Departamento Administrativo

Funciones

El departamento administrativo se encarga de llevar el control y la realización de los trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.

Áreas

• Contabilidad: Se encarga de llevar la contabilidad financiera y de costes, la cuenta de resultados.
• Correspondencia: Redacta y confecciona todas aquellas comunicaciones motivadas por la relación comercial o el entorno de la empresa.
• Archivo: Clasifica y custodia la documentación de la empresa y procede a su tratamiento informático y microfilmado.
• Secretaría y comunicación: Facilita las relaciones de la dirección de la empresa tanto con el resto del personal como con el exterior.

Principios Básicos en las Comunicaciones Orales

Definición

Debemos indicar brevemente el motivo de nuestra exposición antes de comenzarla.

Estructura

Tenemos que procurar en todo momento que el mensaje que tratamos de emitir esté bien ordenado por etapas y de una forma coherente.

Énfasis

Trataremos de ensalzar aquellas palabras o frases que refuerzan nuestra exposición.

Repetición

Conviene repetir todas aquellas palabras o frases que nos ayuden a captar la atención de nuestro interlocutor.

Tipos de Comunicación Oral

• Diálogo: Es la comunicación oral básica entre dos o más personas.
• Discurso: Consiste en la presentación ordenada por parte de un ponente de sus ideas, pensamientos o conocimientos sobre un determinado tema.
• Debate: Intercambio de opiniones entre varias personas sobre un tema y regulado por un moderador.
• Entrevista: Comunicación oral mediante la cual el entrevistador pregunta al entrevistado con el fin de recabar su opinión sobre un tema de interés general o de obtener información personal o privada.

Tipos de Cartas

Existen diferentes tipos de cartas, como de informe, de pedido, de reclamación e informes personales.

Carta Circular

Es el tipo de carta comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas.

Saludo

Tipo de comunicación que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y autoridades.

Aprovecho gustosa la ocasión para reiterarle su agradecimiento y su consideración más distinguida.

La Centralita: Primera Imagen de la Empresa

La centralita es la primera imagen de la empresa; actúa como filtro, es la primera fuente para el conocimiento de la empresa.

Normas para Llamar

• Saber con exactitud el número que deseamos marcar.
• Utilizar una mano para el auricular y otra para poder escribir.
• Tener bolígrafo y papel a mano para tomar notas.
• Saludar e identificarnos a la persona a la que llamamos con nuestro nombre.
• Solicitar comunicación con la persona con la que deseamos hablar.
• Si no es posible la comunicación con esta persona, dejarle un mensaje.
• Si nos tienen que llamar, debemos indicar la hora y día en la que pueden contactar con nosotros, además de nuestros datos.
• Terminar la conversación amablemente.

Videoconferencia

Es una conversación entre dos o más personas en diferentes espacios físicos utilizando audio y vídeo a través de internet conectados en un punto común.

Utilidades

• Comunicaciones de voz y datos.
• Conversaciones a través de texto.
• Transferencia de ficheros.
• Uso compartido de aplicaciones en tiempo real.

Correspondencia Comercial

La correspondencia comercial desempeña un papel determinante en las relaciones mercantiles de la empresa.

Abreviaturas

• S/Rfa.: JC/ag
• S7Rfa.: JC/ag 5.398
• s/escrito: 15.06.09
• n/rfa.: LB/wt
• N/Rfa.: LB/wt 458
• N/Escrito: 19.03.08

Fórmulas de Tratamiento

	Empresa-Particular	Particular-Empresa	Empresa-Empresa
Formal	Muy señor nuestro:	Muy señores míos:	Muy señores nuestros:
Informal	Estimado Sr.: Estimada Sra.:	Estimados Sres.: Estimadas Sras.:	Estimados Sres.: Estimadas Sras.:

Siglas

Las letras que forman las siglas no irán separadas ni por puntos ni por espacios. Las siglas no se escriben en plural. Cuando se escriba por primera vez en un documento, debemos hacerlo con la denominación completa y en el resto se utiliza la sigla.

Oficio

Se trata del documento que utilizan los órganos o unidades de la administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí.

Estructura

• Inicio: Membrete, S/ref, N/ref, Asunto.
• Contenido: Es una exposición corta y clara de lo que se desea comunicar.
• Final: Lugar, fecha, antefirma, firma, identificación del firmante, destinatario.

Nota Interior

Documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.

Notificación

Trámite por el que el órgano competente comunica al interesado una resolución o acuerdo.

Solicitud

Documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano y organizaciones con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo.

Declaración

Documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otro tipo de organizaciones manifiestan o hacen constar la veracidad o autenticidad de unos hechos.