¿Qué es comunicación escrita?

Es un tipo de comunicación en la que un emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin necesidad de coincidir espacial ni temporalmente con su receptor.

Explica las carácterísticas de la comunicación escrita. –

Permanencia: se puede dejar constancia de la información y permite comprobaciones posteriores. -Comunicación múltiple y simultánea: un mismo mensaje llega, a la vez, a personas que están en distintos lugares. -Mensaje elaborado: es necesario pensar sobre el contenido y la forma para que se entienda. -Impersonalidad: el mensaje en los escritos profesionales es más impersonal que en las comunicaciones orales. -Comunicación no verbal: el registro escrito no permite el uso de elementos de comunicación no verbal como gestos, tono de voz, volumen, etc. – Retroalimentación inmediata: la retroalimentación no es fácil, en la actualidad, las nuevas tecnologías permiten una comunicación escrita mediante el uso de Internet a través del chat. -Carácter funcional: nos ayuda a relacionarnos con el resto de la sociedad: por ejemplo, con instituciones y organismos a través del contrato, leyes, solicitudes, etc. 

Qué hay que poner en el asunto de una carta

Breve descripción del motivo de la carta.

De qué forma se redactarán las ideas de una carta comercial

Breve, clara, ordenada y estructurando el contenido en párrafos. 

Indica y explica las fases de los mensajes escritos. –
Planificación: búsqueda de la información y organización de las ideas que se quieren transmitir. – Textualización: redacción del escrito conforme al guion realizado. Se tendrán en cuenta las carácterísticas de los destinatarios. – Revisión del texto: lectura final y reescritura cuando sea preciso. Se revisarán aspectos sintácticos y ortográficos, así como la presentación de la página.

¿Qué requiere la redacción de los documentos escritos?

Requiere un uso adecuado del lenguaje.

¿Qué es necesario para la redacción de documentos escritos?

Aplicar una serie de principios y técnicas de redacción y presentación de los documentos, así como la correcta utilización de las normas generales y ortográficas.

Indica y explica los principios de redacción

: el mensaje debe aceptarse al receptor y al contexto. – Claridad: el mensaje tiene que poder entenderse con facilidad, sin dejar lugar a dudas interpretaciones. -Concisión: conviene expresar el mayor número de ideas con la mínima cantidad de palabras. -Corrección: hay que respetar las normas gramaticales y ortográficas. -Cortesía: el tratamiento que utilicemos debe ser respetuoso con el receptor. -Coherencia: las diferentes partes del texto deben estar relacionadas entre sí. – Riqueza de vocabulario: el mensaje debe incluir vocabulario variado y preciso, evitando repetir en el mismo texto las mismas palabras o expresiones constantemente.

Las recomendaciones que hay que tener en cuenta para la presentación de los documentos escritos. –

Papel: le suele utilizar el color blanco, con espesor mínimo de 80 gramos y tamaño A4. -Márgenes: Los márgenes superior e izquierdo suelen ser superiores al inferior y derecho. -Interlineado: se utilizará un interlineado sencillo o de 1,5 líneas, en función de la cantidad de texto. -Alineación: en general, se utilizará la alineación justificada. -Párrafos: lo habitual que en cada párrafo se desarrolle una idea. Estos se separan con punto y aparte. -Tipografía o fuente: normalmente, está definida por la empresa para transmitir una imagen común. Debe ser sencilla y que facilite la lectura. No se debe abusar de la negrita, cursiva o subrayado. -Tamaño y color: generalmente, el tamaño suele ser 11-12 puntos en color negro.

¿Qué es una abreviatura?

Es la representación reducida de una palabra o grupo de palabras mediante algunas de sus letras. Las abreviaturas finalizan con un punto (.) o una barra (/).

¿Qué es una sigla?

Es una palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja. Estas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, empresas, sistemas, etc. 

¿Qué es la carta comercial?

Es un documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales con clientes, proveedores y otras entidades.

Tres partes fundamentales que se divide una carta comercial e indica los apartados que componen cada una –

ENCABEZAMIENTO: Membrete, Destinatario, Fecha. -CUERPO: Asunto, Saludo, Cuerpo. CIERRE: Despedida, Firma, Anexo.

Brevemente en qué consiste el cuerpo de la carta y de que partes consta

Se redacta el contenido de la carta. Introducción -Desarrollo. -Conclusión. 

¿Cuándo se pone el anexo en la carta comercial?

Si se adjunta algún documento junto a la carta, se indicará al final.

Indica los pasos previos que hay que llevar a cabo antes de elaborar las cartas comerciales. –

Recopilar datos sobre el asunto que vas a tratar y sobre el destinatario. -Establecer el objetivo. -Generar, depurar, organizar y jerarquizar las ideas.  

Tres consejos para redactar una carta comercial. –

Utilizar un tono cercano y respetuoso, con amabilidad y cortesía. Dirigirnos al destinatario siempre de usted o ustedes. -Utilizar párrafos cortos con enunciados sencillos y comprensibles. -Adecuar la redacción al destinatario.

En qué hay que prestar especial cuidado al revisar la carta? –

El mensaje se transmite con claridad. -No existen errores ortográficos ni gramaticales. -La presentación del documento es adecuada y de lectura fácil.-El vocabulario es preciso y variado. -El contenido del mensaje no es redundante ni con falta de concordancia. -No falta información relevante. -Se cumple con el objetivo pretendido.

Indica los tipos de cartas comerciales más frecuentes

Presentación y ofertas, solicitud de información, solicitud de presupuesto, pedido, reclamación, respuesta a una reclamación y reclamación de pago.

¿Para qué se envía una carta de presentación?

Se envían a clientes potenciales para presentar a la propia empresa y los productos que ofrecen, o para informar de ofertas especiales, lanzamientos de nuevos productos, aperturas de negocios, etc.

¿De qué pueden ir acompañadas las cartas de presentación?

Pueden ir acompañadas de folletos publicitarios o de catálogos.

¿Qué información es la que se puede solicitar en una carta de solicitud de información?

Puede ser carácterísticas de los productos, precios, descuentos, plazos de envío, gastos y medio de transporte, forma de pago, etc.

¿Qué se solicita en una carta de solicitud de presupuesto?

Solicita un presupuesto detallado en el que se especifique claramente las carácterísticas del artículo que quiere adquirir, las condiciones comerciales y coste del mismo.

Explica la diferencia entre carta-pedido y carta con pedido anexo. –

Carta-pedido: En el propio cuerpo de la carta se especifican todos los detalles de la compra (referencias, unidades, precio, forma de envío, plazo de entrega, condiciones de pago, etc.) -Carta con pedido anexo: Los detalles de la compra se reflejan en un documento adjunto. En la carta se hace mención a ese documento.

¿Cuándo se utiliza una carta de reclamación?

Se utiliza para exponer alguna queja y solicitar una solución cuando la empresa no está satisfecha con los productos o servicios recibidos.

¿Cuáles pueden ser las causas de una carta de reclamación?

Retraso en el servicio, errores en la mercancía, productos en mal estado, falta de artículos, errores en el precio, etc. 

¿Qué se debe hacer en el caso de reclamación de una deuda?

Aclarar todos los detalles sobre el motivo de la reclamación, con seguridad y firmeza, pero sin perder el respeto y siempre sin ser ofensivos.

Tras recibir una reclamación, la empresa como debe contestar

Contestara con una carta con una carta explicativa en la que se reconoce o no se reconoce el error aludido.

¿Qué es una carta circular?

Es una carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios, cambiando solo el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige.

Cuando se utiliza la carta circular

Cuando hay que transmitir la misma información a muchas personas distintas.