Introducción a la Teoría de la Administración

Trabajos Clave: Administración de la producción, administración financiera, administración de los recursos humanos, administración de mercados, administración general.

Levitt: El objetivo es verificar si las cualidades de un administrador se ajustan a nuevos patrones, ya que no existe una única forma correcta de actuar.

La Administración y sus Perspectivas

Peter Drucker: No existen países desarrollados o subdesarrollados, sino países que no saben administrar.

• El trabajo de la administración en cualquier organización es el mismo, sin importar el cargo. La cooperación entre directores, gerentes y supervisores es clave para alcanzar los resultados.
• Toda organización, de cualquier nivel, necesita ser administrada debido a sus limitaciones físicas y biológicas.

Objeto de Estudio: La organización, entendida como un conjunto de cargos y tareas, y posteriormente como un conjunto de órganos y funciones.

Administración en la Sociedad Moderna

Julian Huxley: Tendencias divergentes, autolimitadoras, autodestructivas y desequilibrio entre ciencia y tecnología.

Huxley: Cinco sistemas dominantes:

1. Fase de búsqueda de comida.
2. Cultivar y domesticar.
3. Sociedades organizadas.
4. Exploración geográfica, histórica y religiosa.
5. Surgimiento del nacionalismo competitivo.

Evolución Darwiniana: Lleva a la fase biológica y psicosocial.

Perspectivas Futuras de la Administración

Warren G. Bennis: Predijo que en 25 a 50 años, el mundo asistiría al final de la forma organizacional tradicional debido al surgimiento de la posindustrialización. Se refiere a los cambios rápidos e inesperados en la explotación del conocimiento demográfico, que impone nuevas y crecientes necesidades.

Bennis: La administración requiere varias condiciones determinantes:

• Ambiente: Cambios tecnológicos, interrelación gobierno-empresas, economía mixta.
• Interdependencia: Más que competencia.
• Turbulencia e incertidumbre: Mayor corrección.
• Empresas de gran tamaño: Más que empresas pequeñas.
• Empresas complejas y multinacionales.
• Población: Profesiones obsoletas que exigen esfuerzos de educación.
• Valores de trabajo: Personas más intelectualizadas respecto a su profesión.
• Tareas y objetivos: Exigen más del intelecto que del músculo.
• Organización: Estructuras temporales y organizadas.
• Motivación: Mayor esfuerzo motivacional, satisfacción en la tarea.

Los Orígenes de la Administración

La administración es el resultado histórico de la contribución de numerosos precursores: físicos, economistas, estadistas.

Las empresas (militares, sociales, políticas, económicas y religiosas) tuvieron una estructura orgánica piramidal.

En teoría y práctica, la administración se ha vuelto un área de conocimiento público vital para el progreso de la humanidad.

Influencia de los Filósofos

Haiman Koontz y O’Donnell: La administración es la habilidad personal separada del conocimiento técnico y la experiencia.

Platón: Expuso sobre la forma democrática de gobierno y la administración de los negocios públicos.

Aristóteles: Impulsó la filosofía (cosmología, gnoseología, metafísica) y creó la lógica. En Política, distingue tres formas de administración pública:

1. Monarquía (gobierno de uno solo) / Tiranía.
2. Aristocracia (gobierno de una élite) / Oligarquía.
3. Democracia (gobierno del pueblo) / Anarquía.

Organización de la Iglesia Católica

James D. Mooney: Investigación sobre la organización de la iglesia: servicio jerárquico obligatorio e independencia de orden jerárquica.

Influencia de la Organización Militar

El principio de la unidad de comando es fundamental para la función de dirección en las organizaciones militares. La evolución del Estado Mayor General se originó en Prusia con Federico II.

Influencia de la Revolución Industrial

A partir de 1776, con la invención de la máquina de vapor por James Watt, una nueva concepción del trabajo modificó la estructura social y comercial, provocando cambios profundos. Este fue el período de la Revolución Industrial.

