El Proceso Contable

5.1 El Proceso Contable

El proceso contable se refiere a las distintas operaciones que realiza una organización desde su inicio, que dan lugar a los registros contables sobre la base de comprobantes y que culmina con la emisión de un informe contable a la fecha de cierre. El proceso de registración contable comprende las siguientes instancias: lectura del comprobante o documento fuente, determinación de la operación realizada sobre la base del comprobante, extracción de los datos necesarios para el registro contable y, por último, registro contable de la operación.

5.2 Cuentas Contables

Una cuenta clasifica y resume todos los datos provenientes de los hechos y operaciones que posean una característica común. Por lo tanto, todo sistema contable se mueve sobre la base de las cuentas, ya que son el conjunto homogéneo de hechos y actos económicos debidamente cuantificados.

5.2.2 Relación entre la teoría del débito y del crédito y la igualdad contable básica

Teniendo en consideración la ecuación patrimonial y el significado de debitar y acreditar una cuenta, se pueden enunciar las siguientes reglas básicas para operar con las cuentas:

• Toda cuenta comienza a registrarse con un incremento.
• El incremento de un activo y un resultado negativo siempre es un débito.
• El incremento de un pasivo, un resultado positivo y el patrimonio neto siempre es un crédito.
• Toda disminución tiene que ser registrada del lado contrario al que se registró el incremento.
• El saldo de una cuenta siempre responde a la parte de la cuenta donde se registran los incrementos.

5.3 Plan de Cuentas

Constituye una estructura organizada del conjunto de cuentas, es decir, es el ordenamiento sistemático de todas las cuentas que serán utilizadas en el procesamiento contable de un ente.

Cuando se confecciona el plan de cuentas se deben tener en consideración los siguientes factores: características de la empresa, dimensión, actividad y forma jurídica.

Y debe presentar las siguientes características:

• Debe ser flexible, es decir, que permita por un lado, la incorporación de nuevas cuentas y por el otro, dar de baja aquellas que ya no se utilicen.
• Los agrupamientos deben ser homogéneos.
• Debe existir claridad en la terminología para permitir una fácil asociación.

5.4 Manual de Cuentas

Ayudan a los usuarios de las cuentas a conocer y comprender su contenido y uso. Es una herramienta que contiene información precisa sobre cada una de las cuentas incluidas en el plan. Además, resulta de utilidad para acceder al uso de las cuentas.

En el manual de cuentas se exponen los siguientes aspectos:

• En qué situaciones y bajo qué condiciones se utiliza la cuenta.
• Cuándo y por qué debe debitarse.
• Cuándo y por qué debe acreditarse.
• Qué representa el saldo de la cuenta.

5.5 Métodos de Procesamiento

La partida doble consiste en asentar cada operación comercial por lo menos en dos cuentas, una en el debe y otra en el haber, que no es ni más ni menos que la doble anotación. Esto es así para respetar la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo – Patrimonio neto.

Reglas de la Partida Doble

• En toda operación comercial no hay cuenta deudora sin su cuenta acreedora.
• Las cantidades debitadas deben ser iguales a las cantidades acreditadas.
• Las cuentas clasificadas dentro del grupo de patrimoniales son las que pueden llevar su saldo de un ejercicio contable a otro.
• Las cuentas clasificadas dentro del grupo de resultados no pueden arrastrar saldo de un ejercicio a otro porque solo se abren, reciben movimientos y se cierran para cada ejercicio individual.
• Los llamados “asientos de refundición de cuentas de resultados” saldan las cuentas al finalizar el ejercicio. Luego sus saldos son absorbidos por la cuenta patrimonial “resultado del ejercicio” que presentara saldo acreedor o deudor, dependiendo si los ingresos fueron mayores o menores a los egresos.
• El saldo inicial es aquel que posee una cuenta patrimonial al comenzar un nuevo ejercicio económico o contable. Este saldo es el mismo importe que corresponde al saldo final de dicha cuenta en el último día del periodo contable inmediato anterior.
• Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Art. 321. Modo de llevar la contabilidad

“La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta.“