Gestión de la Recepción de Pedidos

La entrega en recepción de pedidos

La entrega de la mercancía es un paso fundamental del proceso de compraventa y debe efectuarse de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato de compraventa.

Los documentos de recepción

Durante la transferencia de propiedad de la mercancía entre proveedor y cliente, la responsabilidad del transporte se limita a entregar la mercancía en las mismas condiciones en que la recibió.

Etapas en la recepción de mercancía

1. Recepción simple de la mercancía: Se realiza en el momento de la llegada del transportista al almacén y antes de la descarga del vehículo. Consiste en comprobar que la mercancía que se recibe va dirigida efectivamente a la empresa.
2. Revisión de la documentación y control cuantitativo: Recuento de los paquetes descargados y se examinan para comprobar que no existen daños visibles.
3. Control cualitativo: Desempaquetar la mercancía para comprobar su estado y verificar que los artículos relacionados.
4. Control de calidad: El análisis de calidad es realizado por el personal especializado del departamento de compras.

Intervinientes en la recepción de pedidos

• Supervisor de entradas: Controla los accesos al recinto y recepciona los vehículos para la descarga.
• Responsable de recepción: Se encarga de la recepción física de la mercancía y del control cuantitativo de los productos.
• Transportista: El envío es contratado a una empresa de transporte. La responsabilidad de este se limita a las averías y pérdidas ocurridas durante el transporte.
• Proveedor: Es el responsable de la conformidad en términos de calidad y de cantidad, así como de la documentación relacionada con el pedido.
• Personal de compras: Asegura la conformidad cualitativa del producto según las condiciones establecidas en el contrato de compraventa.

Incidencias en la Recepción de Pedidos

• Aceptación o rechazo de los bultos del envío: Comprende la revisión de la mercancía en presencia del transportista.
• Aceptación o rechazo de las mercancías recibidas: Se detectan faltas o errores en las mercancías recibidas.
• Devolución con posterioridad a la entrega: Si las mercancías son rechazadas, comunicar al proveedor.

El rechazo: La mercancía no ha sido entregada en perfectas condiciones al comprobador y se indica en el albarán.

La devolución: El rechazo de la mercancía se produce con posterioridad a la entrega.

Medios de comunicación de incidencias

• En soporte papel: Carta de reclamación que consta de los elementos comunes a todo documento comercial.

1. Comprador
2. Asunto
3. Vendedor
4. Fecha y lugar de emisión
5. Saludo inicial
6. Breve introducción
7. Relación de hechos
8. Firma, nombre y cargo del emisor
9. Documento que se adjunta

La Pérdida Desconocida

Es el valor monetario que dejan de percibir los establecimientos comerciales o almacenes por fallos en el proceso logístico o por sustracciones externas o de los propios empleados.

Tres causas principales

• Errores en el proceso logístico: Recepciones erróneas.
• Sustracciones externas: Robos realizados por personas ajenas a la empresa.
• Sustracciones internas: Robos realizados por los propios empleados de la empresa.

Cuantificación de la pérdida

Recurrir al inventario y comprobar las diferencias entre el valor real o físico y el valor contable.

• Inventario teórico: Se obtiene mediante la suma de las existencias y entradas deduciendo las salidas.
• Diferencia de inventario: Se obtiene al restar al inventario teórico el inventario real, las unidades que existen tras realizar una comprobación física.

Factores de Riesgo

Los procedimientos críticos que generan una mayor diferencia entre la actividad real y la teórica del almacén son:

• Preparación de pedidos.
• Discrepancias entre el número de productos recepcionados y los realmente entregados.
• Rotura de productos.

Desembalaje de Productos

Acciones que se realizan en la fase de revisión y consiste en eliminar, retirar o sacar la mercancía de su embalaje, abrir un paquete o desenvolver.

Herramientas de desembalaje

• En las cajas de cartón lo habitual será romper la cinta adhesiva.
• Si las cajas van fijadas a la paleta, lo ideal son los alicates.
• En cajas de madera, destornilladores.

Tipos de Embalajes

A. Embalajes domésticos: Son aquellos que quedan en posesión del consumidor final.

El sistema integrado de gestión: Es el de mayor difusión y está gestionado por la empresa Ecoembes y Ecovidrio.

B. Embalajes industriales: Son aquellos que están destinados a un uso industrial y que cumplida su función quedan como residuos en los comercios.

Dos opciones

• Adherirse voluntariamente a un Sistema Integrado de Gestión.
• Traspasar a sus clientes la responsabilidad de la gestión de residuos.

Sistema ERP

Consiste en un software de gestión que permite tramitar, procesar pedidos y ejecutar operaciones comerciales básicas, con una visión global de todos los procesos de la empresa.

Funciones

• Instalación independiente y fichas de proveedores.