El Enfoque de Sistemas: Una Metodología de Diseño

Es una metodología que auxilia a los autores de decisión a considerar todas las ramificaciones de sus decisiones.

Un Marco de Trabajo Conceptual Común

1. Propiedades y Estructuras

El enfoque de sistemas busca generalizaciones que se refieran a la forma en que están organizados los sistemas, a los medios por los cuales los sistemas reciben, almacenan, procesan y recuperan información, y a la forma en que funcionan; es decir, la forma en que se comportan, responden y se adaptan a diferentes entradas del medio.

2. Métodos de Solución y Modelos

Busca encontrar la relación de métodos de solución, con el fin de extender su dominio de aplicación y facilitar la comprensión de nuevos fenómenos.

3. Dilemas y Paradojas

• Simplicidad contra complejidad
• Optimización contra suboptimización
• Idealismo contra realismo
• Incrementalismo contra innovación
• Política y ciencia, intervención y neutralidad
• Acuerdo y consenso

Enfoque de Sistemas: Una Nueva Clase de Método Científico

El enfoque de sistemas y la Teoría General de Sistemas (TGS), de la cual se deriva, están animando el desarrollo de una nueva clase de método científico, abarcando en el paradigma de sistemas, que puede enfrentarse con procesos como la vida, muerte, nacimiento, evolución, adaptación, aprendizaje, motivación e interacción.

Enfoque de Sistemas: Una Teoría de Organizaciones

Busca considerar la organización como un todo integrado, cuyo objetivo sea lograr la eficacia total del sistema, además de armonizar los objetivos en conflicto de sus componentes.

Enfoque de Sistemas: Dirección por Sistemas

Al tratar cada situación, esta debe considerarse en el contexto y marco de trabajo de la organización, tomada como un sistema, un todo complejo en el cual el director busca la eficacia total de la organización (diseño de sistemas) y no una óptima local con limitadas consecuencias (mejoramiento de sistemas).

Por tanto, el enfoque y dirección de sistemas puede verse como la misma «forma de pensamiento», con una metodología común fundamentada en los mismos principios integrativos y sistemáticos.

Enfoque de Sistemas: Métodos Relacionados

• Análisis de sistemas
• Ingeniería de sistemas
• Lazos con Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+I)
• Lazos con administración

El Enfoque de Sistemas: TGS

La TGS proporciona la capacidad de investigación al enfoque de sistemas; esta investiga los conceptos, métodos y conocimientos pertenecientes a los campos y pensamiento de sistemas.

Sinónimo de TGS aplicada.

Toma de Decisiones

Cosmovisión de los Autores de Decisión

Concepción de lo que parece el mundo, o de la forma en la cual se ve la totalidad del problema.

Cosmovisión

Está influida por:

• Premisas
• Supuestos
• Estilos cognoscitivos
• Sistemas de investigación (epistemología)

Premisas: se derivan de pruebas o información disponible al autor de decisiones.

Supuestos: puntos de vista definidos y sostenidos por el autor de decisiones, sobre aspectos particulares del problema.

Estilos cognoscitivos: se refiere a la forma en que un individuo realiza actividades perceptuales o intelectuales.

Sistemas de investigación y la verdad: proceso que está dirigido hacia la adquisición de conocimiento. Se dan a entender los procesos de pensamiento y razonamiento utilizados para provocar, buscar, explicar y garantizar la verdad.

Diseño de Sistemas (El Enfoque de Sistemas)

Metodología de diseño, y como tal, cuestiona la misma naturaleza del sistema y su papel en el contexto de un sistema mayor.

Propósito del Sistema

Requiere una comprensión del sistema en relación con todos los demás sistemas mayores y que están en conexión o interfaz con el mismo (extrospectiva).

El Enfoque de Sistemas

Método de investigación, forma de pensar, que pone énfasis en el sistema total, en vez de sistemas componentes.

Optimizar el sistema total en lugar de mejorar los sistemas cercanos.

Metodología de Diseño (Enfoque de Sistemas)

1. Se define el problema en relación a los sistemas supra-ordinales, o sistemas a los cuales pertenece el sistema en cuestión y está relacionado mediante aspectos comunes en los objetivos.
2. Los objetivos del sistema se basan en relación a sistemas mayores o al sistema total.
3. Los diseños se evalúan en términos de costo de oportunidad.
4. El diseño óptimo se involucra en la planeación e implantación de nuevas alternativas.
5. Procesos de pensamiento de inducción y síntesis.
6. El planear o planeamiento, anticiparse al impacto del diseño, promover y diseñar un crecimiento ordenado.

El Futuro de la Teoría de Sistemas

La mayor propuesta del intelectual es la búsqueda de principios generales que nos permitan un mejor entendimiento, predicción y manejo de los problemas.

