El Archivo

El archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Por ejemplo, los libros contables se guardan 6 años y el IVA hasta 4 años. El archivo ha de ser tan sencillo de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada en él pueda encontrarla rápidamente y de una forma simple.

Funciones y finalidades del archivo

Funciones del archivo

• Almacenar la información recibida
• Conservar la información correctamente
• Recuperar rápidamente y en el momento que se necesite.

Finalidades del archivo

• Ser el núcleo de la información y documentación de la organización de modo que se pueda desarrollar el trabajo de la manera más eficaz posible.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste
• Ser una herramienta que facilite la perfecta conservación de los documentos.

Clases y sistemas de ordenación de archivos

Tipos de archivos con frecuencia de uso

• Activos: contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance del trabajador.
• Semiactivos: información no activa que utilizamos de manera circunstancial.
• Pasivos: Aquella que no se utiliza nunca, solo se tiene por cuestión legal o valor histórico.

Tipo de archivos, teniendo en cuenta el lugar

• Archivos centralizados: Toda la información empresarial está concentrada en un único lugar, en el que se guardará y gestionará toda la documentación producida.
• Archivos descentralizados: La documentación empresarial se encuentra repartida por los distintos departamentos de la empresa.

Sistemas de ordenación de archivos

(Juntarlos de acuerdo a una norma o criterio que permitiría localizarlos fácilmente en una búsqueda posterior)

• Ordenación alfabética: consiste en colocar las palabras elegidas siguiendo el orden que establece el alfabeto.
• Ordenación numérica: consiste en archivar los documentos asignando a cada uno de ellos un número correlativo.
• Alfanumérica: consiste en archivar documentos combinando letras y números.
• Ordenación geográfica: según la situación geográfica de los contactos de la empresa.
• Ordenación cronológica: siguiendo un orden cronológico de acuerdo con una fecha.

Procedimiento y equipamiento de archivo

1. Revisar los documentos: que cumplen los requisitos.
2. Clasificar los documentos: distinguir si son útiles o no
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles. Según los sistemas.
4. Archivar los documentos precisamente ordenados: colocarlos en su lugar.

Equipamiento de archivos, son todos los dispositivos físicos (ordenadores, armarios…) que permiten tener almacenada y ordenada la información

Sistemas de conservación y seguridad del archivo

• Conocerá la ubicación de los documentos y el sistema de archivo
• Marcará las normas responsable de la presencia y conservación adecuada de los documentos
• Determinará los pasos a seguir para la salida de documentos.
• Deben conservarse al menos 5 años.

De la ley de protección de datos no pongo nada, lo doy por hecho que con las actividades ya lo tendrá en cuenta.

Adaptación de la Empresa a la LOPD

Para la adecuación de la empresa a la LOPD, pasos

Análisis inicial / Localización e identificación de los ficheros / Clasificación y análisis legal de los ficheros / Determinación del nivel de seguridad aplicable / Elaboración del manual de seguridad y del informe de adaptación / Implantación, adaptación y concienciación del personal / Inscripción y notificación de los ficheros en las Agencia Española de protección de datos (AEPD) / Auditoria de seguridad y mantenimiento

La Agencia Española de Protección de Datos

Agencia Española de protección de datos: es una entidad pública con personalidad jurídica propia que vela por los derechos de las personas y actúa con independencia de las administraciones públicas.

El registro general de protección de datos es el órgano de la agencia española de protección de datos al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y cancelación de datos regulados en los artículos 14 a 17 de la LOPD.

Funciones de la AEPD

• En relación con las personas a que se refieren los datos: Atender a sus peticiones y reclamaciones / Informar de los derechos reconocidos en la Ley / Promover campañas de difusión a través de los medios.
• En relación con quienes tratan datos: Emitir las autorizaciones previstas en la Ley / Requerir medidas de corrección y ejercer la potestad sancionadora / Autorizar la transferencias internacionales de datos
• En la elaboración de normas: Asesorar al parlamento sobre los proyectos de normas de desarrollo de la LOPD y aquellas que incidan en materia de protección de datos / dictar instrucciones y recomendaciones de adecuación de los tratamientos de la LOPD
• En materia de telecomunicaciones: Tutelar los derechos y garantías abonados y usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas
• Otras funciones: Cooperación internacional y representación de España en los foros internacionales en la materia / Publicar datos agregados para permitir la realización de estadísticas públicas sobre protección de datos. Elaboración de una Memoria anual.

