Funciones de una azafata

Se encargan de:

• Atender consultas
• Manejo de planos del edificio
• Manejo del catálogo oficial de la Feria, ordenado alfabéticamente por número de stand o por producto
• Entrega de publicidad oficial de la Feria
• Venta de catálogos

Actos inaugurales

La inauguración oficial del certamen es un acto que suele tener un alto realce. Debe acompañar en este momento una comitiva de honor, con representantes de la Feria, autoridades y personajes mediáticos. Portará una bandeja de plata con unas tijeras que entregará a la personalidad que vaya a inaugurar el acto, siempre por el lado derecho y con guantes puestos, en caso de tener uniforme. Debe pasar desapercibida ante las cámaras, siempre mostrando la sonrisa y en postura muy correcta.

Rueda de prensa

Acreditación de periodistas, entrega de dosieres de prensa, comprobación de la megafonía, pasar micrófono en el turno de preguntas.

Acompañamiento

En la mayoría de las ocasiones, la azafata formará parte del comité de honor o bienvenida y acompañará a determinadas personalidades a recorrer el recinto, dando explicaciones a los invitados y apoyando.

Debe: estar atenta a cualquier necesidad del grupo, conocer el recorrido, caminar con elegancia, mantener una distancia con el grupo, huir del protagonismo, conservar la sonrisa, no iniciar conversación, contestar con exquisita cortesía a todas las preguntas, evitar comentarios, conocer muy bien a los responsables.

Asistencia técnica de Stand

Stand es un espacio acotado y decorado en el que el expositor expone sus productos.

Funciones

• Atención al público
• Atender al visitante y presentar a la persona idónea
• Demostrar el producto
• Poner en funcionamiento el stand: luz, etc.
• Mantener el stand ordenado
• Cuidar de los detalles y el buen ambiente del stand
• Reponer material
• Función de vendedora (no común)

Guía acompañante

Es la persona que acompaña, asiste e informa a un grupo de viajeros durante un viaje completo. Se diferencia de la guía local en que es la persona que acompaña, asiste e informa a un grupo en una visita concreta.

Cualidades

• Autoridad (capacidad de una persona para dirigir equipos de forma sutil)
• Capacidad de decisión
• Tacto (amabilidad, paciencia, sentido de atención, relación cordial con hoteles, conductor)
• Salud (estado de salud favorable)
• Imagen (muy importante: uniforme respetado e impecable, discreción y cabellos recogidos, forma de hablar, comportarse)

Defectos a evitar

• Timidez
• Inseguridad
• Falta de flexibilidad (dar de sí sin que se aprovechen)
• Parcialidad
• Falta de respeto

Circuitos

Charabán

Grupo heterogéneo, compuesto por personas de distintos países, hablan diferentes idiomas, tienen diferentes expectativas y se encuentran por primera vez en el viaje. (Difíciles de manejar, diferentes edades, sexos, objetivos).

Grupos especiales

Grupos compactos, homogéneos, que tienen una misma procedencia, hablan el mismo idioma y tienen las mismas expectativas.

Fases de un viaje

1ª Fase: Preparación profesional del viaje

1. Examinar itinerario y verificarlo (mapa, carreteras y monumentos)
2. Conocer características del viaje
3. Preparar viaje con ayuda de mapas, guías, bibliografías
4. Seleccionar paradas técnicas
5. Situar en mapas urbanos la localización de hoteles, museos, restaurantes
6. Información sobre visitas concertadas y opcionales
7. Información general de destino: visados, moneda, vacunas, pasaportes, horarios, cambio de moneda. Realizar sobres de cada lugar

2ª Fase: Recogida de documentación en la agencia

1. Bonos de servicios prestatarios (cada uno en el sobre correspondiente, para pagar en cada lugar)
2. Lista de pasajeros (nombres completos con dirección)
3. Rooming-list (útil para la distribución del hotel)
4. Folletos del viaje (de cada lugar)
5. Dinero, cheques, tarjeta para posibles gastos
6. Hoja o libro de gastos (apuntar todos los días los gastos con justificantes)
7. Hoja o libro diario de incidencias (cambio de menú, cambio de habitación, ir al hospital…)
8. Póliza de seguros (importantísimo)
9. Hojas informativas (para confeccionar carteles en cada hotel)
10. Etiquetas de equipaje
11. Chapa identificativa
12. Teléfonos de interés de los destinos (importante)
13. Cuestionario de fin de viaje (apreciación)
14. Teléfono móvil o de contacto para el viaje

3ª Fase: Preparación del equipaje personal

1. Indumentaria
2. Maletín de documentación
3. Juegos de entretenimiento

4ª Fase: Salida

Comprobar que todo el autobús está correcto (Planing situacional; rooming-list)

1. Saludo y bienvenida
2. Control del equipaje y material
3. Control de documentación (antes de subir al autobús)
4. Speech: presentación del viaje y características
5. Consejos personales (importancia de la puntualidad, horarios, normas aduaneras)
6. Actividades y servicios incluidos

5ª Fase: Llegada a los destinos

1. Explicación del programa previsto
2. Check-in del grupo
3. Control de habitaciones
4. Gestión de inquietudes (preguntas acerca de excursiones para el día siguiente)

6ª Fase: Salida de los destinos

1. Verificar el equipaje
2. Recordar que abonen los consumos personales
3. Abonar servicios por parte de la agencia. Hacer efectivos los gastos personales de habitaciones: minibar, teléfono, etc.

7ª Fase: Final del viaje

1. Speech de agradecimiento
2. Reparto de cuestionarios
3. Recogida de cuestionarios y valoración
4. Liquidación con la agencia del viaje