Ciencia

• Causa, efecto
• Blanco o negro
• Resistencia al cambio
• Intereses privados
• Industria militar
• Burocracia
• Desinformación general
• Contaminación
• Más áreas especializadas
• Desconfianza profunda

Dónde Vivimos

• Historia de individuos y sociedades autodestructivas
• Poder de destrucción
• Consecuencias de malas decisiones
• Bomba nuclear
• Catástrofes ecológicas
• Degradación social y económica
• Fanatismo ideológico y religioso
• Abundancia o escasez relativa
• Parálisis burocrática
• Alienación
• Criminalidad y corrupción política
• Desastres planeados
• Caída tecnológica
• Desastres sociales/nucleares

Necesidad de Cambiar

• Político
• Social
• Económico
• Científico

Nuevo Paradigma

• Búsqueda de nuevas alternativas, ideas, una forma nueva de pensar
• Ciencia interdisciplinaria
• El mundo necesita una solución inmediata a muchos problemas

Mejoramiento de Sistemas

Se refiere al proceso de asegurar que un sistema o sistemas operen de acuerdo con las expectativas. Investigar cómo puede hacerse para que el sistema produzca mejores resultados.

• Se ha implantado o establecido el diseño del sistema.
• El mejorar un sistema se refiere a trazar las causas de las desviaciones a las normas operantes establecidas.

Problemas Principales por Resolverse

1. El sistema no satisface los objetivos establecidos.
2. El sistema no proporciona los resultados predichos.
3. El sistema no opera como se planeó inicialmente.

Mejorar la Operación de un Sistema

Involucra determinar las razones de las desviaciones no esperadas.

Pasos del Mejoramiento del Sistema

1. Se define el problema e identifican el sistema y subsistemas componentes.
2. Los estados, condiciones actuales del sistema, se determinan mediante observación.
3. Se comparan las condiciones reales y esperadas de los sistemas para determinar el grado de desviación.
4. Se hipotetizan las razones de esta desviación de acuerdo con los límites de los subsistemas componentes.
5. Se sacan conclusiones mediante un proceso de deducción y se desintegra el gran problema en subproblemas mediante un proceso de reducción.

Tendencia a Fallar

• Búsqueda de causas dentro de los límites.
• Restauración del sistema a la normalidad.
• Supuesto y objetivos incorrectos y obsoletos.
• ¿Planificador, líder o seguidor?
• Barreras de jurisdicción legal o geográfica.
• Descuido de efectos secundarios.

Enfoque de Sistemas

Punto de Vista del Administrador

Definición de los Límites del Sistema Total y del Medio

• Límites del sistema total: comprender todos los sistemas que se consideran afectan o se ven afectados por el problema que se trata.
• El medio: los sistemas no incluidos en el sistema total.

Establecimiento de los Objetivos

Los objetivos cambian al tomar en cuenta más sistemas.

Determinación de Programas y Relaciones de Programas-Agentes

• Agrupar las actividades que buscan objetivos similares o el logro de funciones relacionadas en programas o misiones.
• Los componentes del sistema: están dirigidos al logro del mismo programa, objetivo o misión.

Descripción de la Dirección del Sistema

Todas las actividades, todos los autores de decisión y agentes involucrados en la planeación, evaluación, implantación y control del diseño de sistemas.

Enfoque de Sistemas

Proceso de Toma de Decisiones

• Acción de elegir entre varias alternativas.
• Proceso de pensamiento que ocupa toda la actividad que tiene por fin solucionar problemas.

¿Cuándo es Necesaria la Toma de Decisiones?

Cuando tenemos un problema que resolver o necesidades que satisfacer.

¿Qué es Necesario para Tomar Decisiones?

Cierto fundamento de conocimiento y experiencia, de lo cual se deduce información para delinear un conjunto de alternativas.

Alternativa: estrategia por la cual puede lograrse un objetivo.

De Necesidades a Objetivos

• Necesidades
• Expectativas
• Cambios

Convergencia hacia metas y objetivos.

Búsqueda de Alternativas

• Proceso de búsqueda por el cual la mente genera alternativas.
• Proceso por el cual, en primer lugar, se establece una cadena de medios y fines para llenar el vacío entre salidas y objetivos.

Límites del Razonamiento

Limitaciones de las capacidades inherentes del individuo.

Proceso de Toma de Decisiones

Pasos

1. Determinar la necesidad de la toma de decisión: el proceso de toma de decisiones comienza con el razonamiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.
2. Identificar los criterios de decisión: una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma.
3. Asignar peso a los criterios: es necesario ponderar los criterios y priorizar la importancia.
4. Desarrollar todas las alternativas: desplegar las alternativas; tiene que hacerse una lista de las alternativas posibles.
5. Evaluar las alternativas: evaluar de manera crítica, ventajas y desventajas; se analiza con respecto al criterio ponderado.
6. Seleccionar la mejor alternativa: se selecciona una alternativa, la cual tuvo mayor puntuación en el paso 5.

Supuestos de Toma de Decisiones

Es importante entenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.

• El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas; tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar la toma de decisión de una forma racional:

Orientada a un Objetivo

Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final; el lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas.

Todas las Opciones son Conocidas

El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de sus determinaciones; asimismo, tiene claros los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.

Las Preferencias son Claras

Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.

El Proceso Racional de la Toma de Decisiones

A pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayoría de los cuales son mucho más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guías sobre cómo hacer una planeación estratégica, cómo diseñar la estructura de una organización o cómo medir la efectividad organizacional.