Organización de la Venta

Necesidad y concepto de organización.

Organización: conjunto de normas y protocolos que el factor humano que compone dicha organización debe establecer y seguir, para que, utilizando unos recursos materiales e inmateriales, se alcance el objetivo previamente aceptado.

Elementos:

• Conjunto de normas y protocolos que el factor humano que compone dicha organización debe establecer.
• El factor humano que compone dicha organización debe seguir a los trabajadores de la empresa, que constituyen el capital humano.
• Para que utilizando unos recursos materiales e inmateriales:
  • Recursos materiales: los de carácter tangible; por ejemplo, maquinaria, equipos informáticos, construcciones,…
  • Recursos inmateriales: los de carácter intangible; por ejemplo, propiedad industrial, patentes, nombre y marca de la empresa,…
• Se alcance el objetivo previamente aceptado.

El Departamento de Ventas

Lo primero al intentar establecer una organización eficaz es estructurar el departamento de ventas en subdepartamentos.

Definición del Departamento de Ventas: el departamento es una parte del capital humano de la empresa que, utilizando unos recursos asignados, tiene como función la consecución de un objetivo concreto.

Podemos afirmar que el departamento de ventas es aquella parte del capital humano de la empresa que, utilizando los recursos que se asignan, tiene como objetivo captar clientes potenciales y fidelizar clientes reales.

Cliente Potencial: persona física o jurídica que puede estar interesada en nuestros productos.

Cliente Real: persona física o jurídica que ya ha adquirido nuestros productos.

Funciones del Departamento de Ventas

• Captación de clientes potenciales: con los bienes de producción se utilizan recursos como la representación comercial y bienes de consumo se utiliza la publicidad, promoción directa,…
• Fidelización de clientes reales.
• Seguimiento y análisis continuado del mercado.
• Ejecución de los procesos administrativos. Pueden agruparse en:
  • Cartas comerciales y documentos.

Objetivos del Departamento de Ventas

Los objetivos del departamento de ventas:

• Conseguir la cuota de mercado prevista: cuota de mercado = (volumen total de ventas de la empresa / volumen total de ventas de mercado) * 100
• Representar y mantener la imagen corporativa: definimos imagen corporativa como el conjunto de características diferenciales que identifica a una empresa en concreto, dentro del conjunto del mercado.
• Presentar datos y variables para ser analizados. Estudio sobre la evolución de variables como la competencia, el cliente, producto,…

Criterios de Organización del Departamento de Ventas

• Organización según el tipo de cliente: la empresa estructura y organiza el departamento de ventas según el número o tipo de cliente. Para empresas con número de clientes reducido que generen un volumen de ventas.
• Organización según el tipo de producto: empresas con catálogo reducido.
• Organización según el factor geográfico: subdividir el departamento de ventas en los ámbitos geográficos en los que opera la empresa. Para empresas que hagan llegar sus productos a territorios diferentes, internacional o nacional.
• Organización combinando varios criterios organizativos: es el más utilizado ya que la práctica totalidad de las empresas utilizan al menos dos criterios anteriormente explicados.

Posibles Organigramas del Departamento de Ventas

Definimos organigrama como la representación gráfica de la organización de la empresa.

Personal del Departamento de Ventas

Se estructura jerárquicamente situando los cargos de más responsabilidad en el nivel superior del organigrama y descendiendo de cargo a medida que descendemos en el organigrama.

Director Comercial/Jefe de Ventas

El máximo responsable del departamento de ventas tiene como función transmitir y hacer cumplir las directrices que la dirección de la empresa indique.

Compilar y analizar los comentarios y sugerencias que sus subordinados le hagan.

Delegados de Equipo/Zona

Ejecutar, hacer posibles, las directrices y estrategias que establezca el jefe de ventas y/o la dirección de la empresa. Debe marcar objetivos parciales que al ser cumplidos lleven a la consecución de los objetivos principales que no han sido marcados por él.

Representantes

También agentes comerciales, su función es el seguimiento directo de los clientes potenciales y reales, intentando captar a los primeros y fidelizar a los segundos.

Y la segunda función es recopilar y gestionar la información sobre los clientes para presentar informes periódicos al delegado.

Personal Administrativo

Su función es elaborar documentos administrativos que la empresa emite y el procesamiento de los que recibe.

Vendedores de Tienda y Establecimientos Comerciales

En las empresas que tienen uno o varios establecimientos comerciales. Ofrecer una imagen acorde con lo que la empresa desea ofrecer a sus clientes.

Debe poseer alto conocimiento del producto y saber manejar los terminales del punto de venta.

La Programación de Ventas

Gracias a la captación de clientes potenciales y fidelización de los reales se puede lograr el volumen de ventas deseado. Requieren ser programadas con la mayor exactitud posible.

Una programación ha de ser ágil y lógica.

Programación: proceso en el que asignamos objetivos parciales y terminales a un capital humano para que logre objetivos en un plazo de tiempo.

Conceptos:

• Objetivos parciales: resultados que hay que conseguir a corto plazo o medio plazo para lograr el objetivo principal (terminal).
• Objetivos terminales: el fin principal de una programación.
• Capital humano: conjunto de personas a las que se asigna una o más tareas.
• Recursos: instrumentos materiales o inmateriales para que el capital humano pueda hacer reales y efectivos los objetivos indicados.
• Plazo de tiempo determinado: elemento de la programación que indica la fecha exacta en que deben mostrarse los resultados del proceso. Los plazos de tiempo a cumplir deben ser posibles, ajustados e innegociables.

Los Objetivos: Cualitativos y Cuantitativos

Cualitativos

Identificables con adjetivos y características que el proceso debe incorporar a lo largo de la programación.

Tres objetivos cualitativos más frecuentes:

• Grado de satisfacción de los clientes.
• Disposición de la zona de ventas.
• Grado de implicación de los representantes.

Cuantitativos

Resultan claramente cuantificables y medibles, ya que proponen lograr unas determinadas cifras.

• Volumen de ventas y relación con la cuota de mercado.
• Número de clientes de primera adquisición.
• Objetivos referentes a las condiciones de venta.

Temporalización: Relación con los Objetivos

Temporalización: proceso en que se asignan plazos de tiempo al cumplimiento de acciones a realizar y/o objetivos a alcanzar.

Decidimos que debe ser posible porque no es ético ni justo imponer al capital humano plazos de tiempo.

Debe ser ajustada, no excedernos en la asignación de tiempos porque conduce a perder el tiempo.

También es fundamental que los plazos sean innegociables.

Elementos Motivadores en una Programación

Es importante que los cargos, cuya responsabilidad es la toma de decisiones y la evaluación de resultados, dispongan de una serie de elementos motivadores que podemos agrupar de la siguiente manera:

Elementos Retributivos

Compensaciones económicas o en especies que los trabajadores del departamento de ventas reciben si se cumple la programación, tanto los objetivos como la temporalización.

Elementos Personales

Ambiente de trabajo y de respeto para el conjunto del personal del departamento de ventas, de manera que este trabaje con compromiso y con la certeza de ser escuchado y tenido en cuenta.