TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Organización lineal.–Organización lineal con asesoría.-Organización lineal con asesoría y comités.– Organización funcional.

ORGANIZACIÓN LINEAL

Se la llama también “organización militar”, por haber sido la forma tradicional en que se organizaban los ejércitos en el pasado. Consiste en una estructura muy simple, con contadas unidades operacionales y pocos niveles jerárquicos. Cada unidad es autosuficiente, es decir, resuelve por sí misma todos sus problemas y necesidades sin el auxilio de las demás.

Características

Líneas de autoridad y comunicación bien definidas.–Cada departamento es una unidad independiente.–La organización es clara y precisa.–Las funciones de planificación, coordinación y control están a cargo de la jefatura superior.

Ventajas

Gran sencillez en su funcionamiento.–Clara definición de la autoridad y la responsabilidad.–Facilita la adopción y la ejecución de decisiones.–Promueve el mantenimiento de la disciplina.

Desventajas:

Poca flexibilidad.–Tendencia al manejo autocrático.–Dificultad en la coordinación general de la empresa.–Permite la formación de hombres-claves que se haces indispensables. en empresas pequeñas o transitoriamente, durante períodos críticos, en instituciones medianas que se encuentran en reorganización.

ORGANIZACIÓN LINEAL CON ASESORÍA

Corresponde al tipo anterior, al cual se le han incorporado unidades de “staff” que asesoran a las unidades operativas en materias de su especialidad.De este modo, mientras la línea mantiene la disciplina y se ocupa de la parte ejecutiva, la asesoría aconseja y presta apoyo de sus servicios especializados.Las unidades asesoras no tienen autoridad en la línea, salvo la autoridad funcional propia de su especialidad, y sólo ejercen el mando respecto de su personal subalterno.

Características:

Los departamentos colaboran estrechamente entre sí.–Se separan las funciones de línea y de asesoría.—Sirve para empresas grandes y medianas.
—Las funciones de asesoría se entregan a unidades especializadas.

Ventajas:

Proporciona la asesoría de expertos.–Permite la creación de unidades especializadas.–Mantiene las líneas de autoridad y responsabilidad.–Mejora en general la eficiencia operacional

. Desventajas

Si no se especifican muy bien las funciones de los asesores puede haber confusiones en sus relaciones con la línea.—La asesoría puede perder eficacia por falta de autoridad funcional o por falta de respaldo de la jefatura superior.—El consejo especializado puede ser mal interpretado por la línea y llegar distorsionado al personal operativo.—Pueden producirse roces entre la línea y la asesoría por problemas de entendimiento o de influencia.

ORGANIZACIÓN LINEAL CON ASESORÍA Y COMITÉS

Cuando la empresa ha alcanzado un mayor grado de crecimiento, su organización puede reforzarse eficazmente con la creación de comités.
El comité es un grupo de personas especializadas en una materia determinada o con una vasta experiencia en determinados campos de la administración, que se reúne periódicamente para tratar asuntos comunes. Los miembros de un comité pueden pertenecer a niveles jerárquicos diferentes, ser de distintas unidades y servir indiferentemente funciones de línea o asesoría. Los comités suelen estudiar problemas importantes, investigar materias de alto nivel, sugerir políticas, etc., y proponen sus conclusiones a los jefes respectivos.

Recomendaciones:

El comité no debe estar compuesto por más de 5 personas.—-Debe tener un presidente que oriente imparcialmente los debates para evitar pérdidas de tiempo.—Debe nombrarse un secretario que tome nota de los acuerdos y prepare la tabla para su conocimiento con anterioridad.—-Las reuniones deben ser bien planificadas, estableciéndose días y horas de sesiones.

Características

-Amplía la asesoría sin necesidad de mayores recursos.—Incorpora más personas a la gestión de la empresa.—Permite decisiones más estudiadas.—Es útil principalmente de las grandes empresas.

Ventajas:

Permite soluciones de conjunto—Permite decisiones impersonales.—Facilita la cooperación y el trabajo de grupos.—Mejora las comunicaciones y la coordinación

. Desventajas

Diluye la responsabilidad personal.—Exige tiempo extra a sus miembros.—Mal orientada puede convertirse en inoperante.—Los comités pueden ser influenciados por una sola persona y conducidos a resultados inconvenientes.

ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR

Administrador es la persona responsable de que un grupo determinado alcance los objetivos propuestos. El administrador cuenta con ciertos recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, que tiene que combinar y utilizar en forma eficiente para producir un bien o prestar un servicio.
FASES DE LA ADMINISTRACIÓN a.

Planificación:

Es la etapa en que se decide qué es lo que se debe realizar y cuáles son los recursos necesarios, en que se estudian las posibles alternativas y se decide el curso de acción a seguir.

B. Organización:

Consiste en la determinación del orden más adecuado de los recursos humanos y materiales necesarios para lograr el objetivo establecido

. c. Dirección

Es la fase en que se pone en acción al personal para que, utilizando los recursos materiales disponibles, cumpla los planes acordados. d.

Coordinación:

Es el elemento que armoniza la labor de los trabajadores para evitar pérdidas de esfuerzos y dar a cada grupo unidad de acción en sus propósitos. e

. Control:

Es la supervisión constante de los resultados que se obtienen, con el fin de comprobar la forma en que se están ejecutando los planes.

METAS

Meta es la cuantificación de un objetivo en un tiempo determinado. Puede apreciarse que la meta precisa y concreta es el objetivo en el tiempo, proporcionando una base práctica para la elaboración de los planes.

PLANES

Plan es un curso predeterminado de acción que señala una conducta coordinada para alcanzar las metas del grupo. Un plan es un estudio que pretende eliminar o disminuir al máximo la incertidumbre que representa el futuro para la empresa.
PROCESO DE PLANIFICACIÓN a. Diagnóstico de la Situación:
Comprende el análisis del problema o necesidad actual y de las causas que lo originaron.

B. Pronóstico de la Situación

Es la proyección de la situación actual a futuro sin modificar las condiciones existentes en el presente

. c. Establecimientos de Premisas:

las premisas son supuestos emanados de la información disponibles, sobre la forma como se espera la ocurrencia de ciertos hechos variables en el futuro.

D. Determinación de Prioridades:

Normalmente las necesidades suelen ser mayores que los recursos disponibles, lo que obliga a establecer prioridades en la solución de los problemas.

E. Fijación de los Objetivos y Metas:

decidida una necesidad de acción, su previsión se inicia con la fijación de los propósitos a cumplir y su cuantificación en el período dado.

F. Formulación de Planes Alternativos:

como los objetivos pueden alcanzarse de diferentes maneras, es conveniente formular un programa de actividades para cada alternativa posible.

G. Elección del Plan:

Comprende la evaluación de los diversos planes alternativos en términos de factibilidad, costo y tiempo y la elección del más conveniente para el cumplimiento de los fines.

TIPOS DE PLANES -PLANES ESPECÍFICOS

Son los planes diseñados para alcanzar un objetivo preciso y determinado, cumplido el cual dejan de tener vigencia. Por ejemplo, el plan para producir un nuevo artículo o el plan para modernizar un equipo de fabricación. Producido el artículo o modernizado el equipo, el objetivo se habrá alcanzado y el plan quedará obsoleto.

PLANES PERMANENTES

Son planes que ayudan a la consecución de varios objetivos, frecuentemente no precisados y que suelen mantenerse inalterables durante un tiempo indefinido, mientras no cambien los objetivos y se mantengan las premisas sobre las cuales se basaron.