Para Burns, la Revolución Industrial se divide en dos épocas:

1. 1780-1860: Revolución del carbón y del hierro.
   • Mecanización de la industria y agricultura.
   • Aplicación de la fuerza motriz a la industria.
   • Desarrollo del sistema fabril.
   • Desarrollo de transportes y comunicaciones.
2. 1860-1914: Revolución del acero y la electricidad. Provocada por:
   • Nuevo proceso de fabricación de acero.
   • Perfeccionamiento del dínamo.
   • Invención del motor de combustión interna.

Características de la segunda Revolución Industrial (según Burns):

1. Sustitución del hierro por el acero.
2. Sustitución del vapor por la electricidad y derivados del petróleo.
3. Desarrollo de la máquina automática.
4. Crecimiento del dominio de la ciencia en la industria.
5. Transformaciones en transportes y comunicaciones.
6. Desarrollo de nuevas formas de organización capitalista.

Características del capitalismo financiero:

1. Dominio de la industria por inversiones bancarias e instituciones de crédito.
2. Formación de grandes acumulaciones de capital por monopolios y fusiones.
3. Separación entre propiedad y dirección de empresas.
4. Desarrollo de las «holding companies».

Influencia de los Economistas Liberales

Según el liberalismo, la vida económica debe estar libre de la influencia estatal. La libre competencia es el postulado principal. El liberalismo económico corresponde al período de máximo desarrollo del capitalismo, basado en el individualismo y las leyes económicas naturales.

Surgimiento de los DuPont, Rockefeller, Morgan, Krupp, etc. El nuevo capitalismo se inicia con la producción a gran escala. El sindicalismo y el socialismo se convierten en agentes esenciales de la nueva civilización.

Fundamentos de la Administración

La administración se define como la creación y conservación de un ambiente donde los individuos, trabajando en grupos, puedan desempeñarse eficaz y eficientemente para lograr fines comunes.

Permite movilizar recursos humanos, materiales y sistemas administrativos. El éxito o fracaso de una empresa depende de los administradores.

¿Por qué la Administración?

Algunos críticos piensan que la gente trabajaría mejor sin administradores. Sin embargo, una administración efectiva exige que todos aquellos de quienes otros dependen se consideren a sí mismos como administradores.

El Objetivo de los Administradores

El objetivo es lograr utilidades o excedentes, creando un ambiente de trabajo colectivo donde cada individuo contribuya con el menor costo posible.

¿Es la Administración Ciencia o Arte?

Ciencia: Conjunto de conocimientos que busca formular, mediante lenguajes rigurosos, principios generales. Arte: Saber hacer las cosas. Ciencia y arte son complementarios.

Definiciones de Administración

Administrar es gobernar, negar, dirigir, cuidar, manejar negocios públicos o privados.

Henry Fayol: Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

American Management Association (AMA): Consiste en llevar recursos humanos y físicos hacia finalidades de organización dinámica para lograr objetivos.

Fernández: Sistema de principios y leyes jurídicas y técnicas que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia un objetivo.

E.F.L. Brech: Proceso social que implica planear y regular eficientemente las operaciones de una empresa para lograr un propósito.

J.D. Mooney: Arte o técnica de dirigir o inspirar, con base en el conocimiento de la naturaleza humana.

Peterson y Plowman: Dirección de un organismo social para alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

G.P. Terry: Lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno.

Agustín Reyes Ponce: Conjunto de reglas para lograr la máxima eficiencia en la estructura y manejo de un organismo social.

La Administración como Técnica de Coordinación

Koontz y O’Donnell: Las teorías administrativas estudian la organización como un sistema de subsistemas que interactúan entre sí y con el ambiente.

Su Objetivo

Quien delega funciones en un organismo social, dirigiendo y coordinando el trabajo de otros, es un administrador. La sociedad es el objeto sobre el que recae la administración, dado que esta se da en un organismo social. El objeto de estudio es la organización.

