Lo ideal sería que a la salida del grupo quedase pagado el evento en su totalidad.

Lo que se hace habitualmente es realizar un pago cuando se firma el contrato, un pago previo al evento, los pagos in situ y un pago final. Éste último puede dividirse en dos: un pago al final de el evento y una liquidación final posterior al evento.

muchos planificadores de eventos insisten en hablar con alguien del dept. De contabilidad del hotel antes de que empiece el evento y repasar el procedimiento de facturación del evento en cuestión.

Si la facturación definitiva no está completamente preparada, siempre se pueden revisar los cargos que haya hasta ese momento y proceder a la aprobación inicial de los mismos.

Una buena práctica es acordar que el organizador de eventos se reúna diariamente con el interventor o controller del hotel para repasar los dif cargos del día en la cuenta genérica o máster.
Cualquier discrepancia o duda puede resolverse en ese momento. Después, a la hora de salida de las habitaciones, la mayor parte de los cargos se habrán pagado y, en condiciones ideales, puede presentarse la cuenta máster antes de que los organizadores del evento se vayan.

Al hotel no le interesa paralizar el cobro de la totalidad de la factura mientras se resuelve una cuestión relativamente menor, por lo que en esos casos una sugerencia es dejar esta cantidad conflictiva a un lado, para una futura investigación o discusión, mientras se paga el resto de la factura. Si no se llega a ningún tipo de acuerdo, la factura se retendrá y nos ocasionará perjuicios financieros.

En algunos eventos, una cantidad considerable de dinero en efectivo se genera a través de la venta de entradas e inscripciones, que éste dinero puede ser utilizado posteriormente a modo de anticipo del pago de la factura general.

Si dicho dinero en efectivo se utiliza para pagar la cuenta máster, deben emitirse recibos por parte del hotel de todos los pagos que se realice por parte del cliente.
Si estos pagos alcanzan volúMenes superiores al total de la facturación final, las empresas clientes pueden solicitar transferencias o cheques del hotel a cambio de dicho importe.

Los responsables del equipo de ventas de un hotel consideran que la tecnología ayuda tanto al hotel como al planificador de eventos, puesto que permite estimar el patrón de llegada, el de salida del grupo y las ventas de comidas y bebida.

Con la ayuda de los programas de software que existen en el mercado, el director de eventos del hotel puede obtener un informe que mostrará el valor exacto de las ventas.

Con las tarjetas de crédito, basta indicar a los delegados cuáles son las que acepta el hotel y la cantidad máxima para cada una de ellas, si es que tiene.

El hotel dedicará recursos de forma inmediata, tanto en trabajo como en servicios, para asegurar el mejor desarrollo del evento. Nuestra política es pedir que el 75% de la cuenta máster sea pagado antes de su salida en el hotel, y el restante 25% será enviado en gestión de cobro a la finalización de los servicios.

2- Una cuenta máster, genérica o principal, cuyos cargos son pagados por la empresa o institución organizadora del evento, se crea para facilitar la facturación de la empresa o institución encargada de la organización del evento. Los ejecutivos del hotel y del evento deben decidir los cargos que serán facturados a esta cuenta, sabiendo que todos los demás cargos se facturan a los huéspedes en sus cuentas particulares.

Es imprescindible que la organización del evento aporte, y se anote debidamente por parte del hotel, los nombres de todos aquellos autorizados a cargar un gasto realizado en el evento en las cuentas máster que se hayan establecido. Esas personas suelen pertenecer al propio personal de la organización del evento.

Debe especificarse claramente si se permitirá cargar todos los gastos que están personas autorizadas indiquen en la cuenta máster. Es responsabilidad del personal del evento informar a los asistentes e invitados al evento qué es lo que está incluido o no en lo que respecta a los gastos.

3.Memorándum. Documento interno que comprende los datos sobre todos servicios de un evento y que se hace llegar a los departamentos implicados.El director de eventos es el responsable de cumplimentar detalladamente el impreso o formulario que el establecimiento utilice para recapitular la especificaciones. El memorándum aporta al personal del hotel una visión comprensiva del programa completo del evento. Se trata de fijar y definir las actividades del evento día a día y hora a hora. Este documento o formulario es el elemento + importante del procedimiento para atender el servicio al cliente, ya que provee una herramienta imprescindible para la planificación y la comunicación entre los dept del hotel.

Orden de servicio. Documento interno que suele comprender un único servicio y que se confecciona para transmitir la información a todos los dept implicados. Cada servicio tiene que tener su orden de servicio, donde se detallará el tipo de montaje, la decoración, si lleva material audiovisual u otros servicios. En algunas ocasiones se trabajará con clientes muy bien organizados, que tengan sus propios listados con todo lo que necesitan. Esos buenos organizadores de eventos facilitarán esos listados con los que podremos prepara directamente las ordenes de servicio de forma detallada.

4- Un mal procedimiento de salida o check-out pude deshacer un evento que haya estado perfectamente organizado. El grupo puede haber tenido un evento sin problemas con un excelente servicio de comida y bebida, pero si a la hora de salida, el delegado llega a recepción y se encuentra con una larga espera se habrá tirado por la borda gran parte del buen trabajo hecho hasta este momento.

El procedimiento de salida del grupo puede ser un pequeño elemento dentro de un evento, pero es realmente importante, sobretofo si nos e ejecuta con la rapidez y diligencia que espera el cliente.

Los hoteles suelen establecer un horario para la salida del grupo.