La Logística en la Gestión Empresarial

Definición y Objetivos

La logística es un conjunto de técnicas que permiten mejorar la gestión de las mercancías y la información documental. Su objetivo principal es conseguir la coordinación entre los recursos que la empresa necesita para el desarrollo de su actividad y la demanda que tenga, asegurando un servicio de calidad al menor coste. Una mejor gestión logística asegurará un mejor servicio y mayor calidad.

Funciones principales de la logística:

• Gestión de compras:
  • Especificación de necesidades.
  • Búsqueda de proveedores.
  • Determinación de las mercancías necesarias.
  • Realización del pedido.
  • Recepción de la mercancía.
• Gestión de stocks:
  • Determinación de los niveles de stocks adecuados para el funcionamiento de la empresa con el mínimo coste, lo que lleva a determinar la cuantificación y periodicidad de los pedidos.
• Almacenaje (Logística Interna):
  • Ubicación, conservación y manipulación de las mercancías.
  • Control de inventarios: Control y valoración de las existencias de mercancías en los almacenes en cada momento.
• Expedición de mercancías (Logística Externa):
  • Preparación de pedidos de clientes, lo que incluye el embalaje de los productos y el etiquetado.
  • Transporte: Traslado de la mercancía desde el almacén hasta su destino en condiciones óptimas.
  • Atención al cliente: Desarrollo del sistema de logística comercial en función de las necesidades del cliente.

Objetivos de la logística:

• Responder a las necesidades de la distribución interna y externa, con eficiencia.
• Aprovisionamiento:
  • Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales y suministros.
  • Mantener al mínimo los costes ocultos: costos por deterioro, robo y obsolescencia.
  • Reducir las pérdidas de existencias.
  • Mantener unas normas de calidad adecuadas.
  • Buscar, encontrar y mantener proveedores idóneos.
  • Comprar o alquilar los alimentos y servicios necesarios al precio más bajo posible.
  • Mantener la posición competitiva.
  • Lograr la eficiencia del aprovisionamiento y así los objetivos propuestos.
• Logística Interna:
  • Determinar los recursos humanos y materiales precisos.
  • Gestionar el almacén con criterios de eficiencia.
  • Controlar la ubicación y el estado de las mercancías.
  • Valorar las mercancías utilizando el método más adecuado a cada situación.
• Logística Externa:
  • Priorizar las necesidades de los clientes.
  • Adaptarse a la situación de cambio del mercado.
  • Distribuir en forma y tiempo con el menor coste posible.

Etapas del Proceso Logístico

La logística es un proceso que se lleva a cabo para garantizar la disponibilidad de los productos y servicios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Etapas:

1. Reaprovisionamiento: Es el proceso de aprovisionamiento continuo que garantiza la disponibilidad de todo lo que se va a necesitar.
2. Identificación de necesidades: Comunicación de cada departamento de las necesidades de material para su funcionamiento.
3. Selección de las fuentes de aprovisionamiento: Búsqueda de los proveedores adecuados para realizar las compras o recompras.
4. Gestión de compras: Realización del pedido, control de la recepción de los materiales y validación de la operación (facturas) para que se proceda al correspondiente pago.
5. Gestión de stocks: Realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así como de las entradas y salidas de materiales de los diferentes almacenes de la empresa.
6. Evaluación y control: Valoración del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del correcto desarrollo de las actividades de acuerdo a lo previsto.

Funciones del Aprovisionamiento

• Predecir las necesidades y determinar la cantidad de stocks que se han de mantener para cubrir dichas necesidades.
• Planificar y gestionar las compras para garantizar un ritmo de pedidos adecuado que asegure el mínimo de inversión en existencias.
• Gestionar y controlar los inventarios y los costes que estos generan.

Funciones de la Compra

• Asegurar la existencia de proveedores fiables y competitivos.
• Adquirir los materiales o productos con la calidad adecuada a las necesidades de la empresa.
• Realizar todas las compras en las condiciones más ventajosas posibles.
• Colaborar en la gestión de stocks para que sea eficiente.
• Relacionarse de forma fluida y eficaz con el resto de los departamentos.
• Controlar y evaluar todos los procesos de compra para mejorarlos y dotarlos de mayor calidad.

Organización del Aprovisionamiento

• Centralizada: Consiste en que un solo departamento, generalmente el de compras, realiza todas las compras de la empresa.
• Descentralizada: No existe un departamento de compras, sino que cada planta o sección de producción será la encargada de realizar sus propias compras. Se utiliza cuando las divisiones de la empresa están muy especializadas y sus necesidades de aprovisionamiento también.
• Matricial: La empresa adquiere todos los productos que necesita a unos pocos proveedores especializados en cada zona geográfica en la que opera. Es una especie de gestión centralizada por regiones que se utiliza sobre todo en empresas multinacionales.

Necesidades de Aprovisionamiento

• ¿Qué comprar?: Abastecimiento de productos y servicios para el normal funcionamiento de la empresa. Cantidad de producto. Calidad de los productos.
• ¿Cuándo comprar?: Rentabilidad de la función de aprovisionamiento. Disposición de la cantidad de producto necesaria en el momento preciso. Periodicidad de las compras. Sistemas de almacenaje. Cantidad de producto por cada compra.
• ¿Quién comprar?: Garantía de calidad de productos. Garantía de entrega en tiempo y forma. Precio. Fuente de información sobre proveedores. Criterios de selección de proveedores.
• ¿Cómo comprar?: Eficiencia con los procesos empresariales. Finalización de las compras. Proceso de compra. Formas de pago.

Variables que influyen en las necesidades de aprovisionamiento:

• Previsión de la demanda: Es importante porque es la estimación de la venta.
• Volumen de pedido: Tener en cuenta, a mayor cantidad menor coste, pero se dificulta la gestión del almacenaje.
• Precio: Cantidad monetaria.
• Plazo de aprovisionamiento: Intervalo de tiempo desde que se solicita el pedido y su llegada.
• Plazo de pago: Tiempo de entrega del dinero (pago).

Herramientas Tecnológicas en la Logística

• Sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP: Software de gestión integrada con base de datos única y centralizada.
• Intercambio electrónico de datos EDI: Es un sistema de intercambio electrónico de los documentos de operaciones comerciales (pedidos, albaranes, facturas).
• Sistemas de identificación por radiofrecuencia digital o RFID: Método electrónico que asigna un código de identificación a un producto y usa ese código para identificar o acceder a información adicional sobre el stock.
• Aplicaciones o sistemas de gestión de almacenes o SGA: Software para gestionar toda la operativa de un almacén, desde actualizar el stock hasta dirigir los procesos de preparación y expedición de mercancías.
• Sistema de gestión de pedidos de clientes o OMS: Es un sistema que permite gestionar la entrada y el procesamiento de pedidos.
• Forecasting: Este procedimiento consiste en la previsión y el análisis de la demanda de un producto, para lo que se utilizan los datos históricos de venta y estimaciones de marketing.
• Software de facturación: Autónomos y pymes gestionan su actividad. FactuSOL es un software utilizado por las empresas en el ámbito logístico.