Introducción a los Hechos Económicos y su Contexto

El hecho económico es un elemento comprendido dentro del bienestar económico. En el bienestar económico participan diversos grupos sociales (formados por individuos) que se interrelacionan con el fin de lograr el bienestar material de los hombres que conforman dichos grupos.

El Hecho Económico

El ser humano tiene múltiples necesidades que satisfacer: necesita protegerse de las inclemencias del clima, alimentos para crecer y desarrollarse, medicamentos para sanar sus dolencias, un lugar apropiado para descansar, adquirir conocimientos, etc.

———————- =flujo de dinero

____________ =flujo de bienes y/o servicios.

Grupos Participantes en la Actividad Económica

1. Las empresas, como entes productores y distribuidores de bienes y servicios destinados a satisfacer necesidades humanas.
2. Los consumidores, como entes receptores de dichos bienes y servicios y, a la vez, como entes que aportan el factor trabajo en el proceso productivo desarrollado por las empresas.
3. El sector externo, como ente originado de importaciones y exportaciones.
4. El Estado, como ente directivo, normativo y fiscalizador de las acciones ejercidas por los otros grupos ya señalados.

Ubicación de la Función Contabilidad

La contabilidad cabe ubicarla en el Departamento de Administración, ya que va a entregar las herramientas necesarias para que cumpla plenamente con sus objetivos.

Concepto de Sistema

Es el conjunto de elementos coordinados y en interacción para alcanzar ciertos objetivos.

Existen Sistemas abstractos, cuyos elementos son conceptos (Ej.: Sistema Numérico) y sistemas concretos, cuyos elementos son objetos (Ej.: Sistema de Transporte).

Características de un Sistema

a) Su estado o conjunto de propiedades relevantes. Ej.: El estado de un Sistema Industrial queda caracterizado por las siguientes propiedades.

1. Estructura Organizacional.
2. Inventario de los diferentes productos y materiales.
3. Producto que se están fabricando.
4. Etc.

b) Medio Ambiente: Conjunto de elementos y sus propiedades relevantes que no pertenecen al Sistema, pero que influyen sobre su estado. Ej.: Para el Sistema Industrial indicado anteriormente, el medio ambiente puede ser el mercado en que se colocarán los productos.

La definición de Sistema y Medio Ambiente es subjetiva, depende de la perspectiva de la persona que lo está definiendo. Ejemplo, para un Jefe de Producción, el Sistema Productivo es el conjunto de Recursos con que cuenta para cumplir con ciertos planes de producción.

Elementos de un Sistema

Los elementos o componentes de un Sistema son:

1. Corriente de entrada.
2. Proceso de conversión.
3. Corriente de salida.
4. Elemento de Control

Corriente de Entrada

Este elemento tiene por objetivo recibir la energía necesaria para el funcionamiento y manutención del Sistema. (Ej.: Departamento de Adquisiciones en una empresa Industrial)

Proceso de Conversión

Todo Sistema debe cumplir una función; en este proceso de conversión el Sistema transforma la energía recibida en un “Producto”, de acuerdo a los objetivos fijados (Ej.: Departamento de Producción).

Corriente de Salida

Tiene por objetivo entregar al medio el producto elaborado por el Sistema (Ej.: Canales de distribución y comercialización).

Elemento de Control o Comunicación de Retroalimentación

Indica si el Sistema ha conseguido el logro del objetivo o si ha habido desviaciones, con el fin de que se efectúen las correcciones necesarias.

La Organización como un Sistema

La organización es un Sistema social (Grupo de personas), concreto (Sus elementos son objetos) y artificial. Este Sistema tiene una estructura jerárquica (Gerencias, Divisiones, Departamentos, Secciones, Unidades), que obedece a la necesidad de reducir la complejidad del Sistema. Es decir, los objetivos globales son descompuestos en una Jerarquía de subobjetivos más manejables.

Sistemas de Información Administrativos

La información, dentro de la organización, está asociada a los procesos de coordinación, decisión y control, y tiene una estrecha relación con la estructura de la misma, vale decir, no tiene sentido hablar de la información solamente.

Concepto

Un Sistema de información dentro de una Organización o un Sistema de Información Administrativo (S.I.A.) es el subsistema de la misma, compuesta por las personas, equipos y procedimientos, encargados de proveer la información necesaria para coordinación, toma de decisiones y control.

Dentro de la S.I.A. la información sufre varios procesos; algunos de ellos son:

• Detectar.
• Recolectar.
• Clasificar.
• Transmitir.
• Almacenar.
• Recuperar.
• Transformar.
• Diseminar.

Estos procesos pueden ser llevados a cabos por personas o por equipos de procesamientos de datos.

