Tipos de Organización en Centros de Documentación

Habrá que determinar:

• Tipo de actividad de la empresa. Las tareas documentales están en función del centro (en TV es necesario mayor análisis que en una filmoteca).
• Áreas temáticas cubiertas por la organización.
• Ámbito geográfico que cubre la organización. Incide en la selección, adquisición y tratamiento.

Unidades Documentales en un Telediario

Informativos: Sí cuentan con unidades informativas significativas. Hay que determinar qué es unidad documental, pudiendo considerar:

• Unidad documental informativa (noticia, reportaje…)
• Unidad documental de emisión (programa)
• Unidad documental temática (declaración)

Análisis de Fondos Musicales en Radio

En los fondos musicales (no se hace análisis) se establecen 4 fases:

• Audición: Extraemos los datos relevantes. En las producciones comerciales vienen etiquetas o carátulas que facilitan el trabajo. Se trata de trasladar los datos a la base de datos.
• Catalogación: Se localiza el soporte y cada canción dentro de él.
• Clasificación: Asignar a la ficha un punto de acceso. Por autor, por intérprete, instrumentos, géneros o países.
• Corrección: Se revisan errores y se lleva a cabo el control de autoridades.

Definición de Unidad Documental

Una unidad documental hace referencia a una sola fotografía o conjunto de fotografías con algo en común, una noticia, o un periódico en su conjunto.

Características de los Centros de Documentación

• Enciclopedismo: Los centros de documentación trabajan sobre cualquier tema de tal forma que el contenido se agrupa bajo términos que no permiten relacionar los contenidos entre sí.
• Universalidad:
  • En cuanto a la procedencia geográfica (La información puede venir de cualquier lugar).
  • En cuanto a la fuente (Cualquier persona física, jurídica… puede ser fuente).
  • En cuanto al canal (Prensa, radio, televisión, Internet…).
  • En cuanto a la audiencia (Que cualquier persona pueda recibir la información).
• Heterogeneidad:
  • En cuanto al tamaño (Se abarca todo tipo de tamaños, desde párrafos hasta miles de temas).
  • Al formato (Desde el papel, pasando por el audio o el video).
  • La profundidad del tratamiento.
• Redundancia: Al centro le llega la información por diferentes vías que se convierten en documentos distintos en ocasiones. Esta redundancia tiene unas variantes:
  • Coincidencias episódicas.
  • Redundancia cíclica (Ciertos temas se repiten cada cierto tiempo).
  • Efecto Mateo (los temas que más aparecen en las noticias son los más referidos en otras noticias).
  • Modas informativas (Personaje o tema recurrente que aparece continuamente en los medios durante un periodo de tiempo).
• Dispersión: Puede ser que a veces la explicación de los detalles sobre un tema se da en varios documentos y también significa que en función del medio un documento puede contener más de un tema.
• Obsolescencia: Todo documento periodístico queda obsoleto desde el momento que aparece otro con nuevo datos.
• Ideologización: Todos los medios de comunicación a través de sus informaciones reflejan la línea editorial del medio.

Aspectos Positivos y Negativos de un Centro de Documentación

• Tiempo de respuesta para resolver una petición por parte de un usuario.
• Cantidad de fuentes de información accesibles (hay centros que facilitan la localización del documento, mientras que otros te envían el documento ellos mismos).
• Credibilidad y fiabilidad de las fuentes. Los datos del centro tienen que estar contrastados.
• Calidad de las respuestas (En una base de datos se mide por el grado o porcentaje de pertinencia: relación entre la respuesta/solicitud).
• Capacidad de previsión. Un buen centro de documentación debe prever lo que va a ser noticia para ir preparando el material con antelación.

Condiciones del Análisis Fotográfico

Datos de Control

• Control de entrada al archivo. Fecha de incorporación y número de registro.
• Control del proceso de análisis. Analista, fecha de alta en la base de datos y fecha de modificación.
• Localización topográfica de la imagen. Signatura topográfica y/o digital (Localización física de la imagen).
• Permisos y posibilidades de uso.
• Control de fondos. Si se presta algo saber quién lo tiene, dónde está y cuándo debe devolverse.
• Control de circulación y uso de imágenes. Datos relativos a la venta de derechos de uso, datos relativos al préstamo de imágenes (externo) y número de veces que se consulta una imagen.

