Gestión de Compras

Funciones del departamento de compras:

• Recibir las solicitudes de los artículos y materiales que se deben adquirir, buscar los proveedores y gestionar las compras.
• Analizar las tendencias del mercado y la competencia.
• Hacer el seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento de la empresa.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes, para que los envíos lleguen a los inventarios de la empresa cuando se necesitan.
• Buscar soluciones para mejorar los costes y actuar en coordinación con otros departamentos o secciones.

Objetivos del departamento de compras:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir los materiales con la calidad adecuada.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Conseguir los suministros a tiempo.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Adquirir materiales estándar
• Colaborar con otras áreas de la empresa.

Fases del proceso de compras:

1. Planificar las compras
2. Analizar las necesidades
3. Solicitar ofertas y presupuestos
4. Evaluar las ofertas recibidas y seleccionar al proveedor
5. Negociar las condiciones de la compra
6. Solicitar el pedido
7. Realizar el seguimiento del pedido y los acuerdos pactados con el proveedor

Clasificación de las compras:

Especiales, anticipadas, estacionales, rutinarias de oportunidad y de urgencia.

Dónde encontrar fuentes de suministro:

• Consultando anuncios en Internet, guías telefónicas, prensa, revistas especializadas, bases de datos…
• Visitando mercados centrales, ferias, exposiciones permanentes de los fabricantes, manteniendo entrevistas con el proveedor o su representante…

Boletín de compras:

Es un documento interno que confecciona el departamento o sección que necesita adquirir materiales, este documento se pasa al departamento de compras para que realice las gestiones necesarias.

Solicitud de ofertas y presupuesto, se realiza cuando:

• La empresa inicia por primera vez la actividad.
• Tenemos que comprar un producto nuevo
• No estamos contentos con los proveedores habituales
• Queremos ampliar la cartera de proveedores
• Recibimos publicidad de una empresa recién instalada.

Información que debemos solicitar

Condiciones económicas:

Precio unitario y por lotes, descuentos, gastos de envases, embalajes y transporte, forma de pago.

Condiciones técnicas:

Características, calidad, garantía, repuestos y mantenimiento.

Servicios posventa:

Plazo de entrega y reaprovisionamiento, devolución de excedentes.

Métodos para el cálculo del presupuesto

• Prorrateo de gastos comunes: envases y embalajes por unidad y/o lote, transporte según peso o volumen de cada artículo, seguro según el precio o importe de cada artículo.
• Aplicando la constante de proporcionalidad K=Coste total / Importe bruto.
• Método simplificado = Importe de los gastos / nº de unidades.

Pasos para evaluar y comprar las ofertas

1. Preseleccionar las ofertas, eliminando las que no se ajusten a las condiciones principales.
2. Completar una ficha para cada proveedor (datos de la empresa, productos y condiciones)
3. Elaborar un cuadro comparativo con las condiciones que ofrecen los proveedores.

Factores para evaluar las ofertas

• Factores económicos: precio, descuentos, gastos de compra, plazo de entrega, etc.
• Factores de calidad: análisis de muestras, características técnicas, pruebas de funcionamiento, etc.
• Factores de servicio: plazo de entrega, servicio posventa, asistencia técnica, periodo de garantía, etc.

Criterios y pasos para evaluar las ofertas recibidas

1. Establecer el baremo de puntuación, según el peso específico de las variables consideradas
2. Calcular la puntuación que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada oferta.
3. Sumar la puntuación que ha obtenido cada proveedor y decidir cuál es el más adecuado.

Contenido de la ficha del proveedor

Datos del proveedor:

Nombre o razón social, NIF, dirección completa, etc.

Artículos que fabrica o comercializa:

Modelos, tallas, colores, unidad de venta, lote, etc.

Condiciones comerciales:

Precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos servicios, etc.

Observaciones:

Características que más han destacado al estudiar las ofertas

Elementos negociables entre el comprador y el vendedor

Descuentos:

Comerciales, por pronto pago, por volumen de compra, de temporada y de promoción.

Gastos de compra:

(Porte, seguro carga y descarga, etc) envases, embalajes y otros servicios.

Plazo de pago:

Ordinario, posfechado, con plazo extra, a partir de FDM, a partir de RDP, bajo condición COD y pago anticipado.

Etapas de la negociación

• Preparación: recopilar información sobre la oferta, definir los objetivos, conocer los acuerdos que se pueden firmas sin autorización de órganos superiores, buscar información sobre la empresa y el negociador, recopilar datos de productos competidores, etc.
• Desarrollo: ambas partes intercambian información, definen sus posiciones, detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.
• Cierre: se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminada la negociación, con acuerdo o sin él. En el caso de llegar a un acuerdo, se redacta y forma en el documento escrito con los acuerdos pactados, cláusulas de incumplimiento, indemnizaciones, prórrogas tácitas o expresas y jurisdicción pertinente.

Estrategias de negociación

• Ganar-perder: cada negociador busca alcanzar el máximo beneficio sin preocuparse de la situación del otro.
• Ganar-ganar: cada negociador defiende sus intereses, pero también se tienen en cuenta los del oponente.

Valoración de existencias

Entradas:

A precio de adquisición.

Salidas:

A precio de coste, utilizando los métodos PMP o FIFO

Devoluciones de compra:

Se registran como una salida y al precio de coste que se registró su entrada o compra.

Devolución de venta:

Se registran como una entrada y al precio de coste que se registró su salida.

Bajas por deterioro o extravío:

Se registran como una salida al precio de coste de la partida correspondiente, cuando no sea identificable se aplica el PMP o FIFO

Métodos de valoración de existencias

• PMP: se calcula el precio medio de todas las partidas del mismo artículo que tenemos en el almacén, las salidas y las existencias se valoran al precio medio obtenido.
• FIFO: se establece un orden de salida, los primeros artículos que entran son los primeros que salen, las salidas u las existencias se valoran al precio de los artículos más antiguos.

Clasificación ABC de las existencias

• A: formada por el 20% de los artículos almacenados y representan el 70% de las salidas.
• B: son el 30% de los artículos en stock, pero generan el 15% de la actividad del almacén.
• C: componen el 50% de los productos, pero su actividad representa el 5% sobre el total.

Tipos de inventario

• Contable o permanente: se registran las entradas y salidas, utilizando escáner y medios informáticos.
• Periódico o por recuento: se hace un recuento o inspección ocular de os artículos almacenados.

Procesos del inventario físico

• Control por sectores: recuento por secciones, áreas, estanterías y ubicación.
• Control por cupones: recuento por familias, gamas, referencias…
• Control en rayados sinópticos: recuento por artículos ara conocer excesos o carencias de cada referencia o modelo.