Estructura Organizacional

Estructura: Suma total de medios gracias a los cuales la organización divide sus diferentes tareas y luego obtiene la coordinación de las mismas.

Componentes básicos de la estructura

LINEAL > Pirámide organizacional.

Nivel superior

• Conducción de la organización.
• Cumplir con los objetivos para los cuales la organización fue creada.
• Cabeza estratégica: Mayor poder de decisión y de mando (directorio).

Nivel intermedio

• Comienza la especialización y la responsabilidad individual, representado por un gerente específico.
• Cuentan con el apoyo de la tecnoestructura y staff de apoyo.
• Línea media: Entre el núcleo operativo y la cabeza estratégica (gerentes, subgerentes, etc).

Nivel inferior

• Cumplir con las tareas que le son asignadas y con las normas establecidas.
• Se realizan las operaciones concretas de cada uno de los especializados.
• Núcleo operativo: Operadores.

COLATERAL:

• Tecnoestructuras: Actúa como personal consultor para ayudar a que la organización se adapte a los cambios sociales y tecnológicos.
• Staff de apoyo: Brinda apoyo a la organización en las distintas áreas que aquella posee pero se mantiene separada de la función productiva de bienes y servicios.

1. Cabeza estratégica
2. Nivel medio
3. Nivel operativo
4. Tecnoestructuras
5. Staff de apoyo

Delegación, Descentralización y Departamentalización

La asignación de tareas consiste en indicar a cada persona en qué consiste su trabajo, cuál es su lugar de trabajo, qué recursos tendrá a su disponibilidad y quién es su superior.

Delegar

Una persona encarga a otra la realización de parte o toda la tarea que le corresponde. Le transmite la autoridad para cumplir con la tarea, pero la responsabilidad sigue siendo del que delegó.

Para poder delegar funciones dentro de la organización:

• @ Definir claramente las tareas a realizar.
• @ Indicar adentro de qué límites será realizada la tarea.
• @ Capacitar a los subordinados en la realización de las tareas.
• @ Darle la libertad necesaria para fijar los detalles de la tarea a realizar.

Descentralización

Delega decisiones: Junto con la tarea que se delega en otra persona se le otorga también autoridad y poder de decisión.

Sucursales > Gerente de sucursales: Permite que los gerentes de menor nivel puedan tomar decisiones operativas, dejando que los directivos se ocupen de las decisiones estratégicas.

Se puede descentralizar:

• @ Las funciones operativas y la responsabilidad que las acompaña.
• @ No se descentraliza el control y el planeamiento.

Para que la descentralización sea posible:

• @ Las jerarquías superiores sean capaces de delegar autoridad en las jerarquías inferiores.
• @ El personal subordinado tenga interés en desarrollar sus capacidades y en tomar decisiones.

Departamentalización

Dividir los objetivos, actividades, procesos y recursos de la organización por sectores (departamentos > subdivisiones > secciones).

Principios utilizados para el armado de una estructura:

Elementos:

• @ Dimensiones.
• @ Tecnologías que utiliza.
• @ Diversificación de tareas y división de trabajo.
• @ Diversos procesos.
• @ Ambiente que reina dentro de la misma.
• @ Relaciones de poder que existen entre las personas que la forman.

Principios:

• Unidad del mando: Cada persona debe saber quién es su superior y cada jefe debe saber quiénes son las personas que dependen de él. No más de un jefe.
• Alcances del control: Tener en cuenta el alcance del control que puede ejercer cada jefe sobre sus subordinados.
• Homogeneidad operativa: Respetar la división de funciones de forma tal que cada persona realiza tareas específicas y no se superpongan tareas diferentes en una misma persona.
• Delegación efectiva: Al delegar tareas o funciones en otras personas se debe dotar a las mismas de la suficiente autoridad para realizar.

