Estructura y Gestión Empresarial: Áreas Funcionales, Procesos y Recursos Humanos
Funciones Internas de la Empresa
Las funciones internas de una empresa se dividen en cuatro áreas principales: área comercial, área de producción, área de financiación e inversión y área de recursos humanos.
Área Comercial
Realiza todas las actividades necesarias para hacer llegar los bienes y servicios producidos a las personas consumidoras. Tiene dos funciones principales:
- Análisis del mercado: Es anterior a la fase de producción y consiste en analizar las necesidades de los consumidores e intentar detectar o generar algunas nuevas mediante el estudio del mercado y el análisis de la situación del entorno competencial, social y económico de cara a poder obtener ventajas competitivas.
- Estrategia de marketing: Función del departamento comercial que tiene más relevancia en cuanto a los resultados. Consiste en diseñar una política comercial adecuada para poder vender el producto o servicio que desarrolla la empresa, utilizando diferentes estrategias de marketing, como la fijación del precio.
Área de Producción
Controla el aprovisionamiento de las materias primas y gestiona la producción de los bienes y servicios. Combina los factores productivos y, mediante diferentes técnicas, se obtienen bienes y servicios.
Área de Recursos Humanos
Las funciones son seleccionar y contratar personas, darles formación y organizar a todo el personal, además de una función básica de administración, gestionando la documentación relacionada, y velar por el clima y satisfacción laboral.
Área de Financiación e Inversión
Selecciona la fuente de financiación más adecuada y decide cuáles son las inversiones que permitirán obtener un mejor rendimiento.
Proceso Administrativo 1
Conjunto de funciones y actividades que efectúa la dirección de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos.
Función de Planificación
Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. Tiene varias fases:
- Análisis de la situación de partida.
- Determinación de los objetivos.
- Evaluación de las alternativas y elección.
- Formulación de planes.
- Presupuesto.
- Acción y control.
Función de Organización
Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Fases:
- Punto de partida.
- Recursos.
- Distribución de departamentos.
- Crear una estructura y asignar tareas.
Tras esto, podemos hablar de la organización formal, que es una estructura intencional o específica e identificada en la que la empresa sitúa a cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.
La división del trabajo se distribuye en departamentos, por funciones, por productos, servicios o dimensiones, por zonas geográficas o por proyectos.
La comunicación se clasifica en externa, interna, formal, informal, ascendente, descendente y horizontal, y puede ser escrita u oral. Debe estar bien canalizada.
La estructura organizativa establece el orden jerárquico de la cadena de mandos y se marcan todas las relaciones y responsabilidades de cada integrante. Hay varias formas:
- Estructura lineal.
- Estructura funcional.
- Modelo de asesoramiento.
- Estructura matricial.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y da a conocer las características principales de dicha estructura.
Se clasifica en informativos, de análisis, generales, detallados, estructurales, de personal y funcionales.
Proceso Administrativo 2
Función de Gestión
Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Para ello, hace falta el liderazgo, que es la capacidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otras a conseguir determinados objetivos con entusiasmo y por voluntad propia. Se les conoce como CEO o director ejecutivo, que es aquella persona sobre la que recae la función de llevar a cabo las acciones para que se puedan cumplir los objetivos marcados por la presidencia de la compañía o por el máximo órgano directivo de la empresa. Hay varios estilos de liderazgo:
- Estilo autoritario: toma decisiones sin consultar.
- Estilo democrático: busca ser un miembro más del grupo o equipo.
- Estilo liberal: participa mínimamente, dando libertad a su personal.
Teoría X
- Tiene aversión al trabajo, es un mal a soportar y trabajan lo mínimo posible.
- No tienen ambición.
- No quieren responsabilidades, prefieren que les manden.
- No quieren cambios.
Teoría Y
- El trabajo los estimula y los ayuda a realizarse.
- Consideran que la energía que desprenden con el trabajo es similar a la desprendida con el deporte o el juego.
- Tienen ambición, imaginación y creatividad.
- Asumen responsabilidad.
Teoría Z
- Todos los trabajadores son importantes en la empresa.
- Se reconocen sus aportaciones.
- Se busca la conciliación entre los intereses de la plantilla y los de la organización.
- Comunicación y respeto.
- Mejora de la productividad.
Función de Control
Consiste en verificar que todo salga como se había previsto en la planificación. Suele realizarse de forma periódica, dependiendo del tipo de proceso productivo de cada empresa, y consiste en comprobar que todo ha salido como lo planeado para detectar errores y corregirlos. Para este control, hay unas fases:
- Marcar estándares.
