2.PRINCIPIOS UNIVERSALES O LEYES DEL TIEMPO 

2.1. EL PRINCIPIO DE PARETO

El Principio de Pareto, también llamado la ley
20/80 se puede resumir en la siguiente idea:

El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de sus resultados y viceversa 

Se divide entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de población, tiene el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de población, tiene el 20% de ese mismo algo. 

Este principio de Pareto, puede ser aplicado a la gestión del tiempo. Se puede decir que el 20% de nuestro tiempo lo dedicamos a las cuestiones verdaderamente productivas e importantes, y el 80% de nuestro tiempo restante lo dedicamos a cuestiones con menos productividad. 

La clave está en concentrarse en ese 20%. El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados. 

Según la Ley de Pareto muchas cosas se miden por el 80/20. Algunos ejemplos:

•. El 20% de tu tiempo te da el 80% de buenos resultados

•. El 20% de las inversiones generan el 80% del beneficio 

•. El 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos 

•. El 80% de las veces que comemos fuera de casa lo hacemos en el 20% de los sitios que conocemos

2.2. LA LEY DE Párkinson

Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, puede ser muy arriesgado. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla. Pero, si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora. 

 Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización, El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.

2.3. LAS LEYES DE MURPHY

La primera Ley de Murphy, nos advierte: 

Nada es tan sencillo como parece al principio

En consecuencia, acaba ocurriendo. 

De la misma manera, la segunda ley de Murphy, que dice: 

Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio 

Asignar a una tarea un tiempo escaso resulta, por tanto, claramente inconveniente, tanto a la hora de programar una tarea como a la hora de ejecutarla. Esta ley complementa a la ley de Párkinson, en cuanto a asignar un tiempo que no sea ni excesivo ni insuficiente.

Pero ha sido la tercera ley la que ha hecho famoso a Murphy y ha conseguido más amplia difusión:

Si algo puede ir mal ira mal 

La única solución es adoptar medidas que sirvan como prevención a las posibles circunstancias adversas que puedan suceder. Es decir, debemos anticiparnos a los posibles fallos, previendo un plan B para lo que nos resulte importante, y si es preciso un plan C.

3. LEYES DE EFICACIA 

3.1. PRIMERA LEY: “LAS TAREAS SE ALARGAN AL INTERRUMPIRLAS”

El tiempo que requiere una tarea crece de proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado

Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener unos resultados -o calidad- deseados. Esta es, al menos, la impresión subjetiva que tenemos. Pero la realidad es muy distinta. Porque no nos es posible, prácticamente nunca, realizar de un tirón tareas relativamente o muy complejas.

Esta ley puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que la cortemos, para empalmarla será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud. La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe retomar una tarea en el punto en que se interrumpíó; siempre hay que hacer un “nudo” mental, e incluso físico. Y cada nudo implica pérdida de tiempo. Otra pérdida de tiempo que añadir al que directamente nos ha costado la interrupción. El tiempo que requiere una tarea larga puede, así, alargarse de un modo que resultaría muy preocupante si percibíéramos claramente la diferencia.

3.2. SEGUNDA LEY: “ES DIFÍCIL APARCAR CAMIONES”

Programar y o realizar una tarea larga supone dificultades superiores a las que plantea una tarea corta 

Nos resulta difícil programar tareas de envergadura. Nos sentimos, literalmente, sin tiempo para ellas. Y cuando las intentamos, su ejecución tropieza con mil dificultades y parece no avanzar.

3.3. TERCERA LEY: “DE LA CHAPUZA AL PERFECCIONISMO” 

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, si no que forma una curva en S

Veamos cómo evoluciona el valor de la tarea al ir invirtiendo tiempo en ella. 

Inicialmente, la tarea va consumiendo tiempo sin variar, prácticamente, su valor, que sigue siendo nulo o prácticamente nulo.

De modo progresivo, en una segunda etapa, va apareciendo un valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque muchas falten cosas. 

Pero llega un momento en que, visiblemente, a un determinado aumento de tiempo dedicado a la tarea no corresponde otro proporcional del valor de lo realizado. Ej.:

Analizamos cada uno de estos posibles resultados en base al cociente: 

Valor sobre dividido ente tiempo

•Si damos la tarea por terminada en un estadio inicial, es evidente que el trabajo queda incompleto. Es lo que se conoce habitualmente como “chapuza”. 

