Definición de Administración

Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el manejo de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Concepto de Organización

El término organización se refiere a una entidad que tiene un propósito definido, compuesta por personas y que tiene una estructura sistemática. Toda organización cumple con tres características clave:

• Propósito definido: Cada organización tiene una meta o conjunto de metas que busca alcanzar.
• Composición humana: Cada organización está integrada por personas.
• Estructura deliberada: Todas las organizaciones desarrollan una estructura que define y limita el comportamiento de sus miembros. Esto incluye generar reglamentación y nombrar a personas como «líderes».

Proceso Administrativo y Funciones Gerenciales

El proceso administrativo se compone de funciones esenciales que los gerentes llevan a cabo:

• Planificación: Definición de las metas, establecimiento de estrategias para alcanzar esas metas y desarrollo de una jerarquía de planes para coordinar actividades.
• Organización: Determinar qué tareas realizar, quién las ejecutará, cómo estarán agrupadas, quién reporta a quién («jefe») y dónde deben tomarse las decisiones.
• Dirección: Motivar a los empleados, dirigir a otros, seleccionar los medios de comunicación más eficaces y resolver conflictos.
• Control: Observar y monitorear las actividades para corroborar que se cumplan como se planeó y corregir cualquier desviación significativa.

Roles Gerenciales

Los gerentes desempeñan diversos roles que se pueden agrupar en tres categorías principales:

• Interpersonales: Roles que involucran la interacción con personas (subordinados y personas externas a la organización).
• De Información: Roles relacionados con la recepción, recopilación y difusión de información.
• De Toma de Decisiones: Roles que giran en torno a la elección de opciones.

Habilidades Gerenciales Necesarias

Para desempeñar eficazmente los roles gerenciales, se requieren ciertas habilidades:

• Técnicas: Habilidades que incluyen conocimientos y experiencia en un cierto campo especializado.
• Humanas: La capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto individualmente como en grupo.
• Conceptuales: La capacidad de pensar y conceptualizar situaciones abstractas y complejas, de ver la organización como un todo y coordinar los intereses y actividades de la organización.

Clasificación de las Organizaciones

Las organizaciones pueden clasificarse según diversos criterios:

• Por su estructura:
  • Formales
  • Informales
• Según el objetivo:
  • Con fines de lucro
  • Sin fines de lucro
• Según la actitud frente a cambios:
  • Flexibles
  • Rígidas
• Según la actitud del ejecutivo a cargo:
  • Artesanales
  • Promotoras
  • Administrativas

Comportamiento Organizacional

Es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que tienen los individuos, grupos y la estructura dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficacia de tales organizaciones.

Gestión de la Diversidad

¿A qué apuntan los gestores de diversidad? Cualquier gestor que pretenda ser eficaz deberá considerar a cada uno de los empleados o miembros de su organización como un individuo único, considerando además factores etológicos y culturales.

Las Organizaciones como Sistemas Sociales

¿Por qué decimos que las organizaciones son sistemas sociales? Porque están compuestas por personas que interactúan y asumen roles, incluyendo el de líderes. Los mandos intermedios, al tener superiores y subordinados, desempeñan ambos papeles. Las organizaciones cuentan con un sistema de autoridad, posición y poder, y quienes trabajan en ellas tienen diferentes necesidades con respecto a cada uno de dichos sistemas.

Método de Contingencia

Es un método de dirección que considera que no existe una única «mejor forma» de dirigir en una determinada situación. Sostiene que los gestores deben encontrar distintas soluciones para casos diferentes, adaptándose a las circunstancias específicas.

Impacto de la Estructura y los Procesos en el Comportamiento

¿De qué manera la estructura y los procesos afectan al comportamiento organizacional? Las culturas de las organizaciones pueden ser positivas o negativas. Son positivas si ayudan a mejorar la productividad y negativas si pueden entorpecer el comportamiento y desempeño de una organización. Un gestor eficaz sabe que debe buscar un equilibrio adecuado entre estructura, procesos y cultura.

Procesos Básicos de una Organización

Son las actividades que dan vida a la estructura organizacional. La consecución de estos procesos lleva al logro de metas y objetivos.

• Dirección Estratégica: El gerente general (o la alta dirección) establece las metas a alcanzar y planifica la estrategia general.
• Gestión Operativa: Desarrollo de una estructura y asignación de recursos para aprovechar los medios disponibles y lograr los objetivos. Involucra a los gerentes de área.
• Control: Monitorear y evaluar lo que sucedió en la organización durante un tiempo determinado para asegurar el cumplimiento de los planes.

Estructura Organizacional

Es la coordinación de la totalidad de recursos que la organización utiliza para realizar sus actividades. Define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas.

Proceso de Control

Es el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurar que se realicen conforme a los planes y corregir errores o desviaciones significativas si las hubiera.

Características del Control

• Economía: El costo del sistema de control no debe superar el valor de lo que es controlado o los beneficios que proporciona.
• Operatividad: El control que se aplique debe ser comprensible y sencillo en cuanto a su uso y aplicación.
• Congruencia: Las características del control deben ser compatibles y coherentes con las actividades que se controlan.
• Oportunidad: El control deberá realizarse en el momento adecuado para permitir tomar acciones correctivas antes de que el problema se agrave.

Tipos de Control

(Nota: El documento original menciona esta sección pero no detalla los tipos. Se podrían incluir aquí controles preventivos, concurrentes y de retroalimentación si se desea expandir).

Planificación Estratégica

Es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos organizacionales a largo plazo. Dicho proceso generalmente está constituido por los siguientes pasos:

1. Identificar la misión, objetivos y las estrategias actuales de la organización.
2. Analizar el entorno externo (oportunidades y amenazas).
3. Identificar las oportunidades y amenazas clave.
4. Analizar los recursos internos de la organización (fortalezas y debilidades).
5. Identificar las fortalezas y las debilidades clave.
6. Volver a evaluar la misión y los objetivos de la organización a la luz del análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
7. Formular estrategias (corporativas, de negocio, funcionales).
8. Implementar las estrategias.
9. Evaluar los resultados y realizar ajustes.

Eficiencia y Eficacia

• Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos (hacer bien las cosas).
• Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la organización (hacer las cosas correctas).

Entorno Organizacional

Las organizaciones actúan en un medio externo con el cual establecen relaciones. Este medio se divide en una parte general y otra específica.

• Entorno General: Comprende condiciones amplias que pueden afectar a todas las organizaciones en una región o industria (factores políticos, económicos, socioculturales, tecnológicos, ecológicos, legales).
• Entorno Específico (o de Tarea): Está compuesto por aquellos elementos externos que afectan directamente a una organización en particular (clientes, proveedores, competidores, grupos de presión).

Organigramas

Son representaciones gráficas de la estructura formal adoptada por una organización. Muestran las relaciones de autoridad, los canales de comunicación, los departamentos y las líneas de responsabilidad.