Su Finalidad

Busca la máxima eficiencia en la coordinación y el aprovechamiento de los recursos materiales. El buen administrador se distingue por sus cualidades y técnicas para coordinar elementos de forma eficiente. La coordinación, que implica el ordenamiento armonioso de varias cosas hacia un fin único, es la esencia de la administración.

Importancia y Campo de Acción

El éxito o fracaso de cualquier actividad depende de la administración. Se da en cualquier organismo social, siendo más necesaria cuanto mayor y más complejo sea este. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es esencial. La elevación de la productividad es crucial en el campo económico y social. El desarrollo de los países depende de la calidad de la administración.

Características de la Administración

1. Universalidad: Se da en cualquier organismo social.
2. Especialidad: Se acompaña de fenómenos distintos (economía, contabilidad, etc.).
3. Unidad temporal: Es un fenómeno único, aunque con etapas y fases.
4. Unidad jerárquica: Todos los jefes participan en distintos grados.
5. Es un sistema que forma parte de otros.
6. Es ciencia y arte.
7. Está regida por leyes.
8. Conduce grupos humanos organizados con objetivos comunes.

El Enfoque Clásico de la Administración

El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas exigió un enfoque científico para la administración.

La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia entre organizaciones impulsó la búsqueda de un mejor rendimiento de los recursos.

La Obra de Taylor

Frederick Taylor (1856-1915), fundador de la administración científica.

Primer Período de Taylor

Publicación de Shop Management (1903). Técnicas de racionalización del trabajo del operario a través del estudio de tiempos y movimientos. Taylor observó que la productividad era menor a la potencialmente alcanzable y concluyó que el operario diligente no percibía incentivos para aumentar su rendimiento.

Ideas principales de Taylor:

• Objetivo: Salarios altos y bajos costos unitarios.
• Aplicación de métodos científicos de investigación y experimentación.
• Colocación científica de los empleados en puestos de trabajo.
• Entrenamiento de los empleados para perfeccionar aptitudes.
• Cooperación entre empleados y administración.

Segundo Período de Taylor

Desarrollo de estudios sobre administración general (Administración Científica). Taylor identificó tres problemas en las industrias:

1. Holgazanería sistemática de los operarios.
2. Creencia errónea de que un mayor rendimiento lleva al desempleo.
3. Sistema defectuoso de administración que fomenta la ociosidad.
4. Métodos empíricos ineficientes.

Para solucionar estos problemas, ideó la Administración Científica (Sistema Taylor, Gerencia Científica, Organización Científica del Trabajo). La implementación debe ser gradual para evitar descontento y perjuicios.

La Administración como Ciencia

Para Taylor, la administración debe estudiarse científicamente. La Administración Científica se resume como:

«Ciencia en lugar de empirismo. Armonía en vez de discordia. Cooperación, no individualismo. Rendimiento máximo en lugar de producción reducida. Desarrollo de cada hombre para alcanzar mayor eficiencia y prosperidad».

Elementos de la Administración Científica (según Taylor):

• Estudio de tiempos y patrones de producción.
• Supervisión funcional.
• Estandarización de herramientas e instrumentos.
• Planeamiento de tareas y cargas.
• Principio de excepción.
• Uso de regla de cálculo e instrumentos para ahorrar tiempo.
• Guías de instrucciones de servicio.
• Tarea asociada a incentivos de producción.
• Sistemas de clasificación de productos y materiales.
• Sistema de delineación de la rutina de trabajo.

Principios de Taylor

1. División de tareas: Separación entre tareas de planificación/organización y las de ejecución.
2. Estudio de tiempos y movimientos: Análisis detallado de cada trabajo, incluyendo la selección del movimiento más eficiente y la eliminación de movimientos innecesarios.
3. Cambio de actitud mental de los trabajadores.
4. Buenas retribuciones.
5. Unificación de herramientas, maquinaria y elementos de taller.
6. Capacitación: Adaptar al sistema de trabajo elegido.
7. Principio de excepción en la dirección: La dirección interviene solo en casos fuera de la rutina.
8. Organización adecuada: Adaptada a las características de cada producto o servicio.
9. Filosofía de la administración científica:
   • Ciencia administrativa.
   • Selección científica del personal.
   • Educación y formación científica del personal.
   • Colaboración entre dirección y trabajadores.