Información que utiliza la empresa:

1. Estadísticas de Producción.
2. Estadísticas de Ventas.
3. Estadísticas de Personal.
4. Información Presupuestaria.
5. Información Financiera.
6. Información Contable.

Sistema de Información Contable

Definición y Objetivos de la Contabilidad

La Contabilidad es: “La Técnica Auxiliar de la Organización de empresas que nos entrega el máximo de información acerca del movimiento Financiero y económico de una empresa, a un mínimo de costo”

Los objetivos principales de la Contabilidad son:

1. Informar.
2. Controlar.

CONTROL: Un conjunto de Técnicas que facilitan la obtención del mejor rendimiento posible de los Recursos Humanos y materiales con que se cuenta, para la realización de un determinado objetivo.

El Control consiste en:

1. Comparar los resultados con un patrón determinado.
2. Analizar las diferencias producidas.
3. Adoptar las decisiones conducentes a eliminar las causas de tales diferencias.

La información contable debe satisfacer los siguientes objetivos:

1. Aportar los antecedentes necesarios para la toma de Decisiones, permitiendo prever los resultados que involucran tales decisiones.
2. Constatar los resultados de las distintas gestiones dentro de la empresa, y facilitar la identificación de las causas que motivan las desviaciones respecto a lo previsto.
3. Facilitar las funciones de Fiscalización de los organismos externos facultados para ello, y la presentación de las informaciones requeridas por terceros o previstas para ellos.

Además de este importante papel, la Contabilidad tiene otros dos roles fundamentales:

Importancia Legal

Se encuentra resumida en el Art. 36 del Código de Comercio, que dice: “Los libros de Contabilidad llevados conforme a la Ley, hacen fe en las cuestiones mercantiles, que los comerciantes agiten entre sí”. Vale decir, que en cualquier juicio mercantil en que participe el comerciante, éste podrá utilizar sus libros de Contabilidad como medio de Prueba.

Importancia Tributaria

Con el régimen tributario actualmente en vigencia en nuestro país, y considerando que la Contabilidad constituye una reseña cronológica de las operaciones realizadas por la Empresa, se puede decir que es la base para la determinación de todos los Impuestos que gravan las actividades Comerciales.

La Contabilidad, dada la importancia que tiene en todos los campos ya descritos, está sujeta al Control de algunos Organismos Estatales que tienen, entre otras funciones, la misión de revisarla y analizarla desde diferentes puntos de vista, según el objetivo que cada uno de ellos persigue. Entre estos organismos podemos mencionar:

1. Dirección General de Impuestos Internos:
   Organismos Fiscal destinados a dirigir y controlar la aplicación de las Leyes Tributarias del País. Esta fiscalización se efectúa por medio de funcionarios que realizan visitas periódicas a los establecimientos comerciales, con el fin de revisar la Contabilidad, para constatar:
   • Que se encuentre al día.
   • Que haya sido llevada conforme a la Ley.
   • Que las operaciones Contabilizadas sean fidedignas.
2. Superintendencia de Sociedades Anónimas:
   Organismo Fiscal, que como su nombre lo indica, está destinado al Control de las Sociedades Anónimas para salvaguardar los intereses de los accionistas que pertenecen a ellas.
   Para estos efectos, se dictan normas contables que tienen el carácter de obligatorias y, en los casos que procede, efectúa revisiones a la Contabilidad de la Empresa.
3. Instituciones de Previsión:
   Con un carácter más restringido, estos organismos efectúan revisiones a determinados libros de Contabilidad, para verificar las operaciones relativas al pago de remuneraciones e imposiciones del Personal de las Empresas.

Características de la Información Contable

Para que los usuarios puedan hacer uso de la información contable y conseguir el logro de sus objetivos, es necesario que esta información cumpla con ciertos requisitos, que señalamos a continuación:

Requisitos de la Información Contable

1. a) La información Contable debe ser Relevante y Significativa, es decir, debe dar a entender o a conocer con propiedad una cosa. Para que la información sea significativa, debe tener las siguientes cualidades:
   • Verdadera: Debe reflejar sólo hechos reales.
   • Exacta: Debe reflejar estos hechos en forma precisa.
   • Clara: Deben estar bien identificados los conceptos, evitar las confusiones.
   • Referida a un nivel: Debe disponerse en forma adecuada, en relación al nivel del usuario.

   Un usuario de un nivel relativamente bajo necesita información detallada y, a medida que se sube de nivel en la Organización, esta misma información se va concentrando o sintetizando.