•La última parte de la curva, donde tiende de nuevo a buscar la horizontal, es una zona de “perfeccionismo”: 

•Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos denominar “zona de eficiencia”. Es la que buscamos de manera espontánea e intuitiva cuando realizamos un trabajo con afán de calidad pero somos conscientes de que tenemos otros en espera.  

Evolución del valor de un trabajo en función del tiempo que se le dedica

4.LOS LADRONES DEL TIEMPO 

Son cualquier cosa, situación, o personas que impida la realización de una tarea en el tiempo previsto. Estos imprevistos casi siempre son evitables 

5.LADRONES DEL TIEMPO: AGENTES INTERNOS

5.1.EL TELÉFONO

a)Tomar notas. 

b)Establecer un resumen nada más colgar. 

c)Elegir el momento oportuno, tanto para el que realiza la llamada como para el que la recibe. 

5.2.NO SABER DECIR “NO”

Hay tres modos de responder a ella:

a)Agresiva:

Devolver de algún modo aquello que hemos percibido como una agresión, `para algunas personas el algo natural 

b)Sumisa: 

Ceder, tragarse los sentimientos y pensamientos incluso aceptar algo que consideramos injusto 

c)Asertiva:

Resistirse ante una petición cuando lo consideremos injusto o un claro inconveniente para nosotros mismos, siempre ser respetuoso en la en la respuesta 

5.3.POSPONER O PROCRASTINAR

En otros casos las cosas que dejamos para luego suelen ser las que:

Nos desagradan (odiamos esa tarea).

-Nos dan miedo (no nos sentimos preparados o estamos saturados).

– La inercia y la falta de planificación

5.4.NO SABER ASIGNAR UN TIEMPO A CADA TAREA (ejemplos)

-saber cuándo tienes que dejar a un lado el perfeccionismo para que las tareas no se alarguen.

-date un plazo determinado y prográmate otra tarea justo después. 

-Los plazos te obligan a tomar decisiones y a limitar tu necesidad de perfeccionismo

5.5.DESORDEN EN EL PUESTO DE TRABAJO

Con un buen orden

-El lugar de trabajo será más placentero

-Nos ayudará a realizar un trabajo de forma más eficiente

-Nos conduce a un mayor rendimiento

5.6.APRENDER A PRIORIZAR

dar prioridad a lo más importante. 

Dentro de los mas importante lo mas urgente

5.7.FALTA DE DELEGACIÓN

1)Estás demasiado ocupado para delegar en otros. 

2)Te sientes culpable por “largar” a otros tus tareas. 

3)Tienes problemas para depender de otros. 

5.8.IMPUNTUALIDAD

Sugerencias:

1)Levántate más temprano para tener tiempo suficiente para tu arreglo personal. 

2)Coloca el despertador más lejos.

3)Pon alarmas o avisos.

6.LADRONES DEL TIEMPO: AGENTES EXTERNOS

7.1.VISITAS IMPREVISTAS O INOPORTUNAS

 se sinceró diciendo que estas ocupado 

no trabajar con la puerta de la oficina abierta

evita las visitas imprevistas mediante un filtro (recepcionista)

. Ponte un límite de tiempo 

7.2.REUNIONES

1)Establecer objetivos.

2)Establecer un orden del día.

3)Comienza a la hora prevista.

7.3.LOS VIAJES

Consejos a tener en cuenta en la organización y ejecución de los viajes:

Establecer los objetivos a alcanzar con el viaje.

Revisar si el viaje resulta imprescindible o existe otra alternativa

Preparar carpetas con la información a utilizar.

7.4.INFORMES Y “PAPELEO”

Filtra los papeles que recibas. 

Utiliza generosamente su papelera.

Mantén sobre tu mesa sólo lo referente al asunto en que estás trabajando.

7.5.Internet

Notificadores, avisadores y navegación inconsciente

Ver vídeos y fotos sin parar, saltando de una a otra en una cadena interminable, es un malísimo hábito en el que muchos caen.

Para los notificadores de mensajes, avisadores de actividad o alarmas de eventos, sólo puede haber una recomendación posible: desinstalarlos todos o dejar sólo el que consideremos que es, de verdad, importante. 

Mensajería instantánea

Ciérrala siempre que puedas porque es una ventana abierta a todo tipo de interrupciones.