Tipos de Organización

• Lineal o militar: Dueño o gerente es el que toma todas las decisiones e imparte las órdenes a quienes se encuentran bajo su mando. Dueños > gerentes > subordinados.
• Lineal y staff: Se agregan los organismos de asesoramiento.
• Funcional pura: Se da prioridad a la especialización: los subalternos reciben órdenes de cada uno de los especialistas que existen en la empresa.
• Organización mixta: Toma los aspectos positivos de las dos organizaciones (lineal y funcional). Mantiene la línea vertical entre superiores y subordinados, proporciona especialización pero no permite las órdenes cruzadas.
• Con comités: Existen comités formados por el gerente de un área y los gerentes que de él dependen para resolver problemas específicos.

Nueva Tendencia Organizacional

Características:

• @ Menos niveles jerárquicos.
• @ Transferencia de las decisiones a niveles inferiores.
• @ Mayor autonomía en el desarrollo de las tareas.
• @ Sinergia.
• @ Estructura flexible para dar más rápida respuesta a los cambios.
• @ Mejor manejo de incertidumbre.

El Sistema de Organización

Conjunto que coordina:

• @ Las relaciones existentes entre las secciones, departamentos, gerencias, etc.
• @ Las vías de comunicación.
• @ La documentación que sirve de soporte a la operatoria interna y externa de la organización.

El Organigrama

Representación gráfica de la estructura de la organización.

Ventajas:

a) De orden interno:

• @ Hace conocer a todos los integrantes de la organización, su ubicación dentro de la misma y las relaciones que se establecen con el resto de la misma > pertenencia a un grupo humano.
• @ Permite conocer los niveles jerárquicos y las opciones para llegar a ellos.
• @ Realiza análisis de procesos inadecuados, fallas de control interno, estructura departamental incorrecta, relaciones jerárquicas no claras, falta de unidad de mando, etc.
• @ Facilita el trabajo de corrección de errores para su posterior modificación.

b) De orden externo: Al conocer la estructura de la organización, las personas toman conocimiento de quién desempeña la función que se relaciona con sus intereses.

Elementos:

• @ Rectángulos: Representación gráfica de los organismos de la estructura.
• @ Líneas de relación verticales: Relación jerárquica, horizontales: Igualdad de niveles y responsabilidades.

Forma: Piramidal, lineal y circular.

Manuales de la Empresa

Cuerpo orgánico que contiene la descripción de las funciones y actividades de la empresa y de los procedimientos a través de los cuales se cumplen las mismas.

Principales manuales:

• Manual de organización
• Manual de políticas
• Manual de procedimientos y normas, etc.

Manual de Organización:

Describe las características de los puestos de trabajo que figuran en el organigrama y las relaciones entre ellos, delimitando 4 aspectos claves: objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad.

Confección del manual:

a) Evaluación preliminar de la organización > Tomar contacto con el personal:

• @ Analizar la documentación preexistente.
• @ Establecer las características salientes de la organización.
• @ Definir los objetivos.
• @ Establecer el plan de trabajo y el cronograma de su cumplimiento.

b) Elaboración de una propuesta:

• @ Relacionar la información obtenida de diferentes fuentes.
• @ Establecer su validez.
• @ Analizar las conclusiones.
• @ Establecer una propuesta integradora.

c) Implementación del manual:

• @ Presentar el manual a los usuarios.
• @ Explicar su finalidad y contenido.

d) Seguimiento del manual:

• @ Prestar asistencia técnica para su uso.
• @ Atender las consultas que se presenten.
• @ Realizar los ajustes que sean necesarios.

Manual de Funciones

Descripción de cargos: Complementa el organigrama, definiendo el contenido de cada una de las posiciones del organigrama y las relaciones que se establecen entre estas.

• Campo de actividades: Contribución específica al logro de los objetivos.
• Función que desempeña: Tareas que se le han asignado.
• Autoridad: Quién recibirá las órdenes y a quién se las impartirá, responsabilidad asignada.
• Relaciones con otros cargos: Debe especificar las relaciones para evitar conflictos y mejorar las líneas de comunicación.
• Requisitos para ocupar el cargo: Definir el perfil de la persona que ocupará cada cargo.

Manual de Procedimientos

Cómo deben llevarse a cabo los procesos de la organización.

Indica:

• Qué hay que hacer
• Quién debe hacerlo
• Cuándo debe hacerlo
• Cómo debe hacerlo
• Dónde debe hacerlo

Los Circuitos y Cursogramas

Los conductos por los cuales circula la información > circuitos administrativos > cursogramas > representación gráfica de una sucesión de pasos o acciones que forman un procedimiento o rutina.

