1. Fundamentos de la Organización

A menudo, al describir la estructura de una empresa, comenzamos analizando su organigrama. Este gráfico describe los puestos de la compañía y su organización, mostrando la estructura de mando y las actividades realizadas por cada persona. Sin embargo, aunque el organigrama presenta algunas características estructurales importantes, existen otros aspectos del diseño organizacional igualmente relevantes. Dos conceptos fundamentales en la estructuración de empresas son la diferenciación y la integración.

1.1 Diferenciación

La diferenciación estructural se basa en varios conceptos. La división del trabajo implica la subdivisión del trabajo en tareas menores, realizadas por diferentes personas y unidades dentro de la organización. A su vez, la especialización se refiere a que diferentes personas o grupos suelen desempeñar partes específicas de la tarea completa.

1.2 Integración

Al mismo tiempo que las organizaciones diferencian sus estructuras, los gerentes deben considerar la integración. Las tareas especializadas no pueden desarrollarse de forma completamente independiente. Dado que las unidades forman parte de una organización mayor, debe existir comunicación y cooperación entre ellas. La interacción se logra mediante mecanismos estructurales que promueven la colaboración y coordinación. Cualquier actividad que vincule distintas unidades de trabajo cumple una función de integración.

2. La Estructura Vertical

Para comprender las relaciones de reporte, autoridad, responsabilidad y otros aspectos similares, debemos analizar la dimensión vertical de la estructura organizacional.

2.1 La Autoridad en las Organizaciones

La autoridad es esencial para el funcionamiento de cualquier organización. Es el derecho legítimo a tomar decisiones y dirigir a otros. Reside en los puestos, no en las personas. Por ejemplo, el puesto de director de una división confiere autoridad sobre la misma, independientemente de quién lo ocupe.

2.1.1 El Consejo Directivo

En las corporaciones, los accionistas son los dueños. Sin embargo, debido a su número y a la falta de información oportuna, pocos participan en la administración. Eligen un consejo directivo para supervisar la organización. El consejo, liderado por el presidente, toma decisiones importantes que afectan a la organización, sujetas al acta constitutiva y los estatutos.

2.1.2 El Director General (CEO)

Oficialmente, la autoridad del consejo directivo se delega al director general (CEO), quien ocupa la cúspide de la pirámide organizacional. Es responsable ante el consejo y los propietarios del desempeño de la organización.

2.1.3 El Equipo de la Alta Dirección

Cada vez más, los CEO comparten su autoridad con otros miembros del equipo de alta dirección. Este equipo suele estar formado por el CEO, el director de empresa, el director en jefe de operaciones, el director financiero en jefe y otros ejecutivos clave.

2.2 Niveles Jerárquicos

El CEO ocupa la posición más alta y lidera la alta dirección. Este nivel también incluye directores y subdirectores. El segundo nivel es la administración intermedia, donde los gerentes están a cargo de plantas o gerencias. El nivel más bajo lo componen los administradores inferiores y trabajadores, incluyendo gerentes de oficinas, gerentes de área, supervisores y otros gerentes de primera línea, así como los empleados que les reportan directamente.

2.3 Tramo de Control

El número de personas bajo la supervisión de un gerente es una característica importante de la estructura organizacional. Se denomina tramo de control al número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.

2.4 Delegación

La delegación es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Implica que el subordinado informe a su jefe sobre el desempeño de la tarea. La delegación es fundamental en la administración, ya que implica que las tareas se realicen a través de otros, siendo importante en todos los niveles jerárquicos.

2.4.1 Responsabilidad, Autoridad y Exigibilidad

Responsabilidad significa que a una persona se le asigna una tarea que debe realizar. Al delegar responsabilidades, el gerente también debe delegar la autoridad necesaria para llevar a cabo el trabajo. Exigibilidad significa que el gerente tiene el derecho de esperar que el subordinado realice el trabajo y de tomar acciones correctivas si no lo hace.

2.4.2 Ventajas de la Delegación

La delegación ofrece ventajas importantes. El gerente ahorra tiempo al derivar responsabilidades, pudiendo dedicar su energía a actividades de mayor nivel, como la planificación, la fijación de objetivos y la supervisión del desempeño.

2.5 Descentralización

La delegación de responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones. En una organización centralizada, las decisiones importantes se toman en la cima. En las organizaciones descentralizadas, se toman más decisiones a niveles inferiores. Idealmente, la toma de decisiones ocurre al nivel de las personas directamente afectadas y con mayor conocimiento del problema. Esto es crucial en entornos empresariales cambiantes, donde las decisiones deben tomarse con rapidez y precisión.