o prometer incrementos salariales, retener ascensos). El poder puede tener bases interpersonales, estructurales o situacionales.
• Fundamentación: El poder del cargo puede influir (positiva o negativamente) en el comportamiento de otros. Fuentes de poder: posición en la estructura, carisma, experiencia, coalición, razón, amabilidad, negociación, autoridad superior, sanciones.
• Intervención:
  • Coaching a líderes.
  • Intervención de terceros (mediación).
  • Evaluación de desempeño.
  • Talleres de habilidades blandas.
  • Focus groups (evaluación por parte de los subordinados).
  • Observación directa del comportamiento del líder.

Cambio Organizacional

• Problema: Resistencia al cambio.
• Fundamentación: El cambio es necesario para implementar procesos de excelencia operacional y mejora continua.
• Intervención:
  • Comunicación clara de los beneficios del cambio (individuales y organizacionales).
  • Departamento de comunicación (gestión del cambio).
  • Cultura de innovación continua, colaborativa y participativa.
  • Formación en nuevas habilidades.
  • Mecanismos de retroalimentación (feedback).

Ingresos y Egresos

• Problema: Inconsistencias en los procesos de ingreso y egreso de personal.
• Fundamentación: Son procesos centrales de RR.HH.
• Intervención:
  • Ingresos: Inducción a la cultura organizacional (kit de bienvenida).
  • Egresos: Programas de *outplacement* (para mayores de 60/65 años o en casos de fusiones).

Administración de la Diversidad

• Problema: Falta de sensibilidad a la diversidad en las prácticas de RR.HH.
• Fundamentación: Programas para atender las necesidades individuales (inserción laboral de personas con discapacidad, contratación de mujeres en puestos gerenciales).
• Intervención:
  • Intervención de terceros (consultoría en diversidad).
  • Contratación de personas con discapacidad (puestos adaptados).
  • Asociación con fundaciones.
  • Políticas de reglamento interno y código de conducta (inclusión).

Gestión de las Diferencias Generacionales

Este punto no se desarrolla en el documento original, pero es un aspecto crucial en la gestión de RRHH actual. Se debe considerar cómo las diferentes generaciones (Baby Boomers, Generación X, Millennials, Generación Z) interactúan, se motivan y contribuyen a la organización. Se pueden implementar estrategias de *mentoring* inverso, programas de *coaching* intergeneracional y políticas de flexibilidad laboral adaptadas a las necesidades de cada grupo.