Contratos y Documentación Esencial en la Compraventa

1. El Contrato de Compraventa

Cuando un comerciante adquiere mercancías de un proveedor para posteriormente ponerlas a la venta al consumidor final, estamos hablando de una operación de compraventa.

➢ Un contrato es un acuerdo entre dos o más personas que pueden ser físicas o jurídicas. Pueden ser escritos o verbales, requiere un consentimiento de ambas partes y obliga a cumplir lo pactado.

➢ Un contrato de compraventa es aquel en el que una de las partes (vendedora) se compromete a entregar a la otra parte (compradora) un bien a cambio de un precio.

1.2 Diferencias entre Compraventa Civil y Mercantil

Un contrato es civil cuando al menos uno de los contratantes no tiene calidad de comerciante. En cambio, un contrato es mercantil cuando ambas partes tienen calidad de comerciantes o empresarios.

2. Obligaciones de las Partes en un Contrato de Compraventa

Con la firma de un contrato de compraventa, cada una de las partes adquiere una serie de obligaciones que deben cumplirse. Si alguna de las partes incumpliese sus obligaciones, la otra puede anular el contrato o exigir que se cumplan las obligaciones.

3.1 Obligaciones del Vendedor

• Entrega: El vendedor está obligado a entregar la mercancía vendida al comprador. Si el vendedor no entrega la mercancía en el plazo estipulado, el comprador podrá exigir el cumplimiento.
• Conservación: El vendedor está obligado a conservar en buen estado la mercancía hasta su entrega.
• Saneamiento: Si la mercancía vendida no estuviese en las condiciones pactadas, el vendedor está obligado a resarcir al comprador. Si la mercancía se pierde o sufre deterioro antes de la entrega al comprador, aun sin culpa del vendedor, el comprador podrá rescindir el contrato.

3. Extinción del Contrato

La extinción del contrato supera la finalización de las obligaciones del vendedor y comprador.

4. El Contrato de Suministro

El contrato de suministro es aquel por el que el suministrador se compromete a entregar al suministrado, de forma periódica y sucesiva, un bien o servicio.

En el contrato de compraventa, cuando se trata de un contrato de suministro, hay que especificar:

• Periodicidad de pedidos
• Cantidad mínima por pedido
• Plazos de entrega
• Plazo de vigencia de precios
• Plazo de pago e importes a pagar

5. La Carta Comercial

La carta comercial sirve como un hilo de comunicación entre proveedores y clientes, refleja la imagen de la empresa y de ella depende el éxito.

B. Estructura de la Carta Comercial

A la hora de escribir una carta comercial hay que tener en cuenta:

1. Membrete
2. Lugar y fecha
3. Introducción
4. Cuerpo de la carta
5. Despedida
6. Firma, nombre y cargo
7. Asunto
8. Referencia
9. Saludo

6. Fórmulas Importantes

Importe bruto = Precio * Cantidad

Importe neto = Importe bruto – Descuento comercial, descuento por volumen, por pronto pago

Base imponible = Importe neto + Gastos

Cuota tributaria = Base imponible * Tipo de IVA

Total factura = Base imponible + Cuota tributaria

7. El Albarán

Es el documento comercial emitido por el vendedor en el que figuran las mercancías entregadas a un cliente, para que anote objeciones.

• Es la prueba documental de que la mercancía se ha entregado al cliente y sirve de documento base para la emisión de la factura.
• La firma del albarán tiene mucha importancia, ya que supone que la mercancía se recibe en perfectas condiciones.
• Del albarán en formato papel se entrega un original y una copia.

8. La Factura

La factura es un documento que emite el vendedor y que acredita legalmente la operación de compraventa. Expresa la obligación de pago por parte del comprador siempre y cuando se acredite documentalmente la entrega.

5.1 Requisitos, Datos y Elaboración de la Factura

La factura se confecciona según lo que establece la normativa legal. En ella se indican la forma acordada de pago y la fecha exacta del vencimiento.

Se trata del único justificante fiscal que da derecho a la deducción del IVA por parte del que la recibe, por ello está obligado a guardarla y custodiarla durante 4 años.

Gastos y Documentos que pueden aparecer en una factura

Gastos

• Transporte o portes: Gastos que se satisfacen cuando el servicio es a cuenta del comprador.
• Seguro: Cubre los posibles daños que sufra la mercancía.
• Envases y embalajes: Se requiere un envoltorio o cubierta especial para proteger las mercancías.

Descuentos

• Descuento comercial: Beneficiación concedida mediante negociación entre proveedores y clientes.
• Descuento por volumen o rappel: Descuento que aplica el proveedor cuando se alcanza un determinado volumen de compra.
• Descuento por pronto pago: Reducción en el precio por abonarse el importe de la factura en efectivo, antes del vencimiento.

La factura debe emitirse en el momento de realizarse la operación.

• Importe bruto: Es el resultado de multiplicar el precio de los artículos por la cantidad.
• Base imponible: Es el importe sobre el cual se aplica el tipo de IVA. Para calcularlo, debemos aplicar primero los descuentos al importe bruto y después los gastos de embalaje, transporte, carga y estiba.
• Cuota tributaria: Es lo que se genera en concepto de impuesto. Se obtiene aplicando a la base imponible el tipo impositivo.
• Total factura: Es el importe que el comprador debe liquidar al vendedor como contraprestación por el servicio o producto adquirido.

9. El Ciclo Documental de la Compraventa

El ciclo documental de la compraventa se inicia con la petición del comprador del producto o servicio y finaliza con la entrega. Los documentos de este proceso se usan como justificante de una relación comercial entre comprador y vendedor. No toda relación comercial se materializa en un documento comercial, esto dependerá del dinero o volumen de la compra.

10. Elementos Comunes en los Documentos de Compraventa

• Encabezado: Identificación del vendedor y comprador, fecha y lugar de emisión, identificación del documento y número de serie.
• Cuerpo: Particularidades del documento.
• Pie: Firmas, información legal y observaciones.