Infracciones: hay 3 tipos:

Leves

de 600 € a 60.000€: no proporcionar la info a la AEPD, no atender a las solicitudes de rectificación, no solicitar inscripción del fichero de datos en el RGPG, incumplir en el deber de secreto, recoger datos sin informar a los afectados.

Graves

de 60.000 a 300.506: recoger datos de carácter personal sin consentimiento, impedir u obstaculizar el ejercicio de los derechos de información, acceso y oposición, mantener los datos de manera inexacta.

Muy graves

Recoger datos de forma engañosa, ceder o comunicar datos, no cesar en el uso ilegitimo de datos, en general aquellos de reincidencia de los anteriores.

Firma y Certificado Electrónico

• La firma digital es un sistema que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico.
• La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante con el mismo valor que la firma manuscrita.
• Certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por una autoridad de certificación que vincula la identidad de cada usuario con la firma electrónica (utilizando unas claves criptográficas) dándole a conocer como firmante en un entorno digital.
• La autoridad de certificación es una entidad reconocida legalmente con capacidad para emitir y revocar los certificados que acompañan a las firmas electrónicas. Esta autoridad le da validez legal y temporal ante terceros que confían en los certificados emitidos por esa autoridad y a la relación entre la identidad de un usuario y su clave pública (firma electrónica)
• DNI electrónico: Se puede acreditar electrónicamente y de forma definitiva la identidad de la persona y firmar documentos electrónicos. Sus principales ventajas es la seguridad y la comodidad.

Permite la utilización para:

• Realizar compras firmadas a través de internet.
• Hacer trámites completos con la admin públicas a cualquier hora y sin tener que desplazarnos ni hacer colas.
• Realizar transacciones seguras con entidades bancarias
• Acceder al edificio donde trabajamos.
• Utilizar de forma segura nuestro ordenador personal.
• Participar en una conversación por internet con la certeza de que nuestro interlocutor es quien dice ser.

Contrato

Los contratos son la base que rige todos los intercambios que se producen en el mundo empresarial.

Según el código civil, el contrato existe desde que una o varias personas consienten obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio.

Características generales de los contratos

1. Deben reflejar claramente el objeto o finalidad del mismo
2. Deben estar redactados de manera adecuada, utilizando un lenguaje correcto, sencillo y fácilmente entendible, pero al mismo tiempo conciso y preciso, de manera que no de lugar a equívocos.
3. Deben ser fácilmente legibles, tanto por el tipo de letra utilizada en su redacción como por el tamaño de la misma.
4. Si bien no hay una forma única de estructurar un contrato, determinados aspectos deben ser fácilmente localizables en el documento y no pueden faltar.
5. Deben contener toda aquella información necesaria para su correcto entendimiento.
6. Deben ser firmados por las partes implicadas.
7. Deben estar acordes a lo establecido por la ley.

El código civil establece los siguientes requisitos para dar validez a los contratos. No habría contrato si no se dan los 3 a la vez:

1. Consentimiento de los contratantes
2. Objeto cierto para la materia del contrato
3. Causa para la obligación que se establezca.

Elementos que suponen el cumplimiento del contrato escrito

1. Objeto: Debe ser posible y determinado, pero no es necesario que exista en el momento actual.
2. Contratantes: Sujetos o partes implicadas en la firma del contrato. Deben identificar claramente su papel en la firma del mismo. Ambas partes deben estar capacitadas legalmente para realizar el contrato. Al firmarlo suponen su aceptación y consentimiento.
3. Causa: La razón por la que se llega a realizar el contrato.
4. Clausulas: Son aquellas anotaciones necesarias para la correcta definición del contrato. En ellas aparecerán todos los datos oportunos para el perfecto entendimiento del mismo como así su duración.

Contratos de Compraventa

Un contrato de compraventa es aquel en el que dos partes se ponen de acuerdo para intercambiar una cosa determinada por una cantidad equivalente de dinero, o algo que represente su valor.

Según el código de comercio, será mercantil la compraventa de cosas muebles para revenderlas.

