Gestión de Documentos

2. Incorporación de los Documentos

2.1. Concepto

Según ISO 15489-2 (22), la incorporación es “el proceso que consiste en determinar si un documento debería crearse y conservarse”. La incorporación supone integrar un documento dentro de un SGD (Sistema de Gestión Documental).

Según ISO 15489-1, para determinar qué documentos deben ser incorporados a un sistema, es preciso realizar un análisis:

• Del marco reglamentario.
• De las necesidades de gestión y rendición de cuentas.
• Del riesgo que supondría que no se incorporasen documentos.

La determinación de los documentos que se incorporan al SGD se realizará, de forma sistemática, a partir de la información recogida mediante el análisis funcional y el análisis secuencial, ya que comúnmente los procesos identificados serán aquellos que requieran la creación de documentos. El análisis funcional nos proporciona un conocimiento general del funcionamiento de la organización. El análisis secuencial nos proporciona información detallada de los pasos que integran cada proceso y de los documentos generados en cada proceso.

¿Qué documentos es preciso incorporar a un sistema? En ISO 15489-2 se apuntan los siguientes:

• Documentos que obligan a una organización o individuo a emprender una acción determinada.
• Documentan una obligación o responsabilidad.
• Contienen información relacionada con la actividad de la que la organización es responsable.

2.2. Mecanismos de Incorporación

La integración de los documentos en el SGD no se lleva a cabo mediante un proceso único. Dependiendo de la forma en que se produzcan los documentos y del carácter de los mismos, la integración se produce mediante técnicas de diferente tipo. Destacan las siguientes:

1. El **registro**. Es el proceso que tradicionalmente se ha utilizado para probar el ingreso de los documentos en el sistema de gestión.
2. La **clasificación**. Implica la ubicación deliberada de un documento en una estructura sistemática, conocida y predefinida de documentos, con todas las ventajas añadidas, que son:
   • Agrupación de documentos o expedientes relacionados.
   • Asociación con otras series.
   • Normalización de la denominación de las series.
   • Protección de las series.
3. La **ordenación**. Supone la integración de un documento en una secuencia lógica, con el fin de facilitar su localización y su uso.
4. La **integración de un documento en un expediente**. Permite relacionar un documento con otros con los cuales existe algún tipo de vínculo contextual.
5. La **indización**. Permitirá la localización y la recuperación de un documento.
6. La inclusión de un documento en **un flujo de trabajo**.
7. La inclusión en el **calendario de conservación** de documentos.
8. Otras **actividades de control**. Destacan las siguientes:
   1. Establecimiento de un sistema de signaturas para controlar la ubicación.
   2. Normalización del sistema de denominación de los expedientes.
9. Asignación de **metadatos**. Permitirá confirmar en cualquier momento el estado, la estructura y la integridad del documento en cualquier momento y sus relaciones con otros documentos.

La información relacionada con la incorporación de los documentos variará dependiendo del entorno. ISO 15489-2 (23) diferencia cuatro niveles de detalle:

• Documentos utilizados por una persona.
• Documentos utilizados por una unidad de la organización.
• Documentos utilizados por más de una unidad de la organización.
• Documentos creados en un dominio público.

3. Registro

3.1. Concepto y Finalidad

El registro de documentos es la manera de dejar constancia de la creación o incorporación de un documento a un sistema de gestión de documentos. Es el modo de formalizar la incorporación de documentos a un sistema.

Según ISO 30300, el registro es el “acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada al sistema”.

En España, el registro no estaba concebido como una actividad de gestión documental. Se vinculaba a la secretaría general o al departamento de administración de la organización. En la actualidad, es más frecuente que el registro aparezca en las organizaciones vinculado a las unidades de gestión documental y archivo.

Señala Cruz Mundet que el registro persigue tres fines:

1. Identificar el documento, mediante la atribución de:
   1. Un identificador único.
   2. La fecha de ingreso o salida.
   3. Los datos de autor y destinatario.
   4. Los datos descriptivos del documento.
2. Remitir el documento al punto de la organización correspondiente.
3. Actuar como elemento de garantía para los usuarios.