- Medir datos reales.
- Comparar resultados con los estándares.
- Corregir las desviaciones.
También hay diferentes técnicas de control, como presupuestos, auditoría interna y operativa, y estadística.
La Inversión en la Empresa
La inversión es la actividad que desarrolla la empresa en el presente al comprar bienes para obtener beneficios en el futuro. Está formada por una serie de elementos:
- La persona física o jurídica que destina ese dinero a la adquisición.
- El producto o servicio que se adquiere.
- El coste de oportunidad que supone una renuncia a una satisfacción o a un consumo en el presente.
- La esperanza de una recompensa futura.
- El tiempo o duración de la inversión.
Tipos de Inversión
Según el tiempo
- Inversiones a largo plazo: Permanecerán en la empresa por un periodo superior a un ejercicio económico.
Según el tipo de bien
- Inversión material o tangible: Tienen forma física, se pueden ver y tocar.
- Inversión financiera: Adquisición de derechos de activos financieros.
Según el objetivo
- Inversión de reposición o renovación: Reemplaza un bien dañado por otro.
- Inversión estratégica: Se llevan a cabo inversiones acordes a la estrategia de la empresa para ser más competitiva.
Según si implica a otras
- Inversión sustitutiva: Si se realiza una inversión concreta, no se podrá hacer otra igual o similar.
- Inversión independiente: Cuando una inversión no afecta de ninguna manera a otra.
Características de una Inversión
- Desembolso inicial: Cantidad de recursos utilizados en la inversión. Se indica en negativo. Denominado momento cero.
- Duración temporal.
- Flujos netos de caja: Suponen la diferencia entre los cobros y pagos que soporta la empresa a lo largo de cada uno de los periodos que dura la inversión.
- Valor residual.
Métodos de Selección y Valoración de Inversiones
- Métodos estáticos (pay-back): Se supone que el valor del dinero es constante en el tiempo, por lo que no tiene en cuenta el factor tiempo.
- Métodos dinámicos (VAN y TIR):
- TIR: Tasa interna de retorno que equilibra financieramente el conjunto de flujos de caja netos proporcionados por la inversión y que hace que el VAN sea 0. Representado por la letra r, indica la máxima rentabilidad de la inversión. Se debe calcular el TIR y comparar el valor con la tasa de actualización anual (i), por lo que el rendimiento del proyecto está asociado a un tipo de interés. Si el porcentaje de rendimiento es superior al tipo de interés, el proyecto es viable. El criterio para seleccionar una inversión según la TIR es escoger, de entre todos los proyectos de inversión para los cuales r sea mayor que i, aquel que tenga un valor de r superior.
Estructura Financiera
Compuesta por las fuentes de financiación, que están formadas por los recursos propios de la empresa y por los recursos ajenos que se han de devolver.
Según la Propiedad de los Recursos
- Recursos propios: Son recursos que pertenecen a los propietarios de la empresa.
- Recursos ajenos: Son recursos que no pertenecen a los propietarios de la empresa, sino que se los prestan y se han de devolver.
Según la Procedencia de los Recursos
- Financiación externa: Los recursos proceden de fuera de la empresa, no se han generado con la actividad de la propia empresa.
- Financiación interna: Los recursos se generan dentro de la empresa y pueden reinvertirse.
Según el Periodo de Tiempo que se Necesita el Dinero
- Se han de devolver en un periodo superior al año.
- Se han de devolver en un periodo inferior al año.
Fuentes de Financiación Propias Externas
Capital social
Formado por las aportaciones dinerarias y no dinerarias de socios y socias. No es estático, por lo que puede ampliarse o reducirse. Dos funciones:
- Evitar que la empresa se endeude.
- Como garantía frente a terceros.
Se puede obtener por diversas vías:
- Capital inicial o FFF (Friends, Family and Fools).
- Capital riesgo: Empresas financieras de inversión directa o de fondos de inversión que aportan recursos financieros de forma temporal a empresas que tengan un potencial de crecimiento. El dinero no es propio, sino que procede de diversos inversores.
- Business angels: Inversores privados que poseen conocimientos sobre el mundo empresarial y que impulsan el desarrollo de proyectos empresariales con alto potencial de crecimiento, aportando capital y valor añadido a la gestión en sus primeras etapas de vida y de forma temporal.
- Crowdfunding o micromecenazgo: Forma de financiamiento colectivo y colaborativo que consiste en poner en contacto a las personas emprendedoras que necesitan financiación con diferentes inversores que quieran apostar por la empresa.