Contratos que no se consideran mercantiles:

1. Las compras de efectos destinados al consumo del comprador o de las personas por cuyo encargo se adquieren.
2. Las ventas que hagan los propietarios y los labradores o ganaderos de los frutos o productos de sus cosechas o ganado, o de las especies en que se les paguen las rentas.
3. Las ventas de los artesanos de objeto construidos o fabricados por ellos en sus talleres.
4. La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo.

En una compraventa los sujetos partícipes en el contrato serán el comprador y el vendedor.

• El comprador: Le corresponde la obligación de pago en el momento de recibir la cosa del vendedor. Las principales obligaciones del comprador son: por una parte, el pago del precio contratado y, por otra la recepción del bien comprado. El comprador deberá abonar y recibir lo comprado en el mismo momento en que el vendedor lo ponga a su disposición, salvo que se haya fijado otra opción en el contrato.
• Vendedor: Estará obligado a la entrega total de la cosa, al cumplimiento de los plazos marcados en el contrato para la misma y a la transmisión del riesgo. El vendedor también debe responder a posibles defectos de lo vendido, que lo conocemos como garantía.

El precio: ha de ser verdadero y determinado, el dinero o en un signo que lo represente. Su determinación deberá estar dentro de lo establecido por las partes implicadas de manera previa y expresa. Este precio deberá ser abonado en el tiempo y forma marcados en el contrato.

• Contratos de compraventa especiales y electrónicos: Son aquellas ventas en las que el consentimiento definitivo queda supeditado por el comprador al cumplimiento de una condición. Normalmente hacen referencia a la calidad y características del producto ofertado. Si se cumplen las características, el comprador verifica la operación. (Ventas sobre muestras, catálogo, electrónicas…)
• Contratos de compraventa a plazos: Son aquellos contratos en los que la forma de pago no se produce de manera íntegra en el momento de la disposición de aquello objeto del contrato. (Compraventa de camiones)
• Contratos de compraventa internacional de mercaderías: Son aquellos contratos en los que las partes implicadas tienen sus establecimientos en estados diferentes. (Compraventa de Alemania a España)
• Contrato de suministro: Son aquellos contratos por los que una empresa (suministradora) se obliga a prestar una serie de servicios de manera continuada a la otra empresa (suministrada).
• Contrato de permuta: Son aquellos contratos por lo que la parte vendedora implica en una compraventa accede a ser pagada en especies por el mismo valor de la venta o por medio de otro bien similar valor.

Contratos de Arrendamiento

El contrato de arrendamiento o de alquiler es aquel contrato bilateral por el que una de las partes (arrendador) cede el uso y disfrute de una determinada propiedad por un tiempo determinado a la otra parte (arrendatario), a cambio de una cantidad económica (también llamada renta)

Contratos de alquiler de local de negocio

El contrato de alquiler de local de negocio o comercial es un documento por el que dos personas se obligan a ceder una a la otra el uso de un bien inmueble cuya finalidad será la de ejercer en ella una actividad profesional o comercial, por el tiempo y precio determinados.

Contratos de renting

El contrato de renting es un alquiler a largo plazo de un determinado tipo de bienes de alta depreciación o de alto coste (vehículos, maquinaria, ordenadores…).

En este tipo de contratos se otorga el derecho de uso y disfrute del bien durante el plazo establecido en el contrato, además de incluir una serie de servicios que, en el caso de vehículos son: seguro a todo riesgo, mantenimiento…

Contratos de leasing

Los contratos de leasing son aquellos en los cuales una empresa (arrendatario) compra un bien a otra empresa y cede su uso a una tercera empresa (arrendador) a cambio de un precio, concediéndole una opción de compra sobre el bien cedido. En realidad se trata de un contrato de colaboración con financiación, por lo que también es conocido como arrendamiento financiero.

El arrendador deberá pagar una renta periódica que cubra el valor original del bien, más el cargo financiera y los gastos adicionales que contemple el contrato, y la opción de compra sobre el bien se podrá ejecutar durante la vida de su contrato o a su terminación.