Datos Morfológicos

Incluirá campos con la descripción técnica de la fotografía (características técnicas, formales y de composición).

Elementos a analizar: soporte, óptica, formato, calidad, técnica…

Conservación, Almacenamiento, Selección y Adquisición en Radio

Conservación y Almacenamiento

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

• La fragilidad y vulnerabilidad de los soportes (especialmente los analógicos):
  • Características del soporte: degradación del material
  • Tipo y condiciones de almacenamiento
  • Condiciones de uso: inadecuada manipulación
• El objetivo de conservar es difundir. Lo que no quiere decir que todo lo que se almacena se va a difundir.
• Los soportes tradicionales se degradan más rápidamente.
• Ante los problemas que había/hay con los documentos digitales se toman una serie de medidas:
  • Realizar copias de trabajo
  • Copia de seguridad del original
  • Transferencia a otros soportes
• La IASA marca normas para el almacenamiento de audios (1997):
  • Almacenamiento lo más cercano a la producción
  • 20ºC y 40% humedad
  • Luz artificial

A la hora de clasificar en entornos analógicos, no podemos clasificar por géneros, épocas o alfabéticamente, porque requiere dejar espacio libre constantemente para nuevas incorporaciones.

La clasificación, como ya hemos visto, se hace en:

• Fondos no musicales (Palabras, Efectos sonoros)
• Fondos musicales (Música clásica, Música ligera)

Selección y Adquisición

Las políticas de expurgo hay que hacerlas en todos los archivos independientemente del medio. En radio, a la hora de seleccionar, tendremos factores intrínsecos y extrínsecos.

Factores intrínsecos. Cualidades del propio documento. Valoraremos los siguientes aspectos:

• Valor del documento. Se verá la temática, valor histórico, unicidad…
• Se evaluará la relación del material con respecto al resto de la colección.
• Interés del documento ahora y en el futuro.

Factores extrínsecos. Peculiaridades del centro. Se tendrá en cuenta:

• Volumen de documentos potencialmente disponibles
• Presupuesto para adquisición de nuevos documentos
• Capacidad de tratamiento documental: medios y RRHH
• Espacio que se pueda destinar a almacenamiento (especialmente importante en entornos analógicos)
• Fondos disponibles ya en el centro
• Posibles carencias
• Necesidades de los usuarios

Funciones de la Documentación

• Verificadora: Verificar la información desde una triple perspectiva:
  • Fáctica. Comprueba la exactitud de los hechos, direcciones, nombres, fechas…
  • Crítica. Comprueba la veracidad o falsedad de las afirmaciones.
  • Semántica. Corrige los errores gramaticales u ortográficos que puedan existir.
• Explicativa: Consiste en contextualizar el acontecimiento:
  • En el tiempo: con respecto a otros acontecimientos sucedidos a la vez.
  • En el espacio: con respecto a otros acontecimientos sucedidos en la misma zona.

  Además explica las causas que motivan el acontecimiento.

• Previsora: Consiste en tener previstos acontecimientos que se sabe que pueden suceder o que van a suceder:
  • Porque ocurran periódicamente (redundancia cíclica)
  • Porque estén previstos (acontecimientos deportivos)
  • Como desarrollo de otros hechos. Ejemplo: fallecimiento de una persona = preparar obituario.
• Preparatoria: Proporcionar a cada informador la documentación que necesita en cada caso concreto antes de enfrentarse al objeto preparatorio.
• Clarificadora: El documentalista clarifica el lenguaje técnico que se utiliza en algunos campos para hacerlo inteligible.
• Modélica o narrativa: El centro de documentación ayuda al periodista aconsejándole sobre cómo expresar la información. Es útil sobre todo en el caso de tener que mostrar ideas o situaciones muy complejas.
• Informativa propia: El centro de documentación realiza trabajos puramente periodísticos y en muchas ocasiones esos trabajos se publican tal cual salen del centro.