Subvenciones
Fuentes de Financiación Propias Internas o Autofinanciación
Reservas
Beneficios no distribuidos por la empresa. Esta, como resultado de su negocio, puede obtener beneficios, de los que se reparte una parte entre los socios y el resto se queda en la propia empresa. Se la denomina autofinanciación de enriquecimiento. Hay tres tipos:
- Legales: El importe lo marca la ley.
- Estatutarias: Lo marcan los estatutos de la sociedad.
- Voluntarias: Pactadas por los socios.
Amortizaciones
Se calculan según diferentes métodos a partir del valor que va perdiendo el inmovilizado de la empresa. Este cálculo se realiza al final de cada ejercicio económico y se crea un fondo llamado fondo de amortización, que servirá para reemplazar el inmovilizado al final de su vida económica. Se la denomina autofinanciación de mantenimiento.
Provisiones
Fuentes de Financiación Ajenas a Largo Plazo
Préstamo a largo plazo
Solicitado a entidades financieras. Dinero obtenido de forma inmediata e ingresado en la cuenta del banco. Su plazo de devolución es de entre cinco y siete años. Sus condiciones y coste: se suele cobrar una comisión de apertura y una comisión de cancelación anticipada. Además, el dinero se paga en cuotas periódicas llamadas intereses. Suelen pedirse avales como garantía.
Empréstito
Leasing
Una empresa financiera compra el bien que necesita la empresa en cuestión a un proveedor y se lo alquila. El plan de devolución tiene varios tipos: algunos se financian al 100% en un plazo de entre cinco y siete años, mientras que otros financian entre el 60 y el 70% de su tasación, pero el plazo puede extenderse hasta 12 o 15 años. Las condiciones y coste son cuotas mensuales que incorporan la amortización del bien, y al final de su vida útil, la empresa tiene la opción de comprarlo por un valor pactado o finalizar el contrato. Se suelen pedir avales.
Renting
Fuentes de Financiación Ajenas a Corto Plazo
Préstamo a corto plazo
Se solicitan a las entidades financieras y se obtiene el dinero de forma inmediata en la cuenta del banco. Condiciones y coste: se cobra una comisión de apertura y una comisión de cancelación anticipada. Dinero a un precio denominado interés y en cuotas periódicas. Se suelen pedir avales.
Póliza de crédito o línea de crédito
Descubierto en cuenta
Usar recursos por un importe superior al saldo de la cuenta corriente. Sus condiciones y coste consisten en que, si se emplea más dinero del que hay, el banco lo concede, pero cobrando unos intereses elevados y una comisión por la cantidad utilizada.
Descuento de efectos
Crédito comercial
Financiación automática. No se suele negociar, por lo que la empresa la consigue cuando deja a deber las compras que efectúa a los proveedores durante unos días. Sus condiciones y coste: no suele tener. Se suelen pedir avales.
Factoring
Confirming
Sirve para financiar los pagos a proveedores. La empresa emite unos paquetes de facturas que le llegan al proveedor; el banco le ofrece al proveedor el anticipo, y es este el que decide si quiere que le anticipen el dinero. Sus condiciones y coste: no representa costo alguno para la empresa, pero sí una garantía de solvencia comercial.
Fondos espontáneos de financiación
Criterios para Seleccionar una Fuente de Financiación
- El grado de endeudamiento que pueda asumir la empresa: Dependerá de las posibilidades que tenga la empresa de devolver los recursos.
- El coste que le suponga la deuda.
- El tipo de inversión: Si es a largo plazo, se va recuperando también a largo plazo a través de la amortización del bien, por lo que debe estar financiada con recursos a largo plazo.
Los Ciclos de la Empresa
Se debe aprender a diferenciar entre dos tipos de inversión: a largo plazo y a corto plazo. El primero son bienes que permanecen mucho tiempo en la empresa, y el segundo, bienes que permanecen poco tiempo en la empresa. Este proceso se repite de manera continuada, por lo que da lugar a dos ciclos:
- Ciclo largo.
- Ciclo corto: Pueden producirse varias veces dentro de un ciclo económico y tiene una duración inferior al año. Empieza con la compra de materias primas y otros aprovisionamientos, sigue con la producción y venta del producto, y acaba con el cobro de facturas a los clientes. Su plazo de recuperación es cada vez que finaliza un ciclo; se consigue recuperar el dinero invertido más el margen de beneficio de las ventas.
