La Organización Empresarial

Las organizaciones precisan tener una estructura básica y un organigrama que les permita desarrollar su actividad. Para cualquier organización es necesario realizar una gran cantidad y diversidad de tareas, para lo cual el total del trabajo se divide en actividades que se asignan a diferentes órganos, secciones o personas.

Objetivos Básicos de la Estructura Organizacional

• Mejorar la eficiencia mediante la especialización y la utilización adecuada de los recursos.
• Coordinar las actividades de las distintas áreas.
• Controlar y contabilizar las actividades de la organización por áreas y grupos de trabajo.
• Dotar a la organización de la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios del entorno.
• Favorecer la realización profesional y social de los miembros de la organización.

Principios Clásicos de una Buena Organización

Los principios clásicos de una buena organización son: el principio del objetivo, de la especialización, de coordinación, de responsabilidad, de autoridad, de definición, de correspondencia, de control, de equilibrio y de continuidad.

Una buena estructura debe estar totalmente enfocada al negocio y permitir la implantación de la estrategia de la empresa, asegurando técnicas de gestión efectivas y la adhesión del personal a los objetivos marcados.

Consecuencias de una Estructura Deficiente

• Disminuye la motivación.
• Aumentan los conflictos internos.
• Las decisiones se toman demasiado tarde.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios del entorno.
• Costes crecientes.

La ley de Parkinson: cualquier actividad en cualquier empresa se desarrolla mediante el empleo de medios materiales elegidos y manejados por los hombres. Por ello, vemos que el único responsable de los beneficios y de los gastos es el hombre.

El Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la estructura y organización de la empresa. Es el enlace entre las diversas funciones de la empresa (función: conjunto ordenado y limitado de trabajos que definen la responsabilidad de un área).

Principios Básicos de un Organigrama

• Una función, un único responsable.
• Una persona puede ser responsable de varias funciones.
• Deberá haber suplentes de los responsables.
• Las funciones se deben definir independientemente de las personas responsables.
• El jefe es responsable del cumplimiento de las tareas que están a cargo de su equipo. Deberá formar a su personal.
• Los trabajos que se indican en las fichas de función no son limitativos.
• La comparación de alturas entre funciones colocadas en ramas diferentes no representa jerarquías superiores ni inferiores.

Tipos de Organigramas

• Organigrama de Gerencia Única: Las decisiones deben ser tomadas por el gerente o empresario, y los restantes escalones del organigrama se limitan a cumplirlas y a desarrollar los programas y presupuestos.

• Organigrama de Gerencia Múltiple: Cuando las decisiones a adoptar correspondan a un órgano colegiado, sin perjuicio de que, en cualquier forma y manera, exista una dirección general única.

Alta Dirección: Consejo Administrativo, Consejero Delegado y Gerente o Director General.

Modelos de Organización

Modelo de Organización Funcional

Modelo de Organización Divisional

Una división es una unidad empresarial al frente de la cual hay una dirección totalmente responsable de la rentabilidad de sus operaciones: su planificación, su producción, su financiación, su contabilidad, e incluso, a veces, sus propios esfuerzos de marketing.

El conjunto de las divisiones será coordinado y controlado por la unidad de decisión central o dirección general.

Los tipos de organización divisional son: geográfica, por línea de producto y por clientes compradores.

Modelo de Organización Matricial

Ventajas: evita solapes en la ejecución de tareas y maximiza los ahorros obtenidos con la especialización.

Desventajas: problemas de comunicación y problemas de cooperación.

Necesidad de Cambio

La necesidad de cambio surge como respuesta a las transformaciones que están ocurriendo en el entorno y en la propia cultura de los negocios.

• La globalización de los mercados y el rápido avance de la tecnología obligan a un esfuerzo continuo por mantener la ventaja competitiva.
• Los ciclos de vida de los productos y los tiempos de desarrollo se reducen continuamente.
• La producción en serie, la estabilidad y el crecimiento están dando paso a la flexibilidad y a la rapidez de respuesta.
• Se ha pasado de la orientación al producto a la orientación al cliente.
• En lugar de la integración vertical, se establecen redes de coaliciones y alianzas estratégicas.
• El personal está más cualificado y los nuevos sistemas de recompensa se basan en el rendimiento.

Procesos de Negocios: Gestión por Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades, acciones o tomas de decisión interrelacionadas que recibe una o más entradas, genera un valor añadido y suministra un producto o servicio a un cliente externo o interno.

Los procesos de negocio se pueden dividir en: Operacionales, de Soporte y de Gestión.

Hay pocas empresas que tengan más de una docena de procesos principales, algunos de los más comunes son: la planificación estratégica, el análisis del mercado, el desarrollo de nuevos productos, la planificación de la producción, la gestión de materiales, la cumplimentación de pedidos y el servicio posventa.

Diagrama de Flujo del Proceso

El análisis del proceso requiere su representación gráfica mediante un diagrama de flujo. Este permite clarificar procesos complejos y ver cómo se conduce realmente la actividad, facilitando la comunicación y la detección de posibles mejoras.

Ventajas de la Representación Mediante Diagramas de Flujo

• Es una representación visual de la secuencia de etapas.
• Visualiza las frecuencias y relaciones entre las etapas y los departamentos.
• Ayuda a explicar el proceso a otros y a detectar problemas.
• Ayuda a detectar dónde es conveniente hacer recogida de datos.
• Ayuda a detectar los elementos que pueden influir en el rendimiento del proceso.
• Ayuda a mantener y estandarizar el proceso.

Mejora de los Procesos de Negocio

Cuando la organización se centra en el proceso, en lugar de centrarse en la estructura, se introduce un cambio cultural. El problema es el proceso y no los empleados. Es más relevante la evaluación del proceso que cambiar a las personas. Las personas tienen una capacidad limitada. El proceso centra la actividad hacia el cliente.

El Objetivo de la Mejora de Procesos

El objetivo de la mejora de procesos es hacer que estos sean: eficaces, eficientes y flexibles.

• Eficaces: generando los resultados deseados.
• Eficientes: minimizando los recursos empleados.
• Flexibles: para que puedan adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno.

Principios Básicos para Mejorar un Proceso

• Eliminar la burocracia.
• Suprimir las actividades duplicadas.
• Eliminar aquellas actividades que no aportan valor añadido para el cliente externo.
• Simplificar el proceso.
• Reducir la duración total del proceso.
• Centrarse en la actividad preventiva.
• Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.
• Estandarizar el proceso.
• Mejorar las transacciones con los clientes.
• Analizar la contribución de la tecnología a la mejora del proceso.

Características de los Procesos Bien Definidos y Gestionados

• Existe un responsable del proceso.
• Su alcance y sus interacciones con otros procesos están definidos.
• Sus procedimientos están bien documentados.
• Tienen establecidos unos objetivos claros en lo que se refiere al cliente.

Gestión por Procesos

Gestión Tradicional de los Procesos

• Se centra en los procesos operativos o administrativos que dependen normalmente de una unidad funcional.
• La responsabilidad es compartida por varias personas, prevaleciendo la organización vertical.
• Se evalúa la eficacia de los procesos.
• Mejora gradual y ocasional de los procesos, de carácter reactivo.
• Aprendizaje esporádico del propio sector.

Gestión Estratégica de Procesos

• Se centra en los procesos críticos para el éxito del negocio, con independencia de las unidades funcionales implicadas.
• La responsabilidad es única, conviviendo la organización vertical y la horizontal.
• Los procesos se mantienen bajo control.
• Mejora permanente, gradual y radical de carácter proactivo.
• Benchmarking sistemático dentro y fuera del sector.