Almacenes Sanitarios

Conjunto de artículos y materiales que una organización posee en espera de su utilización posterior en secciones o unidades.

Objetivo: mantener existencias suficientes de productos y materiales que garanticen la continuidad de las funciones.

Funciones del Almacén

• Solicitar reabastecimiento de artículos.
• Recepción y registro de materiales suministrados.
• Rechazo de material que no satisfaga requisitos con devolución y reposición.
• Acondicionar, proteger y conservar artículos.
• Evitar pérdidas y deterioros de material almacenado.
• Distribuir artículos a servicios o unidades.
• Establecer rotación de stock para evitar que artículos caduquen.
• Registrar y controlar los movimientos del artículo, valorando existencias y gestión de inventarios.
• Controlar el consumo de los servicios y diseñar y elaborar la documentación del almacén.

Tipos de Almacenes Sanitarios

• Almacenes centrales: depósitos grandes de almacén en grandes complejos hospitalarios o sirven a más de un hospital, provincia o CCAA.
• Almacenes generales: reúnen gran parte de existencias para que la institución funcione a pleno rendimiento en tiempo determinado. Utilizado en instituciones de tamaño grande o medio grande.
• Almacenes pequeños: existencias mínimas que garantizan funcionamiento en una unidad en corto tiempo. Ej: almacenes de planta de hospital o consulta privada. Las instituciones de tamaño grande o medio grande utilizan sistema mixto de almacén general y almacén pequeño. Los almacenes deben ser independientes.

Aprovisionamiento

Actividad que pone a disposición de una organización todos los productos, bienes y servicios que vienen del exterior y necesarios para su funcionamiento.

Para lograr objetivos: prever necesidades, planificar necesidades en el tiempo, buscarlas en el mercado y adquirirlas.

Fuentes de Información sobre los Proveedores

• Archivo de información de compras: tiene un banco de datos con fichas de proveedor, otra información de proveedores: catálogos, folletos, cámaras de comercio, etc.
• Estudios de mercado: reúne y analiza informaciones disponibles de producción y venta de artículo de un proveedor.
• Información de proveedores: mediante contacto directo con él. Ej: visitas a instalaciones, entrevistas a agentes comerciales, muestras.

Organizaciones sanitarias tamaño medio-pequeño: gestión de compras de forma directa, instituciones grandes, las compras se gestionan desde un servicio o unidad:

• Compra centralizada: la realiza la unidad administrativa central, los productos comprados se llaman material homologado.
• Compra descentralizada: institución gestiona sus propias compras mediante concurso público.
• Sistema mixto: las dos anteriores, es el más frecuente.

El suministro de materiales desde el almacén de 2 formas:

• De forma programada: materiales se suministran antes de que se agoten.
• De forma urgente: de forma inmediata.

Gestión de Almacén

Gestión de Existencias o de Stock

Determina cantidad y tipo de producto que debe ser almacenado. Equilibrio entre cantidad y coste de almacenamiento.

Dos tipos de stock:

• Normal o activo: para mantener la actividad de la organización.
• Stock extraordinario: necesario para demanda aumentada o para abaratar costes por compra en grandes cantidades.

Falta de artículos se llama rotura de stock o de inventarios. Depósitos o stock mínimos de cada artículo. Los almacenes deben fijar depósitos o stock de seguridad. Depósito o stock máximo: cantidad máxima almacenada del producto según capacidad de almacén y costes. Si la demanda y los plazos de entrega fueran predecibles, depósito o stock activo sería una previsión perfecta.

Seguimiento de Existencias

Registro y control de movimiento de los artículos mediante: ficha de almacén e inventarios.

• Ficha de almacén: registro continuo de entradas y salidas de artículos.
• Inventarios: recuento manual de artículos almacenados localizando aquellos caducados para darlos de baja.

Procedimiento de inventario cada cierto tiempo 3 modelos:

• Inventario anual: coincide con el final del ejercicio económico.
• Inventario permanente: inventaría diariamente las existencias.
• Inventario rotativo: aplica el principio de Pareto, se realiza un inventario parcial.

Valoración de Existencias

Para conocer situación económica y patrimonial, 2 conceptos:

• Precio unitario de compra de artículos se conoce como coste directo.
• Gasto de almacenamiento como sueldos de personal, seguros, impuestos se llama costes indirectos.

Valorar las salidas y existencias finales de un almacén, 3 métodos:

• Método FIFO
• Método LIFO
• Método PMP

Valoración de Existencias según el Método FIFO

Se traduce como «el primero que entra, es el primero que sale», es decir, de las existencias del almacén se consumirán antes las más antiguas. Método no recomendado en épocas de inflación o de subidas de precios.

Valoración de Existencias según el Método LIFO

«El último que entra, es el primero que sale»; de las existencias del almacén (punto de vista contable) se consumirán antes las más recientes. Método aconsejable con precios en aumento o momentos de inflación.

Valoración de Existencias según el Método PMP

Precio medio ponderado, valorando las mercancías almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada unidad en depósito. Es el método más utilizado.

Prácticas Correctas en el Almacenamiento de Productos Sanitarios

El almacenamiento de medios materiales sanitarios debe garantizar que:

• Se mantienen las características físicas y químicas que certifica el fabricante.
• Se garantiza la autenticidad de productos.
• Se facilite el seguimiento de cada lote de material por si existe algún riesgo para la salud.
• Se asegure la adecuada rotación de productos almacenados.
• Se garantice el seguimiento de circulación de sustancias y productos sometidos a vigilancia especial.

Sistemas de almacenamiento de material sanitario de 2 tipos:

• Sistema cerrado: solo accede al material profesionales autorizados. Es de coste elevado, se suele adoptar en un almacén general de un hospital.
• Sistema abierto: pueden acceder al material personas ajenas al almacén. Se suelen utilizar en los almacenes pequeños de planta hospitalaria.