Funciones de Control y Organización en la Empresa

La Función de Control

La función de control permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y se comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas; finalmente, se corrigen las desviaciones y se suprimen los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa. Controlar supone rendir cuentas ante otras personas.

Fases de la Función de Control

1. Establecimiento de estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo. Es necesario que los estándares fijen metas evaluables en términos cuantitativos (unidades de productos, coste). Deben recoger todos los aspectos vitales para la empresa: recursos físicos y financieros, cuota de mercado.
2. Medición de resultados reales. Para obtener estos datos, existen distintos procedimientos (reuniones, informes), dependiendo del tipo de información de que se trate. La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con los estándares fijados.
3. Comparación de resultados con estándares. Comparación entre lo que es y lo que debería ser. Las comparaciones tienen que realizarse con cierta periodicidad para detectar cualquier posible desviación. Se habla de desviaciones cuando los resultados difieren significativamente de lo planeado.
4. Análisis de las diferencias. Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos: bien debidos a dificultades de organización, bien porque las decisiones no se han ejecutado como se había previsto, o bien por el propio plan, lo cual obligaría a revisar la planificación. Es frecuente que se detecte la falta de personal o de medios para cumplir las previsiones. Las diferencias se deben a hechos fortuitos y poco frecuentes (mal tiempo) en cuyo caso no es preciso tomar ninguna medida.
5. Corrección de las desviaciones. No basta con identificarlas. No todas las desviaciones han de ser negativas; si las diferencias son positivas respecto a lo previsto, es favorable. Si son negativas y superan los límites admisibles, se deben tomar medidas. Para su corrección, en función de la causa, podrán introducirse medidas como más recursos, cambios de tareas.

La Función de Organización

Pasos:

• Identificación y clasificación de las actividades y tareas que son precisas para conseguir los objetivos establecidos por la empresa.
• Proceso de división del trabajo, para que cada persona desarrolle una actividad precisa y necesaria, y contribuya mejor a lograr los objetivos.
• Diseño de la estructura de la organización, para que se clarifique: Quién realiza cada tarea y cuáles son sus responsabilidades, quiénes son los directivos responsables de los diferentes grupos y cuáles son las relaciones de coordinación y comunicación entre los distintos puestos e integrantes de la organización.

La organización implica definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, todo ello con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principios de la Función de Organización

Principio de división del trabajo y especialización. Una consecuencia de la especialización es la división de la empresa en diferentes departamentos. Un principio derivado de la especialización es la necesidad de coordinación. La especialización tiene la ventaja de aumentar la productividad, pero requiere también lograr la coordinación de las tareas de los distintos especialistas.

Los Principios Organizativos

1. Principio de autoridad y jerarquía. Autoridad es el poder legítimo que da derecho a dirigir un grupo de personas. Poder (propietarios del capital). Línea clara de autoridad; cadena jerárquica.
2. Principio de unidad de mando. Derivado del de autoridad y de jerarquía, cada persona solo debe depender de un solo jefe; contribuye a la asignación clara y definida de órdenes y funciones, evitando interferencias.
3. Principio de delegación de autoridad. Consiste en asignar una tarea a un subordinado, dotándole de libertad y autoridad para desempeñarla. Es preciso conferir esa autoridad.
4. Centralización y descentralización. El poder para adoptar decisiones se concentra en un solo punto (o unos pocos), la estructura es esencialmente centralizada; cuando ese poder se reparte a lo largo de la pirámide jerárquica, la estructura es descentralizada.
5. Principio de alcance o ámbito del control. Número de personas que puede tener un jefe bajo su supervisión para un control eficaz.
6. Principio de motivación y participación. La participación de los trabajadores en las decisiones de la empresa, la información y la comunicación son factores que favorecen su motivación y su compromiso con la empresa.