Análisis del Trabajo y Estudio de Tiempos y Movimientos

El análisis del trabajo implica la división y subdivisión de movimientos para eliminar los innecesarios y simplificar los útiles, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Ventajas

1. Eliminar movimientos inútiles.
2. Selección y entrenamiento racional del personal.
3. Mejorar la eficiencia y el rendimiento.
4. Distribuir uniformemente el trabajo.
5. Base uniforme de salarios e incentivos.

Objetivos

1. Eliminar desperdicio de esfuerzo humano.
2. Adaptar a los operarios.
3. Entrenar a los operarios.
4. Mayor especialización de actividades.
5. Establecer normas detalladas de actuación.

Frank Gilbreth (1868-1924): Redujo el trabajo manual a «movimientos elementales» (therbligs). El therblig es la unidad fundamental de trabajo.

Estudio de la Fatiga Humana

Objetivos:

• Evitar movimientos inútiles.
• Ejecutar movimientos de forma económica.
• Secuencia apropiada de movimientos.

Gilbreth estudió los efectos de la fatiga en la productividad:

• Disminución de la productividad.
• Pérdida de tiempo.
• Aumento de la rotación del personal.
• Enfermedades.
• Accidentes.
• Disminución de la capacidad de esfuerzo.

División del Trabajo y Especialización del Operario

Consecuencia del estudio de tiempos y movimientos. La eficiencia aumenta con la especialización.

Diseño de Cargos y Tareas

• Tarea: Actividad ejecutada en el trabajo.
• Cargo: Conjunto de tareas cíclicas o repetitivas.

Cada cargo debe tener un número limitado de tareas relacionadas, con habilidades similares y tiempos controlables.

Ventajas de la simplificación de cargos:

• Admisión de empleados con calificaciones mínimas y salarios menores.
• Minimización de costos de entrenamiento.
• Reducción de errores y desperdicios.
• Fácil supervisión.
• Aumento de la eficiencia.

Concepto de «Homo Economicus»

Las personas están influenciadas por recompensas salariales, económicas y materiales.

Condiciones de Trabajo

• Adecuación de instrumentos y herramientas.
• Distribución física de máquinas y equipos.
• Mejoramiento del ambiente físico de trabajo.
• Diseño de instrumentos para cargos específicos.

La Estandarización

Aplicación de patrones para obtener uniformidad y reducir costos.

Supervisión Funcional

Aplicación de la división del trabajo y la especialización a supervisores y jefes. Implica autoridad relativa, diluida y distribuida por zonas.

Principios Básicos de Ford

Henry Ford (1863-1947) fabricó un modelo de automóvil con un plan de ventas revolucionario. Estableció el salario mínimo de 5 dólares por día y la jornada de 8 horas. Utilizó la integración vertical y horizontal, y creó la línea de montaje para la producción en serie.

Principios de Ford:

1. Progresión planeada, ordenada y continua del producto.
2. El trabajo se entrega al trabajador.
3. Análisis y división de las operaciones en elementos.
4. Intensificación: Disminuir el tiempo de producción.
5. Economicidad: Reducir el volumen de materia prima en transformación.
6. Productividad: Aumentar la capacidad de producción.

Principio de Excepción

Las decisiones frecuentes se delegan a subordinados, dejando los problemas importantes a los superiores.

El taylorismo encontró oposición de trabajadores y sindicatos por la dificultad de algunos para trabajar al ritmo del tiempo patrón preestablecido.

La especialización extrema del operario simplifica la selección, el entrenamiento y la supervisión.