Sirven:

• Mostrar el recorrido de las rutinas
• Confeccionar las normas relacionadas con los procedimientos
• Facilitar la revisión periódica de los procedimientos
• Modificar procedimientos cuando sea necesario

Enumeración de los circuitos básicos de la empresa:

1. Operaciones relacionadas con las compras.
2. » » con el proceso de fabricación.
3. » » con las ventas.
4. » » con movimientos de fondos.
5. » » con el personal.
6. » » con el control contable.

Cursograma como elemento de análisis de la empresa:

La persona que analiza un cursograma puede ver: cómo abarca varios departamentos y secciones, las personas que intervienen y la documentación que se utiliza.

Confección del cursograma:

Símbolos utilizados:

• Ο > Operación
• → > Curso o dirección
• 2 cuadraditos unidos > Formularios
• ♦ > Control
• Círculo con triángulo dentro > Desglose de documentación
• Triángulo hacia abajo > Archivo transitorio de la documentación
• Δ > Archivo definitivo de la documentación
• Cuadrado con cruz dentro > Destrucción de la documentación
• … > Parte del circuito que no se grafica
• … > Conector

Forma:

• Solo se muestran los símbolos de los procesos
• Muestran los símbolos, formularios y registros
• Muestran símbolos, formularios, registros y una descripción

Tamaño:

• Cursogramas largos > se separan en varias hojas utilizando un conector.

Circuito de Compras:

Almacén:

1. Confeccionar una solicitud de compra de materiales por duplicado.
2. Envía el original a compras y archiva el duplicado.

Compras:

1. Verifica los datos de la solicitud de compra.
2. Selecciona al proveedor adecuado.
3. Emite la orden de compra por triplicado, original al proveedor, duplicado al receptor de almacenes y archiva el triplicado.
4. Archiva el original de la solicitud de compra.

Recepción.

1. Recibe el duplicado de orden de compra y lo archiva a la espera de la llegada de los materiales.

Proveedor:

1. Emite el remito, por triplicado. Envía a recepción los materiales junto con el original del remito y una copia.
2. Archiva el triplicado del remito.

Recepción:

1. Controla los materiales recibidos con el duplicado de la orden de compra y el original y duplicado del remito, enviados por el proveedor.
2. Emite un comprobante de entrada de materiales, por duplicado.
3. Envía materiales al almacén junto con el original del comprobante de entrada de materiales.
4. Archiva el duplicado de ese comprobante.
5. Distribuye la documentación: firma el duplicado y lo envía al proveedor, envía a contaduría el original del remito y el duplicado de la orden de compra.

Circuito de Pago:

Contaduría:

1. Controla la documentación: el original del remito, el original del comprobante de entrada y el duplicado de la orden de compra.
2. Registra la entrada de los materiales, una vez valorizados, en el Diario y Mayor.
3. Archiva documentación: original del comprobante de entrada y el remito, en la carpeta del proveedor.
4. Destruye el duplicado de la orden de compra.

Proveedor:

1. Emite la factura A por triplicado y remite original y triplicado al comprador. Archiva el duplicado.

Contaduría:

1. Controla la factura con el remito que había archivado.
2. Registra la operación en el diario de cuentas corrientes y en la ficha individual del proveedor.
3. Envía el original de la factura a tesorería y guarda el triplicado de la factura en un bibliorato especial ordenado por proveedor.

Tesorería:

1. Confecciona los cheques para pagar al proveedor y los envía a contaduría.

Contaduría:

1. Verifica los cheques con el resto de la documentación que tenía archivada y hace la autorización correspondiente.
2. Registra contablemente el pago.
3. Envía los cheques a tesorería.

Tesorería:

1. Registra la salida de los cheques en el libro de bancos.
2. Envía los cheques al proveedor.

Proveedor:

1. Emite el recibo por duplicado. Envía el original a tesorería y archiva el duplicado.

Tesorería:

1. Recibe el recibo, controla y archiva la documentación: original de factura y de recibo.