Gestión de Stock y Almacenamiento

Concepto de Almacén

Almacén: Conjunto de artículos o referencias ubicados en un espacio adecuado para sus características de conservación y posterior uso, y ordenados de forma lógica.

Concepto de Stock

Stock: Cantidad de un mismo artículo o referencia que hay en el almacén. Es el stock o las existencias de ese artículo.

¿Qué se denomina Gestión de Stock?

Procesos por los cuales se determinan el intervalo dentro del cual debe estar el stock de cada artículo del almacén y las operaciones que se llevan a cabo para mantener el stock dentro de los límites.

¿Cantidad suficiente de un artículo que hay que tener en cuenta?

Las necesidades se deben conocer la cantidad media que se gasta de cada artículo. El tiempo de entrega del proveedor se debe saber cuánto tiempo tarda cada proveedor desde el momento en que se le pasa un pedido hasta la entrega.

Tipos de Stock

Stock Mínimo

Stock mínimo: Cantidad mínima de una referencia que puede haber en un almacén sin correr el riesgo de que se agote mientras el consumo es habitual.

Stock de Seguridad

Stock de seguridad: Cantidad de una referencia superior al stock mínimo que se considera necesaria para atender no solo las necesidades, sino también las incidencias que se puedan producir.

Costes de Almacenamiento

Diferencia entre Costes Directos e Indirectos

Directos: Corresponden al precio de cada artículo incluyendo impuestos y transportes. Suelen ser precios fijos.

Indirectos: Hacen referencia a los gastos derivados del almacenamiento y, si es el caso, de su transporte al almacén de la empresa. También incluyen las condiciones de almacenamiento, por ejemplo, la refrigeración.

Regla 80/20 en la Gestión de Almacenes

Regla 80/20: Sostiene que el 20% de las asistencias y movimientos de un almacén representan el 80% del valor y de las transacciones económicas.

Aprovisionamiento

Definición

Aprovisionamiento: Actividades destinadas a conseguir que en todo momento haya en el almacén una cantidad igual o superior al stock de seguridad.

Métodos de Aprovisionamiento para Evitar Roturas de Stock

• Prever las necesidades.
• Planificar las necesidades.
• Realizar búsquedas: ficha de productos, estudios del mercado, seguimiento proveedor.
• Planificar la adquisición.

Modalidades de Aprovisionamiento

Según quién efectúe la compra:

• Compra centralizada.
• Descentralizada.
• Mixta.

Según cuándo se efectúe la compra:

• Compra en el punto de pedido.
• Programada.
• Urgente.

Diferencia entre Compra Centralizada, Descentralizada y Mixta

Centralizada: La realizan almacenes centrales con un gran volumen de adquisición, por lo que los costes de los productos disminuyen.

Descentralizada: Cada organización de tamaño medio o pequeño realiza sus propias compras dependiendo de sus necesidades.

Mixta: Combinación de las dos anteriores dependiendo de las características de los artículos.

Almacenamiento de Productos Sanitarios

Medicamentos

Medicamento: Todas aquellas sustancias químicas que se pueden administrar en personas y animales con la finalidad de prevenir, diagnosticar o tratar enfermedades.

Clasificación ATC

ATC (Anatómica, Terapéutica y Química): Sistema europeo de codificación de los medicamentos teniendo en cuenta el sistema u órgano efector, efectos terapéuticos, estructuras químicas y el principio activo o la asociación de principios activos que contienen.

Productos Sanitarios

Productos sanitarios: Artículos, dispositivos o equipos destinados a acciones terapéuticas, diagnósticas o de tratamiento.

Almacenamiento de Oxígeno

Consideraciones para almacenar bombonas o balas de oxígeno:

• Almacenar en locales ventilados y protegidos de las inclemencias del tiempo.
• Deben estar protegidas de riesgos de golpes, caídas y calor.
• Las de más de 5 litros deben estar en posición vertical.
• Bombonas vacías se deben almacenar por separado de las llenas.

Trazabilidad

Trazabilidad hacia atrás: Se realiza a la entrada de mercancías y es clave para seguir los productos hacia su origen.

De proceso interno: Se registran todos los movimientos internos de cada producto.

Hacia delante: Información de todos los productos cuando se les da salida, ya sea a cliente externo o interno.

Tipos de Almacenes de Servicios

Cerrados: Acceso restringido, se deben establecer medidas de seguridad y control.

Abiertos: Acceso libre para el personal, es el caso de los almacenes de planta o de base de ambulancia.

Zonas de Almacenamiento en el Ámbito Sanitario

• De medicación.
• De condiciones especiales.
• De almacenamiento estándar.
• De gases líquidos y productos químicos.

Operaciones de Almacenaje

Planificación de Necesidades

Planificación de necesidades: Proceso que se debe seguir para detectar las necesidades de compras y proceder al aprovisionamiento de los almacenes.

Picking

Picking: Proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes. Supone tomar la cantidad solicitada de cada producto.

Inventario

Inventario: Recuento manual de todas las referencias y la comparación de las cifras obtenidas con las que tiene registrado el sistema informático.

Errores en Inventarios

• Al contar físicamente.
• Al introducir los datos en el registro.
• Falta de registro de productos caducados/desperfectos.

Almacenaje en la Ambulancia

Zonas de Almacenaje

• Armarios y cajones donde se puede almacenar el material sanitario fungible.
• Maletines o mochilas en cada uno de los cuales se agrupan los materiales necesarios para procedimientos concretos (maletín de trauma, etc.).
• Ampulario y nevera para almacenar medicamentos.

Operaciones de Almacenaje

• Planificación de necesidades.
• Control de entradas y salidas.
• Inventarios y control de caducidades.
• Gestión de incidencias.

Plan de Emergencia

Plan de emergencia: Conjunto de medidas que se deben aplicar si se produce una situación de riesgo con el objetivo de minimizar los daños humanos y materiales, garantizando la evacuación segura del personal si fuera necesario.

Mantenimiento

Tipos de Mantenimiento

Predictivo: Permite detectar fallos y puntos débiles y disminuir costes anticipándose al problema.

Preventivo: Se realiza periódicamente para minimizar las incidencias que se podrían producir.

Correctivo: Se realiza cuando se ha producido una incidencia para resolverla lo antes posible.