2. b) La información Contable debe ser COMPLETA.
   Debe reflejar todos los hechos económicos ocurridos, porque de lo contrario se podría incluir a errores a los usuarios de esta información.
3. c) La información Contable debe ser ECONOMICA.
   Es decir, los beneficios que se obtienen al utilizarla, deben ser iguales o superiores al costo en que se incurre para lograrla. “Si la información Contable cumple con las cualidades ya mencionadas; podemos decir que tenemos información Racional”.
4. d) La Información Contable debe ser OPORTUNA.
   Debe entregarse en el momento que se necesite, ya sea para la toma de decisiones, o bien para efectuar el Control y aplicar a tiempo las correcciones.

“Si la Información Contable Racional mencionada anteriormente se entrega con oportunidad, podemos decir que la Contabilidad proporciona información óptima”.

Importancia en la Toma de Decisiones

De acuerdo a lo señalado en la primera parte de este Capítulo, Empresa es la agrupación de elementos humanos y materiales orientados a la obtención de un objetivo determinado. Para el logro de este objetivo, las empresas deben desarrollar diversas actividades, en la ejecución de ellas se presentan problemas de toda índole, los que deben ser resueltos por la dirección de la empresa.

Campo de la Contabilidad

La Contabilidad se relaciona con varias disciplinas, de las cuales nos han parecido las más relevantes: Economía, Administración y Derecho.

1. Contabilidad y Economía.
   Se preocupan de temas análogos. Ambas están relacionadas con los bienes y con la actividad humana referente a la producción, distribución y consumo de dichos bienes. Se dice que la Contabilidad es la economía aplicada a una Empresa en particular y el Contador actúa como un Economista dentro de la misma.
2. La Contabilidad y la Administración de Empresa.
   La Administración de los negocios está relacionada con las operaciones comerciales que se desarrollan, y los efectos que éstas producen sobre los bienes y los derechos de propiedad. La Contabilidad debe ser la medida de gestión, la base de la Administración de Empresas, para dar solución a los problemas que se presenten.
3. La Contabilidad y el Derecho.
   La determinación de los derechos que afectan a los diferentes factores que intervienen en las funciones de producción, circulación, distribución y consumo de los bienes, corresponden a la Ley y, muy especialmente, a la Ley Mercantil.

Principio de la Partida Doble

Cuando el hombre inicia el intercambio comercial, siente muy pronto la necesidad de registrar aquellos acontecimientos que reflejan el desarrollo de su actividad Mercantil. Es así como establece una especie de Diario de Vida:

“Recibí 3 ovejas de Pedro”

Entregué a Juan, 2 sacos de Trigo”.

Este método, del que no se tiene mayores referencias y que hace suponer que es el más antiguo, exigía sólo una preparación elemental para hacer las anotaciones, se registraban exclusivamente las cuentas personales, es decir, aquellas en que intervienen obligaciones o derechos con otros individuos.

La Partida doble la podemos definir como:

• El juego de Derechos y obligaciones que, ineludiblemente, van datos a cada hecho económico.
• No existe Cuenta deudora sin su respectiva acreedora.
• No hay cargo sin abono.

Documentación Comercial

Nota de Venta, Nota de Pedido u Orden de Pedido: Documento que extienden los agentes vendedores cuando realizan una venta en nombre de la Empresa que representan, este documento lleva la firma del vendedor y la del comprador, comprometiéndose este último a recibir las mercaderías bajo las condiciones estipuladas en la misma Nota. Se extiende como mínimo en triplicado.

GUIA DE DESPACHO: Documento se emite cuando se hubiere optado por postergar el otorgamiento de la factura y para el traslado de un producto, desde un lugar a otro, ya sea por venta o movimiento. Debe consignar un detalle completo de las especies que se trasladan, con indicación de las unidades, peso o volumen, y características de las especies y valor unitario, en los casos que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, pero habrá de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, por ejemplo; si se trata del traslado de bienes en reparación, o de una bodega a otra del mismo emisor, etc.

FACTURAS: Documento exigido por el SII, debe extenderse en cuadruplicado, original y copia Control Tributario se entregan al Cliente, este documento debe estar timbrado por el SII.(actualmente existen Facturas Electrónicas). Aquí se registra la identificación del Cliente, fecha en que se extiende, condiciones de venta, giro del negocio, el detalle de las mercaderías transferidas o la naturaleza del servicio, precio unitario y monto de la operación y por separado el valor Neto, IVA que se recarga a la venta, y el Bruto, Además se debe señalar numero y fecha de la guía de despacho cuando así proceda. Sus dimensiones como mínimo son 21,5 cm. de ancho por 15 cm. de alto, el papel del original debe ser de color blanco; en cambio las copias pueden ser de otros colores o tintas diferentes del original, pero no deben llevar impreso ningún tipo de fondo, pero impresa diagonalmente y en caracteres destacados la frase “COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL”. Solo el original de la factura debe llevar impreso un fono de color celeste u otro similar, con las siguientes frases: “SU BOLETA ES BENEFICIO PARA TODOS, EXIGALA” IMPRIMIO EL FONDO? (nombre o razón social del impresor del fondo, su dirección completa comuna y Nº de RUT) Las frases que aludimos deben abarcar toda la superficie del original de la factura e ir intercaladas de cinco líneas cada una, impresas con letras mayúsculas de color celeste y con sesgo o corrimiento hacia la derecha, respecto de la línea superior, con un espacio aproximado de una letra.