Teoría Clásica de la Administración

La Obra de Fayol

Henry Fayol (1841-1925), fundador de la teoría clásica. Expuso su teoría en Administración Industrial y General (1916). Atribuyó su éxito a sus métodos y afirmó que, con métodos adecuados, los resultados satisfactorios eran inevitables.

Seis Funciones Básicas de la Empresa

1. Técnicas: Producción de bienes o servicios.
2. Comerciales: Compra, venta e intercambio.
3. Financieras: Búsqueda y gestión de capitales.
4. De seguridad: Protección de bienes y personas.
5. Contables: Inventarios, registros, balances, costos y estadísticas.
6. Administrativas: Coordinan y sincronizan las demás funciones.

Concepto de Administración (Fayol)

1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: Construir el organismo material y social de la empresa.
3. Dirigir: Guiar y orientar al personal.
4. Coordinar: Armonizar los esfuerzos colectivos.
5. Controlar: Verificar que todo suceda según las reglas.

Proporcionalidad de las Funciones Administrativas

La función administrativa se distribuye proporcionalmente entre todos los niveles jerárquicos.

• Capacidad principal del operario: Técnica.
• Al subir en la jerarquía, la capacidad administrativa aumenta y la técnica disminuye.
• Capacidad principal del director: Administrativa.
• Las capacidades comercial, financiera, de seguridad y contabilidad son importantes en niveles jerárquicos altos.

Diferencia entre Administración y Organización

Para Fayol, la administración es un todo y la organización es una de sus partes. La administración abarca aspectos como la planeación, dirección y control.

Organización: Entidad social donde las personas interactúan para alcanzar objetivos.

• Formal: División racional del trabajo.
• Informal: Surge espontáneamente entre las personas.

Principios Generales de la Administración (Fayol)

1. División del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Subordinación del interés individual al general.
7. Remuneración del personal.
8. Centralización.
9. Jerarquía.
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad y duración del personal.
13. Iniciativa.
14. Espíritu de equipo.

Concepto de Línea y Staff

• Unidad de mando o supervisión única.
• Unidad de dirección.
• Centralización de la autoridad.
• Cadena escalar.

Teoría de las Relaciones Humanas

Surge en EE.UU. como consecuencia de la experiencia de Hawthorne, desarrollada por Elton Mayo.

Orígenes

• Necesidad de humanizar y democratizar la administración.
• Desarrollo de las ciencias humanas (psicología y sociología).
• Ideas de John Dewey y Kurt Lewin.
• Conclusiones de la experiencia de Hawthorne (1927-1932).

La Experiencia de Hawthorne

En 1923, Mayo introdujo descansos a criterio de los operarios en una industria textil, lo que aumentó la producción y disminuyó la rotación de personal.

En 1924, la Academia Nacional de Ciencias de EE.UU. inició estudios sobre la productividad y la iluminación en el trabajo.

Primera Fase

Se estudió el efecto de la iluminación en el rendimiento de dos grupos de operarios. Luego se estudió la fatiga, horarios y descansos.

Segunda Fase

Se seleccionaron seis jóvenes para un grupo experimental, con el objetivo de determinar el efecto de cambios en las condiciones de trabajo.

Tercera Fase

Se cambió el enfoque hacia el estudio de las relaciones humanas. Se implementó un programa de entrevistas para conocer las aptitudes, sentimientos y opiniones de los empleados.

Se reveló la existencia de organizaciones informales entre los operarios:

• Producción controlada por patrones.
• Prácticas informales de penalización.
• Insatisfacción con el sistema de pago.
• Liderazgo informal.
• Preocupaciones fútiles con el producto.

Cuarta Fase

Se estudió la organización informal de los trabajadores en un grupo experimental con un observador y un entrevistador.

Conclusiones de la Experiencia de Hawthorne

• El nivel de producción es resultado de la integración social.
• Las relaciones humanas surgen dentro de la empresa, formando grupos.
• Comprender la naturaleza de las relaciones humanas permite al administrador obtener mejores resultados de sus subordinados.