Contrato de Colaboración

• Contrato de comisión: Contrato mercantil realizado entre dos empresarios, por el que uno de ellos (comisionista) se compromete a realizar por encargo y a cuenta del otro empresario (comitente), una o varias operaciones mercantiles.
• Contrato de agencia: Contrato por el cual una persona (física o jurídica) llamada agente, se compromete de forma continuada y a cambio de una remuneración, a promover operaciones comerciales a cuentas de terceros, como intermediario independiente.
• Contrato de franquicia: Contrato por el cual una empresa (franquiciador) se compromete a ceder a otra (franquiciado) a cambio de una contraprestación financiera, el derecho de explotación de su marca para comercializar determinados productos o servicios.
• Contrato de publicidad: Contrato por el cual una empresa (anunciante) encarga a una agencia de publicidad, a cambio de una contraprestación económica, la ejecución de la publicidad de su empresa. Incluyendo normalmente la creación, preparación y programación de la misma.

Contratos de factoring

El contrato de factoring es aquel por el cual un empresario (facturado) transmite los créditos comerciales que posee frente a sus clientes a una entidad financiera de crédito (factor), que se compromete, a cambio de un precio, a prestar una serie de servicios (gestión, garantía, financiación) respecto de los mismos.

Estas entidades de factoring pueden prestar unos servicios a sus clientes tan grandes, que el contenido de cada contrato deberá estudiarse por caso.

Contratos de Seguros

La ley de contratos de seguro define este contrato como aquel por el cual el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los límites pactados, el daño producido al asegurado o a satisfacer una cantidad económica convenida.

Las autoridades de derecho como Uría, definen el contrato de seguros como: Aquel contrato por el que una persona (asegurador) se obliga, a cambio de una prestación pecuniaria (prima), a indemnizar a otra (asegurado), dentro de los límites convenidos, los daños sufridos por la realización de un evento incierto.

Elementos del contrato

1. Asegurador: es la persona que se obliga a indemnizar el daño a cambio del cobro de una prima.
2. Tomador de seguro: es la persona que contratará con el asegurador el correspondiente seguro.
3. Asegurado: Es la persona que es el titular del interés cubierto por el seguro, y que, por consiguiente, está expuesta al riesgo que motiva el contrato.
4. Riesgo: La posibilidad de que ocurra el evento causante de los perjuicios que quiere cubrir el tomador del seguro.
5. Prima: Es la cantidad que satisface el tomador del seguro y su importe viene determinado con arreglo a tarifas oficialmente aprobadas.

Tipos de seguros

• Seguro de incendio: Contrato por el cual el asegurador estará obligado a indemnizar al asegurado por los daños sufridos, a causa de un incendio, en los objetos asegurados.
• Seguro de robo: Contrato por el cual el asegurador estará obligado a indemnizar al asegurado por los daños sufridos por la sustracción ilegitima por parte de terceros de los objetos asegurados.
• Seguro de transporte terrestre: Contrato por el cual el asegurador estará obligado a indemnizar al asegurado por los daños materiales sufridos en los productos asegurados fruto de su transporte.
• Seguro de lucro cesante: Contrato por el que el asegurador se compromete a indemnizar al asegurado por la pérdida del rendimiento económico que hubiera podido alcanzarse en una actividad, de no haberse producido el siniestro descrito en el contrato.
• Seguro de caución: Contrato por el cual el asegurador se compromete, en caso de incumplimiento por parte del tomador de sus obligaciones legales, a indemnizar al asegurado a modo de resarcimiento los daños patrimoniales sufridos.
• Seguro de crédito: Contrato por el cual el asegurador se compromete a indemnizar al asegurado las pérdidas finales que experimente a consecuencia de la insolvencia de sus deudores.
• Reaseguro: Contrato entre compañías aseguradoras por el cual una (reaseguradora) se hace cargo del contrato de seguro suscrito por la otra (reasegurada) y de las obligaciones asociadas a él.
• Seguro de responsabilidad civil: Contrato por el cual el asegurador se compromete a cubrir los daños producidos por el asegurado, así como las consecuencias de las cuales sea civilmente responsable, a terceros fruto de sus actos, siempre dentro de los límites establecidos en el contrato.

El seguro de vida es un tipo de contrato como aquel en el que el capital que el asegurador se obliga a pagar y la prima que cobra se calculan teniendo presente la duración de la vida humana.