Facturas de Compra, es una Factura que se realiza a terceros, para justificar un servicio prestado de una persona o entidad que no posee factura o boleta.

Facturas Exentas, su diferencia trasciende en que no está afecta al pago de IVA, por lo tanto los valores que se registran son netos

ORDEN DE COMPRA: Documento por medio del cuál una empresa pide a su proveedor le despachen las mercaderías o artículos que dicha Orden indica, bajo las condiciones que el mismo documento señala, se extiende en tantos ejemplares como sean las necesidades de la empresa.

NOTA DE DEBITO: Documento que debe emitirse por aumentos del impuesto facturado, es decir para aumentar el valor cobrado en una factura ya hecha, por ejemplo; gastos de conducción, embalaje, etc.. Deben cumplir con los mismos requisitos exigidos para las facturas y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad, las Notas de Debito deben detallar la causa del error.

NOTA DE CREDITO: Documento que sirve para rebajar el monto de una factura, ya sea por un error en el precio cobrado de más por una devolución o simplemente por estar mal emitida, las Notas de Crédito deben detallar la causa del error

BOLETA DE HONORARIOS: Documento que debe ser timbrado por el SII, Emitida por contribuyentes de 2ª categoría, para justificar servicios prestados, se extiende en Duplicado, original para el Cliente. Debe detallar el servicio prestado y por separado los montos Sub Total, Retención 10% y Total a Pagar. Actualmente existen Boletas Electrónicas

BOLETAS DE VENTA: Documento que se emite al momento de realizar una Venta, aquí los valores se registran con IVA incluido, tiene un valor mínimo para ser extendida, al igual que otros documentos exigidos por el SII deben estar Timbradas

CHEQUE: Orden escrita y girada contra un banco para que este pague, a su presentación el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en su cuenta corriente; deben contener las siguientes cláusulas: Nombre del beneficiario, Nombre del librado, Lugar y fecha de expedición; la cantidad girada en letras y números y la firma del girador. Los plazos para cobrar los cheques son de 60 días cuando son de la misma plaza, 90 días cuando son de distinta plaza. Contados desde la fecha de su giro (si el plazo se cumple un día feriado debe cobrarse el día hábil anterior); los cheques que no son cobrados dentro de los plazos que señala la ley se dicen que caducan, en tal caso el beneficiario puede recurrir al girador para revalidar el documento. Revalidación: es el escrito puesto al reverso del documento mediante el cual el girador, con su firma, ordena al banco su pago, a pesar de su caducidad, consiste en estampar la expresión revalidado, la fecha y firma del girador.

Clasificación de los Cheques:

Cheque al Portador

Cheque a la Orden ———————- Endoso

Cheque Nominativo

Cheque Cruzado

LETRA DE CAMBIO: Documento por medio del cual una persona llamada librador ordena a otra llamada librado a pagar a una tercera persona o a su propia orden, una cantidad determinada o determinable de dinero.

Debe necesariamente contener: El lugar y fecha de emisión, la cantidad a pagarse expresada en moneda nacional o extranjera o en U.F., Nombre y apellidos del beneficiario, Nombre, Apellidos y domicilio del librado, lugar y época de pago, firma del librador El vencimiento es el día en que la letra debe ser pagada, si el vencimiento cae en día feriado, sábado o 31 de diciembre, se entiende prorrogado para el primer día hábil siguiente. La Aceptación de la letra es el compromiso escrito que en ele mismo documento contrae el aceptante o librado de pagar la letra el día de su vencimiento. Consiste en estampar la firma del librado, atravesada, en el anverso del documento después de las palabras acepto o aceptada, la sola firma implica aceptación.

VALES A LA VISTA: estos documentos acreditan un deposito efectuado con la finalidad de ser cobrado en cualquier momento, desde su fecha de emisión, este documento es emitido solo contra efectivo, salvo que un cuenta correntista del mismo banco gire un cheque para tomarlo .