Objetivos de la Contabilidad en la Gestión del Mantenimiento

Medir, analizar, registrar y controlar los costes asociados al mantenimiento para optimizar recursos y apoyar decisiones empresariales.

Propósito Principal de la Contabilidad de Gestión en la Toma de Decisiones

Facilitar información detallada y analizada para optimizar el uso de los medios disponibles y apoyar decisiones operativas y de control de gestión.

Herramienta Útil para Interrelacionar Resultados Financieros y No Financieros: CMI

El CMI (Cuadro de Mando Integral) es una herramienta útil para interrelacionar los resultados financieros y no financieros del mantenimiento, alineándolos con los objetivos empresariales.

Ventajas de Externalizar los Servicios de Mantenimiento Especializado

• Reducción de costes fijos al disminuir la plantilla.
• Acceso a conocimientos y equipos especializados.
• Disponibilidad de conocimientos técnicos específicos.

Etapas Generales en el Proceso de Contratación Externa

Las etapas generales incluyen:

1. Previsión presupuestaria: Planificar las necesidades de contratación.
2. Selección de contratistas: Evaluar y seleccionar a las empresas adecuadas.
3. Elaboración de solicitudes y pliego de condiciones: Definir el alcance detallado de los trabajos.
4. Recepción y análisis de ofertas: Evaluar las propuestas recibidas.
5. Adjudicación del contrato: Formalizar el acuerdo con el proveedor seleccionado.
6. Ejecución y supervisión de los trabajos: Controlar el cumplimiento del contrato.

Tipos de Mano de Obra en Mantenimiento

• Directa: Personal que ejecuta directamente el trabajo de mantenimiento.
• Indirecta: Personal de mando, supervisión y organización.
• Ocasional: Personal de apoyo requerido en circunstancias específicas.

El Dilema del Stock de Repuestos

Consiste en equilibrar la necesidad de garantizar la disponibilidad operativa de los equipos con los costes asociados al almacenamiento de repuestos. Es inviable operar sin stocks debido a la imprevisibilidad de las averías, los tiempos de entrega y la necesidad de asegurar la disponibilidad.

Inconvenientes Asociados al Mantenimiento de un Stock

• Costes financieros: Derivados de la inversión inmovilizada y los gastos de almacenamiento.
• Obsolescencia: Riesgo de que los repuestos queden anticuados o inutilizables.
• Pérdida, extravío o robo: Riesgos inherentes a la gestión física del inventario.

Características Principales para un Correcto Almacenamiento

• Ubicación adecuada para materiales peligrosos.
• Separación física de materiales incompatibles.
• Condiciones ambientales apropiadas (temperatura, humedad, etc.).
• Fácil acceso y manipulación segura de los materiales.
• Identificación clara de los pañoles y ubicaciones.
• Existencia de un registro actualizado de inventario.
• Evitar la acumulación innecesaria de materiales usados o desechados.

Evolución Conceptual de los Costes de Mantenimiento

Los costes de mantenimiento han evolucionado desde ser considerados un mero coste indirecto a ser vistos como una actividad estratégica fundamental, alineada con los objetivos globales de la empresa. Herramientas como el CMI permiten analizar tanto los resultados financieros como los no financieros de esta actividad.

Diferencia entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de Costes

La contabilidad financiera se enfoca en generar información para usuarios externos (inversores, acreedores, reguladores), siguiendo normativas estandarizadas. La contabilidad de costes (o de gestión) se centra en el análisis y registro detallado de los costes internos para facilitar la toma de decisiones operativas y de gestión dentro de la empresa.

Concepto de Coste

Es el equivalente monetario de los recursos consumidos (materiales, mano de obra, servicios, etc.) para producir bienes o prestar servicios.

Principales Clases de Costes

• Directos: Tienen una relación directa y medible con el producto o servicio final (ej. repuesto específico para una máquina).
• Indirectos: Son comunes a dos o más productos o centros de coste y requieren criterios de reparto para su asignación (ej. alquiler de la nave de mantenimiento). En ocasiones, pueden convertirse en directos si se establece una medición específica.
• Fijos: Permanecen constantes dentro de un rango de actividad, independientemente de las variaciones en el volumen de producción o servicio (ej. salario del jefe de mantenimiento).
• Variables: Varían de forma proporcional a los cambios en el nivel de actividad (ej. coste de lubricantes consumidos según horas de funcionamiento).
• De intervención: Costes directamente relacionados con las intervenciones específicas de mantenimiento (mano de obra directa, repuestos, servicios externos para una reparación concreta).

Diferencias Clave entre Costes Directos e Indirectos

Los costes directos se pueden asignar de forma inequívoca y directa a un objeto de coste (producto, servicio, orden de trabajo). Los costes indirectos, al ser comunes a varios objetos de coste, requieren un criterio o base de reparto (ej. horas máquina, metros cuadrados) para su imputación.

Punto de Equilibrio en Relación a los Costes

También conocido como umbral de rentabilidad, es el nivel de actividad (ventas, producción, horas de servicio) en el que los ingresos totales igualan a los costes totales (fijos más variables). En este punto, la empresa no obtiene ni beneficios ni pérdidas.

Requisitos Fundamentales para un Control Eficaz de los Costes de Mantenimiento

• Codificación de equipos: Sistema normalizado para identificar cada activo físico.
• Árbol de despiece: Estructura jerárquica de los componentes de cada equipo.
• Relación con centros de coste: Vinculación clara entre las actividades de mantenimiento y los centros de coste responsables.

El Pliego de Condiciones en la Contratación Externa

Es el documento contractual que define de manera precisa el alcance, los límites, los criterios de calidad y las condiciones técnicas y administrativas para la contratación externa de servicios de mantenimiento. Facilita el control y establece bases claras para la relación con el proveedor.

