1. Gestión de Órdenes de Laboratorio

Cada laboratorio elabora su propio protocolo para registrar los formularios de petición de pruebas. El sistema puede generar números de identificación y códigos de barras para personalizar las muestras e introducir las peticiones en una base de datos. El programa correlaciona las pruebas con el número de identificación que posee el paciente. En el laboratorio privado se tiene que especificar el régimen de financiación que tiene el paciente. En el caso de pacientes ingresados en el propio centro sanitario, se indica el servicio del que procede.

Un factor a considerar es la urgencia de la petición, dándose peticiones de carácter urgente a otras programadas.

1.1. Si la petición es urgente:

• En los laboratorios hospitalarios, estas pruebas suelen llegar al laboratorio por un tubo neumático con su petición correspondiente.
• En los laboratorios de atención ambulatoria, se hace constar el carácter de urgencia en el propio volante de petición.
• Se etiquetan las muestras, se refleja la hora de entrada y se registran en el ordenador.
• Todas las pruebas llevarán los datos personales del paciente, el posible juicio diagnóstico y la forma de localizar al paciente.
• Es costumbre que todas las peticiones urgentes se cumplimenten en un formulario de urgente.

1.2. Si la petición es programada:

• La petición puede provenir del área de hospitalización, de consultas externas, atención primaria, centros concertados, etc.
• Se enumeran las muestras junto con la petición de pruebas.
• Se registra informáticamente la petición.

Hoy día los laboratorios poseen un programa de gestión de registro de muestras, conectado vía red interna o externa con unidades periféricas. Se registran las peticiones y se imprimen las etiquetas de extracción y recepción de muestras donde consta la identificación del paciente, fecha, tubo y sección del laboratorio, mediante un código de barras que podrá ser leído por un lector o lápiz óptico. La informatización de la gestión permite unificar el registro de los laboratorios de hematología, bioquímica y microbiología, reducir los errores en la identificación de las muestras y disminuir sensiblemente el tiempo de respuesta.

2. Asignación de Unidades de Valor (URV)

Para cualquier institución es fundamental tener un conocimiento preciso de su nivel de eficiencia, así como disponer de información sobre los productos que elabora y su coste. El laboratorio no puede gestionarse al margen y por eso se propuso la URV, como forma de medir su producto. La URV del laboratorio es equivalente a la unidad ponderada de asistencia empleada en la gestión sanitaria.

Para poder instaurar la asignación de URV es necesario disponer de elementos básicos e imprescindibles, que informen sobre los productos y su coste:

1. Un sistema de información económica basado en la contabilidad analítica que permita saber el coste total de un servicio.
2. Un catálogo de pruebas de laboratorio, una relación exhaustiva normalizada de las prestaciones suministradas.
3. Una escala de factores de reparto que permita distribuir el coste total entre cada una de las pruebas analíticas.

Los catálogos de pruebas y de procedimientos diagnósticos y terapéuticos, son un instrumento de gestión de la producción y los costes, una herramienta asociada al sistema de contabilidad analítica cuyo objetivo es conocer los costes reales de cada prueba.

La utilización del sistema de URV como indicador de gestión, aporta muchas ventajas al laboratorio clínico. Se pueden destacar las siguientes:

• Permite realizar estudios estadísticos normalizados y extrapolables.
• Complementa los registros de actividad y económicos.
• Indica la complejidad del laboratorio.
• Informa sobre la productividad y los costes unitarios.
• Mejora la gestión del laboratorio al poder comparar y asignar recursos entre las diferentes unidades de actuación.
• Posibilita la comparación con otros laboratorios del mismo nivel.
• Los cálculos son fáciles.

La URV es un indicador de isoconsumo del laboratorio que refleja la casuística, la productividad, la complejidad y el coste unitario. El coste de una URV dependerá de que en su cálculo se incluyan o no los costes generales del laboratorio. Por término medio el coste de una URV oscila entre 0,27 y 0,39 €.

3. Garantía de Calidad

La calidad de los resultados emitidos por un laboratorio comienza con el control sistemático del proceso y tratamiento de las muestras. Todo laboratorio debe disponer de un libro de control de muestras en el que reflejar las incidencias que hubiere, para después estudiarlas y subsanarlas de inmediato. El control de incidencias permite un proceso continuo de mejora.

En la fase preanalítica se tiene que aplicar un control de calidad de las muestras, que permita evaluar su manejo al comparar la muestra con resultados previos. Para hacer esto se eligen de forma aleatoria unas muestras de días pasados sobre las que se repiten todos los parámetros ya realizados. La idea es comparar la calidad del laboratorio en las fases preanalítica y analítica.

La fase analítica se somete a controles de calidad internos y externos. El control de calidad interno consiste en procesar diferentes sueros de control, antes de comenzar el análisis de todas las muestras de los pacientes.

El control de calidad externo se debe realizar cada 15-30 días con sueros ciegos en los que el técnico no es capaz de identificar la muestra problema ni conoce el valor del constituyente sometido a estudio. La Sociedad Española de Bioquímica Clínica y Patología Molecular, la Sociedad Española de Biopatología Médica y la Sociedad Española de Hematología y Hemoterapia, suelen promover este tipo de controles e incluso alguna de ellas dispone de este tipo de sueros para cada área de capacitación de los laboratorios.

El control de calidad externo en microbiología difiere del control de bioquímica y hematología, por cuanto no analiza parámetros químicos sino que consiste en identificar microorganismos y establecer su sensibilidad antibiótica, características, resistencias y consecuencias clínicas.

Al igual que se hacía en hospitalización en el CMBD, en el laboratorio los resultados deben estar codificados en un sistema que tenga carácter internacional. Se puede emplear en el laboratorio la Nomenclatura Sistematizada de Medicina, SNOMED, que es validable con cualquier otro sistema reconocido internacionalmente. El sistema SNOMED fue desarrollado por el Colegio Americano de Patólogos en 1993. Se basa en una estructura codificada jerárquica formada por 11 capítulos o áreas temáticas: topografía; morfología; funciones; enfermedades y diagnósticos…