El Periodo Medio de Maduración
- Periodo medio de maduración económico: Tiempo que dura todo el ciclo de explotación, desde que se produce la entrada de los materiales en el almacén hasta que se cobran las facturas a los clientes.
- Periodo medio de maduración financiero o periodo medio de maduración.
- Periodo medio de aprovisionamiento: Número de días que está en el almacén la materia prima a la espera de ser utilizada para producir.
- Periodo medio de fabricación.
- Periodo medio de venta: Número de días que se tarda en vender los productos cuando están fabricados.
- Periodo medio de cobro.
- Periodo medio de pago: Número de días que se tarda en pagar las facturas a los proveedores.
Los Recursos Humanos en la Empresa
Recursos humanos: Las personas que trabajan en la empresa y sus competencias.
Gestión de los recursos humanos: El conjunto de decisiones y políticas sobre las competencias de los recursos humanos requeridos por la empresa.
Departamento de recursos humanos: Debe cumplir los siguientes 3 objetivos:
- Seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita.
- Proporcionar los medios necesarios para que el personal pueda trabajar.
- Favorecer la satisfacción del personal contratado.
Funciones del Departamento de Recursos Humanos
- Organización y planificación del personal: organizar la plantilla de la empresa mediante la descripción de los puestos de trabajo.
- Reclutamiento y selección: los procedimientos para atraer candidatos para cada puesto de trabajo y la elección de las personas más adecuadas.
- Planes de acogida: las actuaciones para favorecer la integración de las personas seleccionadas e informarlas de los objetivos y valores de la empresa y del funcionamiento de la actividad empresarial.
- Formación: planes para adaptar las competencias de las personas trabajadoras a los cambios experimentados en el entorno y adecuarlas a las características de los puestos de trabajo.
- Evaluación y control: permite comparar el rendimiento de la persona con lo exigido por el puesto que ocupa.
- Administración del personal: cumplir todos los trámites y procesos administrativos necesarios para una buena gestión.
- Relaciones laborales: promover la comunicación entre la empresa y sus empleados utilizando a los representantes sindicales como sus interlocutores.
- Planes de carrera y promoción profesional: diseñar y aplicar planes para el desarrollo del personal mediante programas para adquirir la experiencia necesaria para poder progresar en la estructura de la empresa.
- Clima y satisfacción laboral: evaluar el nivel de satisfacción del personal de la empresa, identificar los aspectos mejorables y definir las medidas correctoras.
- Prevención de riesgos laborales: estudiar las condiciones de trabajo y los riesgos laborales asociados para poder aplicar las medidas de prevención que permitan preservar la salud física y mental de los trabajadores.
El Reclutamiento del Personal
El reclutamiento es el conjunto de técnicas que tienen el objetivo de encontrar y atraer personas candidatas a cubrir un puesto de trabajo. La selección trata de elegir los mejores candidatos para cubrir los puestos de trabajo de entre las personas reclutadas a través de pruebas.
¿Cómo Recluta la Empresa al Personal?
Siguen dos procesos: el reclutamiento endógeno (interna) y el reclutamiento exógeno (externa).
¿Cómo se Selecciona el Personal de la Empresa?
Hay dos fases:
- Preselección de candidatos (donde la empresa analiza tu carta de presentación, tu currículum o tu videocurrículum).
- Pruebas de selección (pruebas de personalidad, de cultura general, profesionales, personales, etc.).
La Contratación y las Relaciones Laborales
La Legislación Laboral
La legislación laboral define un marco compuesto por derechos y obligaciones que tanto empresas como trabajadores deben observar y conocer:
- Estatuto de los Trabajadores.
- Convenios colectivos.
- Contrato de trabajo.
- Ley de libertad sindical.
- Normas laborales de la Unión Europea.
¿Qué es el Trabajo?
Para que una actividad sea considerada trabajo, debe cumplir unas condiciones:
- Voluntariedad.
- Remuneración.
- Subordinación.
- Por cuenta ajena.
El trabajo es el conjunto de tareas y actividades que las personas desarrollan dentro de la empresa.
Los Convenios Colectivos y las Relaciones Laborales
La negociación colectiva es el proceso encaminado a conseguir un acuerdo entre trabajadores y empresas sobre las condiciones en las que se va a desarrollar la actividad laboral.
Las relaciones laborales son las actividades que vinculan a la empresa con los trabajadores a través de sus representantes.
Un convenio es una norma que nace del acuerdo entre la empresa y los trabajadores y que regula las relaciones laborales.