Tradicionalmente, se realizaba de forma manual mediante dos documentos independientes, que eran el libro de registro de entrada y el libro de registro de salida. En sus hojas se recogían los siguientes datos: número de orden; fecha; origen; destinatario; materia. En la actualidad, se realiza de forma automatizada mediante programas informáticos sencillos que permiten mantener un registro único para cada organización, pero descentralizado, es decir, con varios puntos de entrega y emisión de documentos.

3.2. Datos

Según ISO 15489-2, los datos básicos que debe presentar un registro son los siguientes:

1. Identificador único asignado por el sistema.
2. Fecha y hora del registro.
3. Título o breve descripción del documento.
4. Autor, remitente o destinatario.

Un sistema avanzado puede presentar un conjunto más detallado de datos, que pueden ser agrupados en las siguientes categorías:

1. Datos descriptivos

• Nombre o título del documento.
• Descripción o resumen del texto.
• Fecha de creación.
• Formato físico.

2. Datos de control de registro

• Fecha y hora de comunicación y recepción.
• Tipo de registro: entrada, salida o interno.
• Identificador del documento.

3. Datos de contexto de emisión y remisión

• Autor.
• Remitente.
• Destinatario.

4. Datos de gestión documental

• Código de clasificación.
• Vínculos con documentos relacionados.
• Acceso.
• Plazo de conservación.
• Cualquier otra información sobre el contexto y la estructura útil para los fines de la gestión.

5. Datos de gestión de documentos electrónicos

• Sistema desde el que se incorporó el documento.
• Aplicación de software y versión que se utilizó para la creación o incorporación del documento.
• Norma a la que se ajusta la estructura de los documentos.
• Detalles sobre enlaces incrustados en el documento.
• Plantillas que se necesitan para interpretar la estructura del documento.

En un sistema de estas características, es preciso que haya tres elementos interrelacionados entre sí: el registro, el cuadro de clasificación y un fichero de autoridades de personas e instituciones.

3.3. Legislación Española y Autonómica

En el ámbito de la administración pública española, tanto de la Administración General del Estado como de las instituciones autonómicas, existen varias disposiciones legislativas que afectan al registro, a destacar la siguiente:

• Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

3.4. Registros Electrónicos

Son registros de carácter telemático destinados exclusivamente a la presentación en línea de documentos electrónicos. En España, están regulados por dos disposiciones:

• Real Decreto 209/2003, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos.
• Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Aunque también les afecta directamente la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.

La Ley 11/2007 establece que en cada administración exista, al menos, un registro electrónico. Los registros electrónicos deberán poder admitir tanto los documentos normalizados como otro documento dirigido a la administración titular del registro. Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo que será una copia autenticada del documento presentado, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada del registro.

1. Sede electrónica. De acuerdo a la Ley 11/2007, la sede electrónica “es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias”.

   El titular de una sede electrónica debe garantizar: integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios disponibles, así como un sistema de comunicaciones seguras.

2. Certificado electrónico. “Es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula la identidad de cada usuario con las herramientas de firma electrónica, dándole a conocer como firmante en el ámbito telemático”.

   Este certificado permite crear firmas electrónicas de forma fiable.

   Es el procedimiento que permite realizar los trámites con las diferentes administraciones públicas de forma fiable. Puede presentar dos formas:

   1. Instalarlo en nuestro ordenador.
   2. Obtener una tarjeta criptográfica.

   Para solicitar un certificado electrónico, hay que llevar a cabo los siguientes pasos:

   1. Petición ante un prestador de servicios de certificación o autoridad de certificación.
   2. Acreditación de la identidad mediante personación física en una oficina de registro.
   3. Descarga del certificado.

Otra posibilidad es utilizar un Documento Nacional de Identidad Electrónico (DNI-E), en este caso es necesario un lector de tarjetas.