Optimización del Aprovisionamiento y la Cadena de Suministro en la Empresa

El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de las materias primas necesarias en el proceso productivo y/o de las mercaderías destinadas a la venta, con el fin último de alcanzar los objetivos empresariales. Para un aprovisionamiento eficiente se requiere:

• Optimización de la gestión de stocks en el almacén.
• Previsión de las compras basada en datos históricos mediante el uso de un software.
• Comunicación fluida con los proveedores.
• Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

Tipos de Aprovisionamiento

Existen tres tipos de aprovisionamiento:

• Puntual: el aprovisionamiento se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto.
• Pactado: el aprovisionamiento se lleva a cabo en función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y en la cantidad de mercancía para equilibrar los criterios técnico, económico y espacial.
• De seguridad: se anticipa a posibles retrasos en las entregas de mercancía por parte de los proveedores mediante la generación de un stock de seguridad.

Estos se eligen según el tipo de producto y las necesidades de la empresa.

Tipos de Cadena de Suministro

1. Cadena de Suministro Tradicional: en empresas tradicionales, las decisiones son tomadas de manera individual e independiente, debido a volúmenes de mercancía más bajos. Esto puede llevar a problemas de control de información y errores en la producción, afectando los plazos de entrega.
2. Cadena de Suministro Compartida: con la gestión informatizada, se permite que cada eslabón de la cadena tenga acceso a la información. Esto evita errores que afectan los tiempos de entrega y ahorra costos.
3. Cadena de Suministro de Gestión: en este enfoque, el proveedor decide cuánta mercancía enviar a cada cliente basándose en un inventario compartido y en datos históricos. Esto permite una gestión más precisa y eficiente de la logística.
4. Cadena de Suministro Sincronizada: gracias a las nuevas tecnologías, todas las áreas de la empresa están conectadas constantemente. Esto permite un seguimiento completo del producto, desde la entrada de la materia prima hasta la preparación del pedido para su entrega al cliente.

Diferencias entre Logística y Suministro

Logística

• Aumento de los servicios al menor coste.
• Reducción de los tiempos de entrega mediante una correcta organización.
• Entrega puntual.
• Constante reinvención para ser más eficiente y eficaz.

Suministro

• Adquisición de materias de calidad.
• Asegurar la correcta fabricación y venta.
• Control del tiempo de cada proceso de fabricación para que se cumpla la logística.
• Mejora de los tiempos.
• Desarrollo constante de nuevas técnicas.

Ciclo de Aprovisionamiento

1. El almacén, en primer lugar, y después el resto de departamentos identifican sus necesidades.
2. Dichas necesidades son comunicadas al departamento de compras.
3. Se selecciona a los proveedores más adecuados según la política de la empresa.
4. Se tramita la orden de pedido.
5. Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén o en el departamento correspondiente.

Necesidades de Aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento debe responder a preguntas clave sobre:

• Qué comprar: productos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, teniendo en cuenta la cantidad y la calidad.
• Cuándo comprar: en el momento preciso.
• A quién comprar: a proveedores en función de una serie de criterios como son el coste, la calidad y el plazo de entrega.
• Cómo pagar las compras: de la forma que más convenga a la política financiera de la empresa.

Plan de Aprovisionamiento

El plan de aprovisionamiento es el documento que tiene como objetivo la elaboración, programación e implantación del programa de compras para todos los departamentos de la empresa y para un período de tiempo determinado.

Este documento es crucial para la empresa por varias razones: incluye los puntos clave para un plan de aprovisionamiento eficiente, contiene objetivos globales, se redacta de manera ordenada y coordinada con otros departamentos, busca mejorar el plan del año anterior y se evalúa después de implementarse para diseñar el próximo plan.

Apartados del Plan de Aprovisionamiento

Análisis previo:

• Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.
• Definición de los objetivos globales de la empresa.
• Comparación con el resto de objetivos de la empresa.

Contenido:

• Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento de la empresa.
• Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.
• Programación de la puesta en marcha del plan de aprovisionamiento.
• Desarrollo de un calendario realista en función de los objetivos.

Puesta en marcha:

• Aplicación del plan de aprovisionamiento.
• Comprobación del buen funcionamiento del plan.
• Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario.

Control:

• Control de los objetivos planteados inicialmente.
• Valoración de los criterios de calidad.
• Análisis de los resultados obtenidos.

Coordinación Interdepartamental

La coordinación entre los departamentos de una empresa es crucial. El departamento de marketing prevé la demanda, el almacén proporciona información sobre costos y capacidad, y producción establece el ritmo de fabricación. Con estos datos, compras determina el stock óptimo, el volumen de pedido y los presupuestos. Durante la ejecución del plan, se evalúa a los proveedores usando indicadores para tomar decisiones sobre mejoras en plazos de entrega y manejo de incidencias.