Los convenios colectivos son el resultado de un proceso denominado negociación colectiva.
Los Contratos de Trabajo
Es el documento en el que la empresa y los trabajadores acuerdan las características básicas y la naturaleza concreta de la relación laboral que existe entre ellos. El contenido mínimo de cualquier contrato es:
- Contenido de la relación laboral.
- Duración.
- Remuneración salarial.
- Periodo de prueba.
- Tiempo de trabajo.
- Forma del contrato.
El Salario y la Nómina
El salario es la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero, por la prestación profesional de sus servicios laborales por cuenta ajena, retribución por el trabajo efectivo o por periodos de descanso computable.
La nómina es un documento que la empresa entrega al trabajador como liquidación del salario. Tiene que seguir un modelo oficial:
- Encabezado.
- Devengos.
- Deducciones.
- Total a percibir.
Los Tipos de Contratos
La Formación de los Recursos Humanos
La Estructura de la Formación y el E-learning
Tipos de formación según lo que se persiga:
- Acogida (integra a las nuevas personas).
- Inicial (prepara al trabajador).
- Promocional (prepara al trabajador sobre su nuevo cargo).
- Continua (recicla y actualiza los conocimientos del trabajador).
El e-learning es el aprendizaje a través de portales de formación de Internet donde las personas trabajadoras pueden acceder a materiales de formación de características muy específicas.
La Gestión del Conocimiento y la Gestión por Competencias
La gestión del conocimiento es el tratamiento que se hace del capital intelectual en una empresa con la finalidad de añadir valor a los productos que ofrece el mercado, además de diferenciarlos de la competencia.
La gestión por competencias supone definir los conocimientos, cualidades y comportamientos que debe tener la plantilla de la empresa, seleccionar los que los posean, contribuir a generar un buen ambiente de trabajo y favorecer planes de desarrollo.
Las competencias que demanda el mercado son:
- Tecnológicas.
- Analíticas.
- De comunicación.
- Colaborativas.
- De liderazgo.
- Digitales.
- Aprendizaje continuo.
El Funcionamiento de los Equipos de Trabajo
El Trabajo en Equipo
Está formado por un conjunto de trabajadores de una empresa que organizan sus esfuerzos y sus recursos para lograr un objetivo concreto, con la particularidad de que el rendimiento que se obtiene suele ser superior al obtenido por hacerlo de forma separada. Esto es sinergia.
Ventajas del trabajo en equipo:
- Aumento de la creatividad.
- Rápida solución de problemas.
- Incremento en la participación.
- Desarrollo de la individualidad.
- Productividad.
Inconvenientes del trabajo en equipo:
- Falta de preparación.
- No aceptar críticas.
- Demasiadas reuniones.
- Abundancia del personal.
- Diferencias en la velocidad del trabajo.
El trabajo colaborativo supone un grupo de trabajo donde cada persona trabaja de forma individual, sin una dirección jerárquica que lidere.
Los Equipos de Trabajo Ágiles
Se basan en la existencia de un objetivo común y en la aplicación de una serie de características:
- Objetivo común.
- Responsabilidad de grupo.
- Comunicación.
- Gestión de la incertidumbre.
- Gestionar el trabajo en progreso.
- Mejoras continuas.
La Motivación Laboral
Es el conjunto de estímulos que reciben las personas trabajadoras que las impulsan a tener un comportamiento determinado en el ámbito laboral para conseguir beneficio individual.
Las Políticas de Igualdad e Inclusión
Quieren garantizar la igualdad del trato y de oportunidades en el acceso al empleo, en la formación y promoción de profesionales. Luchar contra las muestras de desigualdad en el trabajo. Para la igualdad salarial entre hombres y mujeres hay:
- Plan de igualdad.
- Auditoría retributiva.
Planes de Igualdad
Algunos aspectos son:
- La obligatoriedad para las empresas de 50 o más personas trabajadoras.
- Participación de las personas trabajadoras en el diseño del plan de igualdad.
- Temporización de duración y revisión de los planes de igualdad.
Las Políticas de Inclusión
Son un conjunto de acciones de la empresa con el objetivo de que cada trabajador sea socialmente aceptado y tratado igual.
Planes de Inclusión
- Fomentar una contratación y promoción justa.
- Promover salarios equitativos.
- Diseñar una cultura empresarial inclusiva.
- Permitir acciones de conciliación.
- Realizar programas de formación y sensibilización.
- Adaptar lugares de trabajo a personas con diversidad funcional.