Errores Comunes al Elaborar una Oferta de Mantenimiento

• Cálculo erróneo de los costes (mano de obra, materiales, gastos generales).
• Falta de medios técnicos o conocimientos específicos necesarios.
• Dimensionamiento incorrecto de los recursos (personal, equipos) requeridos.

Importancia del LCC (Análisis de Costes del Ciclo de Vida)

El LCC (Life Cycle Costing) es una metodología que evalúa todos los costes e ingresos asociados a un activo a lo largo de toda su vida útil (desde la adquisición hasta el desmantelamiento). Destaca la importancia de considerar los costes de operación y mantenimiento a largo plazo, no solo el coste inicial de compra.

Concepto de Stock de Seguridad

Es un inventario adicional que se mantiene por encima del stock operativo normal para cubrir contingencias inesperadas, como retrasos en la entrega de proveedores, picos de demanda imprevistos o averías no planificadas. Su objetivo es prevenir roturas de stock y garantizar la continuidad del mantenimiento.

Principales Componentes de la Estructura de Costes en Recursos Humanos y Clasificación de la Mano de Obra

Los costes de recursos humanos en mantenimiento incluyen:

• Salarios y sueldos.
• Costes sociales (Seguridad Social, etc.).
• Costes de formación y capacitación.
• Costes asociados a contingencias (bajas, absentismo).

La mano de obra se clasifica, como se mencionó anteriormente, en: directa, indirecta y ocasional.

Definición y Tipos de Stock de Repuestos

El stock de repuestos comprende todos los materiales necesarios para realizar las actividades de mantenimiento. Incluye:

• Materias primas (ej. aceites, grasas).
• Recambios y componentes específicos.
• Productos terminados o semiterminados necesarios para reparaciones.

Objetivos y Herramientas de la Gestión de Stocks de Repuestos

El objetivo principal es garantizar la disponibilidad de los repuestos necesarios en el momento adecuado, minimizando al mismo tiempo los costes totales asociados al inventario (coste de pedido, coste de almacenamiento, coste de rotura). Se utilizan conceptos y herramientas como:

• Stock óptimo: Nivel de inventario que minimiza los costes totales.
• Punto de pedido: Nivel de stock que dispara la orden de reposición.
• Clasificación ABC: Método para priorizar la gestión de stocks basado en el valor económico de los artículos (los artículos ‘A’ son pocos pero de alto valor, los ‘C’ son muchos pero de bajo valor).

Estrategias de Gestión de Contratos de Mantenimiento

• Por presupuesto: Se basa en un acuerdo formalizado con precios unitarios y condiciones predefinidas para trabajos específicos. Es adecuado cuando el alcance del trabajo está claramente definido.
• Por administración: Ofrece mayor flexibilidad, sin precios unitarios fijos, facturándose los costes reales incurridos (mano de obra, materiales) más un margen o tarifa. Es útil para proyectos con alcance incierto o variable.

Importancia de un Correcto Pliego de Condiciones

Un pliego de condiciones bien redactado es crucial porque:

• Define claramente el alcance y los límites del contrato.
• Evita malentendidos e inconvenientes durante la ejecución.
• Establece criterios objetivos para la evaluación de ofertas.

Debe contener, como mínimo:

• Definición detallada de los servicios requeridos.
• Requisitos técnicos y de cualificación para los ofertantes.
• Condiciones económicas y de presentación de la oferta.
• Condiciones de prestación del servicio (plazos, garantías, penalizaciones).

Un pliego mal redactado puede generar:

• Ofertas no homogéneas y difíciles de comparar.
• Alcances de trabajo mal definidos.
• Conflictos de interpretación durante la ejecución del contrato.

Factores Clave en la Gestión de Repuestos, Dilema y Método ABC

Los principales factores que influyen en la gestión de repuestos incluyen la variedad de materiales requeridos y las políticas internas de mantenimiento (preventivo vs. correctivo). El dilema fundamental reside en equilibrar dos extremos: mantener un amplio surtido con bajo stock por artículo (riesgo de rotura) frente a un surtido reducido con gran stock por artículo (altos costes de inventario). El Método ABC ayuda a gestionar este dilema clasificando los stocks según su valor económico anual (consumo anual x coste unitario), permitiendo aplicar un control más estricto a los artículos ‘A’ (de mayor valor) y más flexible a los ‘C’ (de menor valor) para optimizar el esfuerzo y los costes de gestión.

Modelo de Wilson (EOQ – Economic Order Quantity)

El Modelo de Wilson busca determinar la cantidad óptima a pedir (lote económico) en cada orden de reposición para minimizar los costes totales de inventario (coste de realizar pedidos + coste de mantener inventario). Se basa en los siguientes supuestos:

• Demanda constante, conocida y regular a lo largo del tiempo.
• Precio de compra constante, sin descuentos por volumen.
• Plazo de aprovisionamiento (tiempo de entrega) constante y conocido.
• Sin restricciones de capacidad de almacenamiento o financieras.
• El coste de realizar un pedido es fijo.
• El coste de mantener una unidad en inventario durante un periodo es conocido.

Sus fórmulas permiten calcular el lote óptimo (Q*) y el plazo óptimo entre pedidos, considerando la demanda anual, el coste por pedido y el coste de almacenamiento por unidad. Su utilidad radica en proporcionar una base matemática para la toma de decisiones sobre cuánto y cuándo pedir, aunque sus supuestos restrictivos limitan su aplicación directa en entornos complejos, sirve como punto de partida para modelos más sofisticados.